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Dans une profession où le papier a longtemps eu une importance capitale, la digitalisation a apporté un vrai renouveau. 🤓 Cela s’est traduit par l’obligation, en 2026, de la facturation numérique, mais aussi par l’apparition d’outils numériques venus vous faciliter la vie.
C’est le cas des GED (gestion électronique des documents) qui vous aident à centraliser vos documents et à les échanger facilement avec vos clients. Fini les montagnes de documents en format papier ! Place à l’optimisation de votre temps et de votre espace.
Mais comment s’orienter parmi toutes les offres ? Voici une liste de critères pour vous aider à faire votre choix. 🧑🏫
Avant tout : analysez les besoins de votre cabinet
En effet, avant de répertorier les critères essentiels pour une GED de qualité, vous devez déterminer les besoins de votre organisation. Est-il nécessaire d’opter pour un outil très puissant si vous allez en avoir une utilisation limitée ? Vous pouvez commencer par établir la liste des documents que vous devrez stocker (factures, devis, contrats, etc.).
Vous devez également connaître les fonctionnalités dont vous aurez besoin ainsi que les outils dont vous vous servez régulièrement pour savoir s’ils peuvent être interconnectés avec votre future GED. Cela vous permettra de savoir si un simple logiciel de partage des documents peut vous suffire ou si vous avez besoin d’une GED. ☝️
Optez pour une GED flexible et facile à prendre en main
Le premier critère à prendre en compte est la facilité avec laquelle vous pourrez prendre en main votre GED. Cela inclut autant les manipulations quotidiennes que la mise en place ou encore la désinstallation. En effet, si le logiciel ne convient plus aux besoins de votre cabinet, vous devez pouvoir le désinstaller aussi facilement que vous l’avez installé. La flexibilité constitue un critère important et vous devez être en mesure d’installer votre GED en quasi-autonomie.
Les GED en SaaS, comme celle de Welyb, répondent à ce besoin : vous pouvez les prendre en main sans installation et y accéder depuis n’importe quel lieu.
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Prenez une GED qui comporte ces fonctionnalités indispensables
Une GED digne de ce nom doit pouvoir vous proposer des fonctionnalités essentielles. Celles-ci doivent correspondre autant aux besoins de vos clients qu’aux vôtres.
Le stockage des documents
Il s’agit de la fonctionnalité principale de votre GED. Elle permet de stocker, dans un espace dédié, vos documents et ceux de vos clients. Vous devez pouvoir les visualiser et y accéder aisément grâce à une interface claire et pratique. 🙂
La GED de Welyb propose deux espaces différents : un pour votre cabinet et un pour vos clients. Chacun peut partager ses documents et accéder à ceux qui sont déjà stockés.
La possibilité de personnaliser vos répertoires
Comme pour les documents de votre ordinateur, que vous pouvez organiser et nommer comme vous le voulez, vous pouvez personnaliser vos répertoires. Cela facilite la navigation et correspond à vos besoins spécifiques ainsi qu’à ceux de vos clients. ⌨️
Des fonctions de recherche et de filtre
Pour vous repérer rapidement au sein de vos différents répertoires, et chercher des fichiers ou des documents spécifiques, une fonction recherche est indispensable. La plupart des GED en disposent. Elles en proposent même une version améliorée : la recherche full-text qui consiste à faire une recherche de contenu dans le document-même (et pas uniquement dans son titre).
En parallèle de cette possibilité, la GED doit pouvoir proposer de filtrer les documents selon leur type.
Un accès pour différents utilisateurs
Une GED vous donne la possibilité d’avoir plusieurs utilisateurs – ce qui est indispensable quand vous avez un cabinet composé de différents collaborateurs. 👥 Ils doivent avoir des niveaux de droits différents selon leur statut. Par exemple, les stagiaires ou alternants n’auront que la possibilité de consulter les documents et d’autres celle de les déposer voire de les supprimer. Cela renforce la sécurité des données de vos clients et limite les erreurs.
Vos clients doivent également avoir, chacun, leur propre compte.
Sélectionnez une GED qui facilite l’interopérabilité
La GED est au cœur de votre cabinet : c’est par elle que transite l’ensemble des documents de votre cabinet. Elle l’est aussi par la place qu’elle occupe au sein des outils d’expertise comptable. En effet, en tant que professionnel, vous utilisez un certain nombre d’entre eux au quotidien : outils de production comptable, de gestion d’entreprise, de saisie de notes de frais, de signature électronique… Il y en a de nombreux ! ⚙️
Une GED doit pouvoir centraliser tous vos outils et être le point d’entrée de ceux que vous utilisez au quotidien. Ainsi, vous n’avez plus à vous connecter sur des interfaces différentes à chaque fois. Une connexion suffit !
- La GED doit donc pouvoir s’interconnecter à la gestion de documents de votre outil de production. Ainsi, les déclarations de TVA, par exemple, viendront automatiquement dans le dossier du client.
- À l’inverse, les données doivent pouvoir aller vers votre outil de production.
La GED de Welyb permet ainsi la connexion avec plus de 300 outils utilisés par les experts-comptables.
Respectez les normes de sécurité et du RGPD grâce à votre choix de GED
La sécurité constitue un critère essentiel à l’heure du RGPD. Ce règlement s’assure que des données confidentielles ne sont pas compromises. C’est l’un des enjeux du digital qui multiplie justement les échanges d’informations. Votre GED doit pouvoir vous aider à vous protéger des menaces suivantes :
- malveillance extérieure comme des ransomware ou piratages ;
- des erreurs de manipulation ;
- de la malveillance interne (informations divulguées par un collaborateur) ;
- des catastrophes naturelles ;
- etc.
La protection provient du système de sauvegarde et de restauration des données fourni par une GED de qualité. De même, elle est censée gérer les données de façon conforme au RGPD. Elle doit également utiliser un protocole HTTPS qui sécurise les échanges d’informations. 🛟
Privilégiez un accompagnement important
Il est parfois difficile d’éviter les incidents et les mauvaises utilisations. C’est pour cela qu’avoir un support prêt à intervenir rapidement est indispensable. Imaginez que vous soyez bloqué en pleine période fiscale et que vous ne puissiez pas avancer à cause d’un bug, ce serait un cauchemar ! Le support et l’accompagnement constituent donc des critères importants que vous devez prendre en compte au moment de faire votre choix. Le support est idéalement compris dans l’offre et inclut des centres d’aide et de la documentation pour vous guider. 💼
Le prix est-il un critère pertinent ?
Le prix est un critère à considérer, mais il ne doit pas être le seul à compter. Comparé au coût d’un archivage papier, une GED représente toujours une économie. 💸 Cette rentabilité est encore plus marquée si vous optez pour une refacturation aux clients qui l’utilisent en interne.
Au-delà du tarif, privilégiez :
- Le rapport qualité/prix : évaluez le gain de productivité et de confort apporté par la GED en fonction de son coût.
- Le rapport quantité/prix : vérifiez le volume de stockage (Go) et le nombre d’utilisateurs inclus dans l’offre. Pour une adoption fluide par vos collaborateurs et clients, la GED ne doit pas être limitée. Un accès multi-utilisateurs, voire illimité, est un véritable atout.
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