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La GED collaborative : un moyen d’optimiser l’organisation du cabinet ?

By 21 juillet 2020 juillet 28th, 2020 No Comments
GED collaborative

C’est indéniable, la tendance est maintenant au bien être en entreprise pour les salariés. Selon une étude de Jam Trends, publiée en Février 2020, 92% des 15-25 ans disent préférer travailler pour une entreprise en accord avec leurs valeurs et qui agit tant au niveau social que environnemental.

A l’heure où le bien être au travail devient tout aussi important que le salaire et les missions pour les employés, de nouvelles méthodes de travail apparaissent. Nous assistons alors à une montée en puissance du travail collaboratif. Ce dernier favorise le travail d’équipe, l’autonomie et la confiance. 🤝 Jusque là, il était le plus souvent adopté par les jeunes entreprises, certainement plus flexibles et ayant moins peur du changement. Cependant la marque employeur prenant de plus en plus d’importance, les dirigeants se rendent compte qu’ils ont tout intérêt à suivre le mouvement et à s’intéresser aux moyens de fédérer leurs employés. Cela devrait aussi être votre cas, vous, experts-comptable ! 

Afin de faciliter l’instauration de ces nouvelles méthodes, de nouveaux outils apparaissent : tchats internes 💬,  outils de visioconférences, wikis, etc. Parmi eux : la GED collaborative. Cet outil de gestion et de partage de données et documents est essentiel à l’organisation d’un cabinet d’expertise comptable. Découvrez nos arguments 👇

La data, l’or noir des cabinets d’expertise comptable

La gestion des données et des documents dans un cabinet d’expertise comptable est un élément central de l’organisation. Elle ne doit donc pas être négligée.

La fluctuation des données au sein du cabinet 

Au sein du cabinet d’expertise comptable, nous distinguons deux types de flux de données

  • Les données internes, elles concernent tous les documents relatifs à l’organisation du cabinet et à ses ressources humaines 📑; 
  • Les données des clients, il s’agit là de tous les documents nécessaires à l’accomplissement d’une mission : identité de l’entreprise, factures, documents administratifs, etc. 🧾

Pendant longtemps, ces données ont été échangées sur supports papiers et stockées dans des classeurs, des portes-vues etc. La légende des boîtes à chaussures perdurent ! 🤦‍♀️ Avec l’arrivée de la numérisation, d’autres moyens d’échanges sont apparus : e-mails, tchats instantanés et maintenant outils collaboratifs d’échange. Aujourd’hui, et de plus en plus, les données et documents émanant de ces flux sont stockés sur des clouds ou des GED, dont le choix et la diversité ne cesse de grandir…

La GED collaborative comme solution de stockage interne

Nous pensons souvent la GED comme un outil de stockage pour les données et documents de ses clients. Or comme dit précédemment, il n’y a pas que des flux de données clientes dans un cabinet ! Il faut également pouvoir stocker et partager les données de ses collaborateurs. Une GED peut et doit également servir pour la gestion et l’organisation interne du cabinet. 

Or, face au vaste choix d’outils de stockage, il n’est pas toujours facile de faire un choix. Nous avons d’ailleurs rédigé un article sur le sujet si cela vous intéresse (Lire « Comment choisir sa GED expert-comptable ?« ). Cependant, quand il s’agit d’optimiser son organisation, certaines caractéristiques peuvent faire pencher la balance :

  • Le Saas, par exemple, a l’avantage de rendre la GED accessible de partout, il permet donc plus de mobilité pour ses users;
  • Une GED qui s’interconnecte aux outils du cabinet et de vos clients permet d‘automatiser un maximum d’échange;
  • Le côté user friendly de certaines GED apporte quant à lui une facilité d’utilisation et rend l’outil très appréciable pour vos collaborateurs;
  • Une gestion des droits est essentielle pour une bonne gestion de la data dans le cabinet. Cette dernière permet en effet d’ouvrir des accès à n’importe qui, qu’il soit interne ou externe au cabinet.

Parmi toutes les GED du marché (répertoriées dans notre article “Experts-comptables : quelle GED pour mon cabinet ?”), une seule détient toutes ces caractéristiques : la GED de Welyb ! Cela tombe n’est-ce pas ? 😜

En plus, Welyb vous offre une fonctionnalité inédite : la GED polymorphe. Concrètement, cela signifie que vous et votre client disposez chacun d’une arborescence différente, adaptée à vos besoins et personnalisable. Ces deux arborescences communiquent ensemble pour vous permettre de ne permettre aucune information !

Surprise ged collaborative

La GED collaborative pour une transition digitale réussie !

Plus qu’un espace de stockage de données et de documents, la GED collaborative est un réel outil de gestion interne. Au centre de l’organisation du cabinet, elle est l’une des clés de réussite de sa propre transition digitale. 🚀

Un moyen pour convaincre et embarquer vos collaborateurs dans vos projets

La motivation et l’implication de ses collaborateurs, dans le projet de digitalisation de son cabinet, sont toutes deux primordiales. Pour réussir une telle transition, il ne faut laisser personne à l’arrière. C’est pourquoi en leur mettant à disposition des outils comme une GED collaborative qui fluidifie les échanges, le partage et l’accès à l’information, vous leur permettez de se sentir plus concernés par vos projets. 

teamwork

En effet, cela favorise non seulement la communication et le travail d’équipe mais aussi l’autonomie et la responsabilisation de chacun. Un tel outil répond aussi parfaitement aux nouvelles attentes des employés comme le fait de pouvoir télétravailler (voir notre article sur le télétravail). Il offre donc plus de mobilité et de flexibilité à vos employés. Le collaboratif est généralement basé sur une relation de confiance entre chaque membre et la confiance est primordiale pour la réussite d’un projet

Ainsi, la GED collaborative assure à vos collaborateurs un confort travail incomparable. Ils ne pourront donc que vous suivre dans vos projets ! 👊

Une organisation bien huilée

La GED est au cœur de l’organisation du cabinet, et la GED collaborative encore plus ! Ses interconnexions avec les outils du cabinet et avec ceux de ses clients permet d’automatiser et d’optimiser un grand nombre de processus internes. 

Le côté collaboratif ne vaut pas que pour l’interne. Avec un tel outil, vous travaillez en temps réel avec vos clients. Vous collaborez avec eux comme avec vos collègues, ce qui favorise l’écoute et une meilleure compréhension des besoins pour les deux parties. 👂

Associée à un outil de gestion interne (comme sur Welyb), la GED collaborative permet de gérer ses missions tout en suivant l’avancement de ses collaborateurs. Ainsi, elle est propice à l’entraide et au travail d’équipe. D’autres outils collaboratifs, comme un tchat par exemple, viennent compléter la GED collaborative afin d’optimiser son utilisation et ainsi l’organisation du cabinet.

Plus d’automatisation, donc moins d’erreurs et moins de pertes de temps. ⏱ Une meilleure communication et donc moins de pertes d’information.

Finalement, les outils collaboratifs vous permettent d’optimiser votre organisation interne, de gagner en productivité, tout en fédérant vos collaborateurs et en leur apportant plus de confort. La GED demeure un outil essentiel de votre organisation, alors pourquoi ne pas en choisir une collaborative ? 😉

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