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Coronavirus : comment collaborer avec ses clients dans ce contexte ?

By 25 mars 2020 avril 20th, 2020 No Comments
Coronavirus
Nous n’aurions jamais pensé que cela arriverait un jour. Nous sommes  aujourd’hui contraints de nous confiner pour faire face à un virus : le covid-19. 😷 Ce n’est pas une période facile mais nous nous devons de nous protéger les uns les autres. Pensons à nos familles, à nos amis, à nous même, et respectons les préconisations gouvernementales : restons chez nous !

Cette période nous oblige à nous adapter pour continuer à travailler. Beaucoup d’entre nous avons recours au télétravail. 💻 Ainsi, aujourd’hui plus que jamais nous nous rendons compte que le digital et la dématérialisation sont indispensables pour maintenir nos activités. En effet, sans la dématérialisation et le digital, le télétravail ne serait tout simplement pas possible !

Experts-comptables, longtemps vous avez douté des capacités de vos clients à se digitaliser. Aujourd’hui vous allez voir que tout est possible quand nous n’avons pas d’autres choix que de s’adapter ! 😉

Alors comment collaborer au mieux avec vos clients dans ce contexte compliqué ?

Informez vos clients de vos nouvelles mesures et accompagnez les dans ce changement

La première chose à faire est certainement d‘informer vos clients des mesures que vous allez prendre. Les informer de la fermeture de votre cabinet et des moyens que vous leur mettez à disposition pour continuer vos échanges. Pour cela vous pouvez leur envoyer un mail commun grâce à des outils comme mailchimp. 📧

Il vous faudra ensuite montrer l’exemple et les accompagner dans leur transition digitale. Votre communication avec eux sera très importante.

Favorisez les visioconférences pour les rendez-vous

Avec des outils comme Zoom ou Whereby vous pouvez tout à fait échanger en visio bien que leur version gratuite soit assez limitée. Chez Welyb, pour aider les experts-comptables au maximum et faciliter leurs échanges en cette période particulière, nous avons intégré un outil de visioconférence complet sur notre plateforme ! 🤗

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L’outil « gestion des tâches de Welyb » vous permet de copier/coller votre compte d’attente directement sur la plateforme et de générer ainsi des demandes d’information à vos clients. Vos clients et vos collaborateurs retrouvent au même endroit les pièces manquantes pour effectuer une mission. 📎 Ce genre d’outil vous permettra d’échanger facilement sur vos besoins avec vos clients mais également en interne avec vos collaborateurs.

Structurez votre demande d’information proprement

Cette transition digitale « en accéléré » ne va pas être simple pour tout le monde. 😖 C’est pourquoi il va falloir faciliter un maximum les choses pour vos clients et cela passe notamment par la bonne structuration de vos demandes d’information. En effet, avec ce confinement les mails vont s’accumuler dans les boites mails et vos clients risquent de s’y perdre. 🤯 Le mieux est donc de bien structurer vos demandes. Pour cela vous pouvez utiliser un outil de suivi des tâches et des points en suspens. Rien de pire pour vos clients que de recevoir des e-mails mal organisés ou des tableurs excel fastidieux pour mettre à jour leur comptabilité. En ce moment plus que jamais, vous vous devez d’optimiser l’expérience client.

Simplifiez les méthodes de transmission d’informations

Comme évoqué précédemment, attention à l’envoi de mail ! Pour des raisons évidentes, il se peut que les boites mails soient bondées de mails en ce moment ! Dans la même logique que la structuration de la demande d’informations, il vous faudra utiliser les moyens de collecte les plus pertinents pour rester productifs. Sur Welyb, par exemple, vos clients peuvent vous transmettre leurs documents grâce à trois méthodes : le mail de collecte automatique, les connecteurs marchands et l’application mobile de scannérisation 📱. Les documents recueillis sont alors stockés et classés dans la GED de la plateforme 📁.

Finalement, vous l’aurez compris en cette mauvaise période, vous et vos clients n’avez d’autres choix que de passer par le digital si vous souhaitez maintenir l’activité de votre cabinet ! Vous allez donc devoir vous montrer très pédagogue 🤓 et disponible pour vos clients pour collaborer au mieux avec eux 🤝.

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