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La sélection de la meilleure GED (Gestion Electronique de Documents) pour votre cabinet d’expertise comptable est aujourd’hui toute aussi cruciale que le choix du logiciel de production comptable.
A l’heure du tout digital, il est impératif pour votre cabinet de disposer d’une solution à même de vous accompagner vers le zéro papier. 📄 La GED doit vous être utile aussi bien pour améliorer votre production comptable que pour favoriser les échanges avec vos clients. 🤝
Pour vous aider à choisir votre GED, nous avons listé 8 critères d'évaluation à prendre en compte et nous avons créé un comparatif complet des GED du marché. Dans notre comparatif, nous avons choisi de présenter les “spécialistes” de la GED, à savoir les éditeurs faisant de la GED leur cœur de métier (indépendamment des éditeurs d’outils de production). Les éditeurs sont : Welyb, Dropbox, Everial, Zeendoc, RevGED, SharePoint.
Les critères d’évaluation pour choisir votre GED
1. La flexibilité
Le choix d’un outil de GED est engageant. Cet outil sera, avec votre logiciel de production, la pierre angulaire de votre système d’information. Par conséquent, vous devez… pouvoir facilement quitter la GED sélectionnée. Le premier critère à prendre en compte est donc la flexibilité du produit. Par flexibilité, nous entendons la capacité de l’outil à être installer, à être pris en main et à être déployé.
Dans l’idéal, vous devriez pouvoir installer et paramétrer la GED en quasi-autonomie et sans formation. Pour cela, les outils vendus en SaaS font office de référence : aucune installation, accessibilité de la GED depuis n’importe où et migration facilité sont leur marque de fabrique.
Cette flexibilité va avoir deux conséquences :
- L’installation de la GED sera simple et sans douleur;
- Vous ne serez pas prisonnier de la solution choisie et maintiendrez une certaine agilité au sein de votre cabinet.
Au-delà de ces aspects, une solution flexible retranscrit souvent la philosophie de l’éditeur. Le produit étant souvent le reflet de la culture d’entreprise, un produit flexible sera souvent issu d’une entreprise qui saura s’adapter à vos besoins et déployer facilement ses services.
2. Les fonctionnalités essentielles
Bien sûr, une GED se définie par ses fonctionnalités. Vous devez vous assurer que le logiciel sélectionné dispose des fonctionnalités essentielles et incontournables d’une GED. Ces fonctionnalités doivent être étudiées aussi bien sous l’angle du cabinet que du client. 🧐
Ce dernier aspect ne doit pas être occulté, bien au contraire : pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups avec votre GED en proposant un service qui soit aussi utile pour vous que pour vos clients ? Cet aspect là sera étudié un peu plus bas dans l’article.
Les fonctionnalités essentielles sont :
- Le stockage de documents. 📁 Cela peut paraître évident mais il faut distinguer les GED des solutions de visualisation de documents (visualisation en ligne de documents stockés sur votre serveur). Une GED SaaS s’occupe pour vous du stockage et de l’accès aux documents (Lire notre article sur la GED polymorphe).
- Une personnalisation des répertoires. Afin de vous approprier le produit, vous devez pouvoir le personnaliser. Il est ainsi impératif de pouvoir appliquer l’organisation de votre choix aux dossiers de la GED. Cette personnalisation prévaut aussi bien au moment de la création de la GED qu’au long de son utilisation. Il n’y a rien de pire qu’un outil figé pour une utilisation quotidienne !
- Une fonction de recherche. 🔎 Pouvoir facilement retrouver ses documents est essentiel. Dans l’idéal, la GED proposera une recherche full-text (c’est à dire une recherche du contenu même du document).
- Un système de filtre. En parallèle des notifications, vous devez pouvoir filtrer les documents par typologie
- Un système de flux de validation. ✅ Stocker un document est une chose, pouvoir l’interpréter en est une autre. Ainsi, la GED doit vous fournir les moyens de suivre l’état de traitement d’un document à travers des flux de validation personnalisables.
- Un accès multi-utilisateurs. 👥 Sur une GED, chaque individu doit être autonome et avoir son propre compte. Il est impératif que chaque utilisateur du cabinet (et chaque client) ait son propre compte.
3. L'interopérabilité
La GED est le cœur de votre système d’information. Tous les documents (et donc informations) du cabinet y transitent. Votre GED doit pouvoir s’interconnecter avec l’ensemble des autres outils du cabinet. Mieux, elle doit servir de “passe-plat” pour votre cabinet.
Les flux sont de plus en plus complexes au sein du cabinet. La GED doit vous permettre de les clarifier.
De plus, dans la mesure où votre éditeur métier propose souvent une fonctionnalité de gestion de documents, la GED que vous choisirez doit pouvoir :
- S’interconnecter à la gestion de documents de votre outil de production (ex : les déclarations de TVA viennent se déposer automatiquement dans le dossier du client).
- Vous permettre de faire remonter des informations vers l’outil de production (ex : les documents produits dans l’outil de notes de frais du client sont directement intégrés en comptabilité).
3. Sécurité & RGPD
En tant que tiers de confiance, les informations que vous traitez ont généralement une portée hautement confidentielle. Il est donc impératif de sélectionner une GED vous garantissant la sécurité et l’indépendance des données. 🔒
La sécurité vise à vous protéger contre divers risques :
- Malveillance information extérieure (ransomware, piratages etc.);
- Erreur de manipulation (suppression de dossiers par erreur d’un collaborateur);
- Malveillance interne (un collaborateur qui divulgue des informations compromettantes à un tiers);
- Catastrophes naturelles;
- Non conformité légale (non respect du RGPD, non respect d’une norme spécifique d’un client).
Une certification fournie par l’éditeur est une bonne preuve de bonne foi en matière de sécurité. Cependant, la sécurité est souvent plus l’affaire d’un ensemble de bonnes pratiques en matière de développement et de technologies utilisées.
Assurez-vous ainsi que l’éditeur soit propriétaire des technologies utilisées, qu’il soit conforme au RGPD et qu’il utilise un protocole HTTPS.
5. Les + pour le cabinet
Vous êtes expert-comptable, faites ainsi confiance à un spécialiste de votre profession ! Soyez attentif aux fonctionnalités qui vont vous permettre d’exercer votre profession dans les meilleures conditions. Ainsi, la GED doit s’adapter aux contraintes légales qui sont votre lot quotidien.
De même, prenez soin de lister les interconnexions métiers de l’éditeur.
6. Les + pour vos clients
La seule solution de maximiser les chances de collecte des documents en temps et en heure est que la solution de GED soit appropriée par vos clients. Si vous parvenez à imposer votre solution de GED au cœur du système d’information de votre client, vous deviendrez indispensable pour lui et aurez accès à tous les documents utiles à la réalisation de votre mission. Soyez ainsi attentif à toutes les fonctionnalités qui pourront maximiser l’expérience de vos clients.
7. L’accompagnement et le support
La GED étant au cœur de votre SI, vous ne pourrez pas éviter les soucis et les incidents. Chaque outil se heurte à des problèmes de compréhension des utilisateurs, c’est humain. Pour pallier cela, le support votre prestataire doit être réactif pour débloquer vos collaborateurs et vos clients. Veillez à ce que votre prestataire dispose d’un support facilement accessible. Dans l’idéal, le support sera compris dans l’offre.
De même, l’éditeur doit vous fournir des supports et centres d’aide vous permettant de comprendre facilement l’outil et débloquer vos problèmes.
(Lire Transition digitale : Comment accompagner mes clients ?)
8. Le prix : un élément important mais pas essentiel pour choisir sa GED
Le prix est un élément important mais pas essentiel. En comparaison avec le coût d’un archivage papier, une GED vous fera toujours gagner de l’argent. 💰 D’autant plus dans une optique de refacturation au client si ce dernier l’utilise en interne.
Plus que le prix, soyez attentif au :
- Rapport qualité / prix, c’est à dire le gain de productivité et de confort que le produit vous apporte au regard de son prix;
- Rapport quantité / prix, analysez bien la quantité de Go et d’utilisateurs présents dans l’offre. Comme évoqué précédemment, pour que la GED soit appropriée par vos collaborateurs et clients, elle ne doit pas être bridée. Un accès multi-utilisateurs (voir utilisateurs illimités) est essentiel dans ce contexte.
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Nous vous recommandons donc de vous basez-vous sur cette liste de critères précis pour choisir la GED de votre cabinet d’expertise comptable. De plus, afin de vous aider à y voir plus clair, nous avons effectué un comparatif des éditeurs du marché. 👉 Découvrez notre comparateur.
