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Certains la redoutent, car elle provoque des changements de processus importants, mais la facturation électronique comporte, en fait, de nombreux bénéfices pour les experts-comptables et leurs clients. Obligatoire dès septembre 2026 pour les entreprises soumises à la TVA, elle permet en effet de réduire l’usage massif du papier, ce qui réduit les stocks et fait du bien à la planète ! La facture électronique passe par des plateformes agréées par l’État pour améliorer également la fiabilité des factures de vos clients. L’automatisation qu’elle engendre sera aussi source de gain de temps et de productivité pour vous. 🚀
Facture électronique : de quoi parle-t-on ?
La facture électronique désigne, tout simplement, une facture qui, au lieu d’être en format papier, est à la fois créée, transmise ou reçue de façon dématérialisée. Cependant, contrairement à ce que l’on pourrait croire, il ne s’agit pas d’une simple facture scannée ou exportée en format PDF. Des normes existent pour satisfaire à l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques en septembre 2026. Il ne faut donc pas confondre la facture numérisée et la facture électronique ! 🧐
Pour être valable, une facture électronique doit garantir :
- Son origine ou authenticité, qui montre que l’émetteur du document est bien celui mentionné ;
- L’intégrité du contenu pour que celui-ci ne soit pas falsifié ou modifié durant le temps de sa conservation légale ;
- Sa lisibilité, ce qui signifie que le document numérique doit rester accessible même avec les évolutions technologiques.
Ces objectifs sont accomplis grâce aux différentes étapes :
- Norme structurée : elle respecte les exigences de l’échange de données informatisé (EDI) ;
- Sécurisation par signature électronique : le certificat valide l’intégrité du processus ;
- Formatage électronique : elle nécessite un outil permettant l’audit entre l’émission et la réception.
Pour en savoir plus, vous pouvez lire notre article récapitulatif sur le sujet.
Les avantages de la facture électronique
Amélioration du temps de traitement et réduction des coûts, simplification des déclarations de TVA et de la gestion en général, meilleure traçabilité, nouvelles opportunités pour la gestion de trésorerie, et un impact positif sur l'environnement 🌱 : les avantages de la transformation numérique sont multiples !
Simplification de la gestion des factures
Les factures électroniques allègent la charge administrative des entreprises et de leurs comptables. En effet, l’aspect automatique engendré par les factures électroniques réduit le temps consacré à l’émission des factures. Ainsi, votre cabinet pourra gagner un temps précieux dans l’accomplissement de cette tâche ⏳. L’automatisation diminue le risque d’erreur lié à la perte d’un document papier, par exemple. Il est également possible de consulter une facture plus rapidement grâce à l’archivage en ligne qu’elle propose.
Un autre aspect qui va vous faciliter la vie est la simplification de la déclaration de TVA. Celle-ci, avec la facturation électronique, devrait présenter des champs préremplis, comme pour la déclaration de l’impôt sur le revenu, toujours dans un objectif d’allègement administratif. 📑
Gain en productivité
La conséquence positive de l’automatisation des workflows réside dans le gain de productivité que cela engendre pour votre cabinet. Vous pouvez utiliser le temps gagné pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le conseil stratégique ou l’accompagnement de nouveaux clients 💼.
Ce positionnement vous permet d’adopter un rôle de conseiller stratégique auprès de vos clients, ce qui élargit vos activités auprès d’eux. En effet, comme la facturation électronique analyse les données financières des entreprises en temps réel, vous pouvez fournir des conseils personnalisés à vos clients en identifiant les opportunités du marché et en essayant de repérer les risques qu’ils encourent. Vous pourrez donc leur proposer plus de missions et élargir votre portefeuille client 📊.
Sécurisation des données de vos clients
Grâce au fait que les factures électroniques sont enregistrées à l’aide d’un certificat unique et non reproductible, la falsification des données devient beaucoup plus difficile. Les traces monétaires sont également plus faciles à suivre, ce qui limite les fraudes.
Le système de sécurisation de la facturation électronique permet un accès via des identifiants, tout en cryptant l’ensemble des échanges pour garantir leur sécurité 🔒. Les données sont ainsi protégées contre la perte de documents ou toute intrusion non autorisée. De plus, la lisibilité et les propriétés des documents sont préservées sans altération au fil du temps.
Vers plus d’interopérabilité
La facturation électronique passe par l’utilisation de plateformes appelées PDP (plateformes de dématérialisation partenaires). Celles-ci peuvent transférer les données et les factures directement à votre cabinet. Ainsi, plutôt que de passer laborieusement par plusieurs logiciels en multipliant les interfaces de connexion, vous pouvez tout centraliser au sein de votre structure.
Dans ce contexte, l’utilisation de la GED (gestion électronique de documents) est un grand atout ! En effet, cet outil se connecte à différents logiciels, dont les PDP font partie, pour centraliser les données de vos clients. 📊
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Bénéfice pour l’environnement
Dans un contexte marqué par le changement climatique, il est important d’adopter des pratiques en faveur de l’environnement. Ainsi, par les économies en papier qu’elle permet de réaliser, les factures électroniques allègent le bilan carbone des entreprises et des cabinets d’experts-comptables. 🌱 Et l’enjeu est de taille, puisque près de 3 milliards de factures papier sont échangées chaque année en France (source DGFiP), ce qui équivaut à environ 250 000 arbres sacrifiés.
Conformité avec la loi
Enfin, il ne faut pas oublier que la facture électronique devient une obligation dès l’année prochaine, en septembre 2026. Pour que vos clients ne soient pas pénalisés parce qu’ils ne respectent pas la loi, vous devez donc les accompagner dans ce processus. En effet, ils risquent des sanctions économiques 💸.
Pour le non-respect de l’émission de facture en format électronique, l’amende forfaitaire s’élève à 15 € par facture. Cette amende est plafonnée à 15 000 € par année civile.
Pour le non-respect de l’obligation de transmission des données de transaction à l’administration, l’amende forfaitaire est de 250 € par transmission. Cette amende est également plafonnée à 15 000 € par année civile.
Dans les deux cas, vos clients seront sanctionnés dès la deuxième infraction.
Experts-comptables : comment procéder avec vos clients ?
Alors, convaincu de la nécessité de la facture électronique ? Vous pouvez vous y mettre dès maintenant pour préparer vos clients à ce changement.
Voici les étapes à suivre pour vous mettre à la facture électronique :
1. Sensibilisez vos clients et vos collaborateurs à cette problématique en organisant des réunions et des formations sur le sujet.
2. Informez vos clients des enjeux de la facturation, en rappelant son caractère obligatoire et les sanctions qu’ils encourent s’ils ne respectent pas les règles en vigueur.
3. Segmentez votre portefeuille client en différents groupes selon :
- leurs besoins d’accompagnement ;
- l’importance du digital dans leurs pratiques quotidiennes ;
- la taille de l’entreprise, qui est un critère déterminant, car le volume de factures en découle forcément ! 📊
Vous pouvez également lire notre article sur les enjeux de la facture électronique pour les experts-comptables.
La facture électronique, loin d’être une simple contrainte légale, se présente comme une véritable opportunité pour votre cabinet de gagner en productivité tout en contribuant à la préservation de l’environnement. Adopter cette solution dès maintenant, c’est se préparer pour un futur plus numérique, plus sécurisé et plus vert. 🌍
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