Syndics de copropriété : digitalisez vos documents avec une GED

Syndics de copropriété : digitalisez vos documents avec une GED

Au quotidien, en tant que syndic de copropriété, vous devez gérer un grand nombre de documents, que ce soit pour leur partage ou leur collecte. Avec la dématérialisation désormais obligatoire pour de nombreux documents, il est indispensable de vous équiper d’un outil fiable et conforme aux normes de sécurité. Parmi les solutions disponibles, une GED (gestion électronique des documents) facilite à la fois le partage et la collecte, tout en respectant le RGPD. Voici quelques pistes pour choisir le logiciel de partage qui vous facilitera la vie ! 🚀

Syndics de copropriété : les enjeux de la dématérialisation des documents

Depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels ont l’obligation de proposer un accès en ligne aux documents relatifs à la gestion des immeubles ou des lots. Cela concerne notamment :

• Le contrat de syndic en cours (missions, durée, rémunération)
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, accompagnés des devis de travaux validés
• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et tous les actes modificatifs publiés
• La dernière fiche synthétique de la copropriété, avec les données financières et techniques essentielles
• Le carnet d’entretien de l’immeuble
• Les diagnostics techniques en cours de validité (amiante, plomb, DPE collectif, etc.)
• Les contrats d’assurance de l’immeuble
• Les contrats et marchés en cours (hors contrats de travail)
• Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs (ascenseur, chaudière, etc.)

Cette obligation est aussi une opportunité : c’est le moment idéal pour repenser vos process et optimiser votre fonctionnement. Trouver le bon outil permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la relation client : vos copropriétaires auront accès à leurs documents, de façon sécurisée, en un clic. 💻

Les lois ALUR et ELAN

Ces deux lois renforcent les obligations liées à la mise à disposition des documents :

• Loi ALUR : elle impose la fourniture aux copropriétaires d’un accès à leurs documents personnels et collectifs. Cela inclut comptes rendus, courriers, etc., souvent envoyés par email, ce qui peut devenir chronophage. 📂
• Loi ELAN : elle fixe une liste minimale de documents à rendre accessibles en ligne (PV d’AG, carnet d’entretien, diagnostics, contrats…). Chaque copropriétaire doit également avoir accès à ses données individuelles : budget prévisionnel, charges, compte personnel.

La sécurité des données personnelles

Les documents que vous traitez sont confidentiels et variés. Leur dématérialisation augmente les risques liés à la sécurité. Le RGPD impose plusieurs principes, notamment :

• Le consentement
• La limitation des données collectées
• La durée de conservation

Vous devez donc respecter une double obligation :
✔️ Mettre les documents à disposition
✔️ Respecter les exigences du RGPD 🔐

Quel logiciel de partage choisir ?

Votre enjeu : trouver un outil simple, sécurisé, et adapté. Deux grandes options :

• Des solutions de stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox
• Une GED dédiée, plus complète et pensée pour votre métier

Google Drive ou GED ?

Google Drive peut répondre à vos besoins de base : stockage, partage, droits d’accès.
Mais une GED va plus loin et offre des fonctionnalités spécifiques à votre activité. ✅

Les avantages de la GED

Un espace partagé

Contrairement à Drive, conçu pour un usage individuel, la GED permet une vraie collaboration.
La GED de Welyb, par exemple, propose un espace partagé pour vous et vos clients. Chaque document partagé est immédiatement visible dans les deux espaces, sans avoir à envoyer un email.

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🔁 L’automatisation des relances

Avec de nombreux interlocuteurs et beaucoup de documents, l’automatisation est clé.
La GED de Welyb permet de configurer des relances automatiques après mise à jour de l’espace ou pour collecter des pièces à dates fixes.

👉 En savoir plus sur les rappels automatiques mis en place par Welyb ici

La sécurité des données

La GED de Welyb place la sécurité au cœur de son système. Chaque action (consultation, ajout, modification) est enregistrée, ce qui permet une traçabilité conforme au RGPD.
C’est une preuve de conformité précieuse pour votre DPO (Délégué à la Protection des Données).

Le classement des données

Vous gérez un grand volume de documents. La GED vous permet de :

• Filtrer
• Rechercher rapidement
• Organiser les répertoires selon vos besoins

🔗 L’interconnexion avec vos outils existants

La GED s’intègre à vos outils métiers (comptabilité, SIRH, automatisation, gestion, etc.).
Elle centralise les informations et évite les ressaisies manuelles : un point d’entrée unique pour toute votre organisation. 📈

La GED est donc un allié incontournable pour relever les défis de la gestion documentaire en copropriété.
Elle vous aide à gagner du temps, à sécuriser les données, et à améliorer votre service client.

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