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La digitalisation est au cœur des problématiques actuelles du cabinet... Alors qu’elle n’était considérée que comme une source d’avantage concurrentiel, cette dernière est désormais un facteur clef de succès pour les cabinets. 🏆 La digitalisation est inévitable. Pour 69% des cabinets, elle est une obligation pour le développement de leur structure (Source : Enquête de l’Observatoire 2019 sur la digitalisation). La GED est un élément central de cette transformation numérique. En effet, il devient essentiel d’avoir une solution pertinente d’aide à la dématérialisation aussi bien en interne qu’en externe (avec les clients et les autres parties prenantes). Ses atouts sont multiples : gain de productivité, confort de travail pour vos collaborateurs, renforcement de l’expérience client, diminution des coûts d’archivage et bien d'autres... 🚀
Cet article vous offre un panorama complet des solutions du marché pour vous aider à trouver quelle GED est la plus adaptée pour votre cabinet.
Au sommaire de cet article :
L'état du marché de la GED pour les experts-comptables en France
Des cabinets globalement bien équipés en GED...
Le premier constat est que les cabinets restent majoritairement équipés d’une GED (surtout dans les cabinets de plus de 50 collaborateurs). C'est ce que montre une étude de l’Observatoire de l’Ordre datée de 2019 à l’occasion du 74 ème Congrès de l’Ordre :
Cependant, même si le nombre de 68% peut appeler à l’optimisme, il est à atténuer. En effet, à l’heure du tout numérique, il apparaît anormal que le taux d’équipement ne soit pas de 100%. L’utilisation d’une solution de GED va très rapidement devenir essentielle. En 2020, le taux d’équipement au niveau d’un logiciel métier de production comptable est de 100%. Personne n’envisage tenir la comptabilité de ses clients par le biais d’un tableur Excel. Il devrait en être de même pour la gestion des documents.
...mais qui peinent à l'utiliser pleinement
La sous-utilisation des solutions GED est particulièrement visible à l’analyse des modes de transmission des documents aux clients 📁 :
Les échanges papier et courrier représentent une part majoritaire des échanges. ✉ Cette pratique intervient clairement au détriment de l’expérience client.
Une explication de cette mauvaise pratique réside probablement dans le mauvais équipement des cabinets et l’utilisation d’outils sous-performants. Il apparaît clair qu’un cabinet utilisant une solution de GED non performante aura tendance à ne pas l’utiliser. Or, aujourd'hui l’accès aux solutions de GED reste complexe dans les cabinets (inadaptation au télétravail, accès limité pour le client etc.). Seuls 58% des cabinets disposent d’un accès partagé avec le client.
Des solutions GED inadaptées à la profession
Quand bien même le cabinet utilise un outil de partage de documents avec le client, il s’agit souvent d’une solution inadaptée aux contraintes de la profession comme Google Drive , OneDrive , Dropbox ou Wetransfer . Seuls 27% des cabinets utilisent une solution dédiée.
L’heure est cependant au changement. ⏰ Les cabinets l’ont bien compris, c’est pourquoi un quart des cabinets, en particulier ceux de moins de 10 collaborateurs, réfléchit à se doter d’un logiciel de GED.
A travers cet article, nous vous aidons à choisir la GED la plus adaptée pour votre cabinet. A noter que nous avons fait le choix de ne présenter que des GED ayant une portée collaborative. De même, nous ne vous présentons ici que des spécialistes de la GED. Les produits des éditeurs métiers ne seront pas étudiés.
Le constat : les GED Cloud en SaaS, un choix inévitable
Si certains éditeurs persistent à ne pas proposer de solutions Cloud pour le stockage et la gestion de documents, une majorité ont fait ce choix technologique. Le Cloud est souvent préféré pour plusieurs raisons : sécurité renforcée 🔒, simplicité d’usage, accessibilité de n’importe où, facilité d’usage... (Pensez aussi à lire notre article sur la conformité RGPD)
Du point de vue financier, ces solutions sont même souvent plus rentables. En effet, les coûts cachés d’une infrastructure serveur dépassent aisément le surcoût lié à un abonnement cloud. 💰
Cependant, ce choix technique pose de vrais enjeux en matière de propriété des données, de résilience et de souveraineté. Face à ces enjeux, aujourd'hui seul Welyb s'est donné pour mission d'apporter une réponse adéquate.
Le comparatif des GED en fonction de la taille du cabinet
Dans cette partie nous vous exposons un panorama des GED disponibles sur le marché. Découvrez aussi notre liste de critères d'évaluation pour vous aider à choisir votre GED.
Quels choix de GED pour un(e) expert(e)-comptable indépendant(e) ?
Welyb
Les + :
- Simplicité
- Personnalisable aux couleurs du cabinet
- Interconnectée à vos outils
- Application mobile personnalisable aux couleurs du cabinet pour le scan des factures et l'accès aux documents📱
- Accès web et sur poste local
- Solution Française
- Conforme au RGPD
Les - :
- Solution payante (voir les différentes offres) 💳
- Pas de recherche full-text
Commentaires :
Welyb vous fournit tous les outils pour gérer vos documents en interne et communiquer avec vos clients.
Dropbox
Les + :
- Simplicité
- Gratuité
- Accès web et sur poste local
Les - :
- Solution non française et peu sécurisée
- Non adaptée aux processus métiers
Commentaires :
Solution simple pour débuter mais dont vous atteindrez vite les limites.
Sharepoint / Onedrive
Les + :
- Intégré à la suite Office
- Accès web et sur poste local
Les - :
- Solution non française.
- L’ajout de fonctionnalités additionnelles a un coût élevé 💰
Commentaires :
La fiabilité d’une solution Microsoft mais dont la structure n’est pas adaptée aux besoins spécifiques des cabinets.
Quels choix de GED pour un petit et moyen cabinet (1 - 50 salariés) ?
Welyb
Les + :
- Simplicité
- Personnalisable aux couleurs du cabinet
- Interconnectée à vos outils
- Application mobile personnalisable aux couleurs du cabinet pour le scan des factures et l'accès aux documents📱
- Accès web et sur poste local
- Utile pour le client au quotidien
- Collecte automatique des factures 🧾
- Signature électronique intégrée
- Utilisateurs illimités 👥
- Solution Française
- Conforme au RGPD
Les - :
- Pas de recherche full-text
- Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Commentaires :
Welyb vous permet de collecter automatiquement vos documents, de les partager avec toute personne de votre choix, et d’interconnecter vos outils en vue de préparer la facture électronique. Fini le papier, finis les mails et fini le temps perdu.
RevGED
Les + :
- Solution robuste
- Accès web via RevGED Connect et partage avec le client
- Accès sur poste local
- Assistance technique 🔧
Les - :
- GED enregistrée directement sur les serveurs
- Accès Web limité
- Pas de gestion de flux de validation
Commentaires :
Solution de GED robuste et dédiée aux cabinets d’expertise comptable.
Quels choix GED pour un cabinet de grande taille (+ de 51 salariés) ?
Welyb
Les + :
- Simplicité
- Personnalisable aux couleurs du cabinet
- Interconnectée à vos outils
- Application mobile personnalisable aux couleurs du cabinet pour le scan des factures et l'accès aux documents📱
- Accès web et sur poste local
- Utile pour le client au quotidien
- Collecte automatique des factures 🧾
- Signature électronique intégrée
- Utilisateurs illimités 👥
- Solution Française
- Conforme au RGPD
Les - :
- Pas de recherche full-text
- Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Commentaires :
Welyb vous permet de collecter automatiquement vos documents, de les partager avec toute personne de votre choix, et d’interconnecter vos outils en vue de préparer la facture électronique. Fini le papier, finis les mails et fini le temps perdu.
Illinks
Les + :
- Recherche full-text
- Signature électronique en option
- Coffre-fort numérique en option
- App mobile pour l’accès au document
Les - :
- Pas personnalisable aux couleurs du cabinet
- Pas d’app de scannérisation
- Pas de connexions aux outils du cabinet ni aux outils clients
- Le client du cabinet ne peut pas vraiment s’en servir comme outil de GED pour son entreprise
- Frais supplémentaires d’installation
Docuware
Les + :
- Lecture OCR des documents
- Recherche full-text
- Interconnexions aux principaux ERP
- Centralisation des mails
- Archivage sécurisé
- App mobile de consultation des docs
- Chiffrage des données
Les - :
- Pas personnalisable aux couleurs du cabinet
- Peu ou pas d’interconnexions aux outils clients
- 2 applications mobiles différentes (une pour consulter et une pour scanner)
- Prix relativement élevés
- N’est pas une GED collaborative utilisable à la fois par le cab et par le client
Solution de votre outil de production
Les + :
- Intégration avec votre SI actuel
- Support généralement dédié
Les - :
- Interconnexions souvent faibles
- Outil peu adapté aux clients du cabinet
- Dépendance vis à vis d’un seul éditeur
Commentaires :
La GED de votre outil de production peut souvent être adaptée pour une utilisation interne. Pour du collaboratif, il peut être pertinent de s’interconnecter avec une solution comme Welyb.
