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À l’heure du tout digital et de la facturation électronique, votre cabinet peut difficilement se passer d’une solution capable de l’accompagner vers le zéro papier 📄. La GED vous aide à améliorer votre productivité, mais aussi à simplifier les échanges avec vos clients.
Mais alors, comment choisir le logiciel idéal ? 🤔 Faisons le point sur les fonctionnalités indispensables et sur les principaux critères de sélection de votre GED d’expert-comptable.
Cabinet d’expertise-comptable : Une GED sur mesure
Les cabinets comptables font face à des contraintes particulières, en vertu des différentes missions qu’ils proposent (tenue de comptes, TVA, gestion de la paie, etc.). Il vous faut alors choisir un logiciel de gestion électronique des documents (GED) adapté à vos problématiques métier.
💡 Il doit pouvoir prendre en charge une multitude de dossiers impliquant des entreprises de tailles et de formes variées. La présence d’associations et de fondations dans votre clientèle peut aussi entraîner des besoins spécifiques.
Votre outil doit également permettre la consultation externe des documents par le client 👀. Il nécessite une sécurisation maximale🔒, du fait des contraintes légales de la profession et de votre devoir de confidentialité.
Découvrez les différentes solutions qui s’offrent à vous dans notre comparatif des meilleures GED pour les experts-comptables !
Les bénéfices attendus de la GED pour un expert-comptable
La GED d’un expert-comptable doit lui permettre d’affronter les principaux défis de la profession en toute confiance.
Passage facilité à la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique est l’une de vos principales préoccupations. Elle constitue un enjeu majeur, tant pour votre cabinet que pour les entreprises que vous accompagnez.
👉 La GED est un outil indispensable pour s’adapter aux nouvelles contraintes réglementaires, notamment en matière d’archivage. Pour une acquisition optimale des factures, elle doit être compatible avec les futures PDP ou avec le PPF.
Accompagnement de la transformation digitale des clients
La digitalisation concerne toutes les entreprises. Or, si votre cabinet est à la pointe dans ce domaine, vous vous imposez comme un partenaire qualifié pour accompagner vos clients dans leurs transformations. 🤝
En leur proposant une GED pratique et facile d’utilisation, vous pouvez les convaincre des avantages de cet outil. Ils chercheront eux aussi à profiter de la consultation simplifiée de documents dématérialisés ou de l’automatisation de certaines tâches.
Amélioration de la relation client
L’efficacité et l’innovation permises par votre GED participent à l’amélioration de vos relations avec vos clients. Elles renforcent leur confiance en vos services et contribuent à leur fidélisation.
Grâce à des outils qualitatifs, à vos conseils et à vos prestations, vous vous positionnez comme un interlocuteur fiable et incontournable.🥇 Ainsi, vos clients ne devraient pas être tentés de faire appel à un de vos concurrents.
Votre logiciel favorise la fluidité des échanges, tant en interne qu’en externe. Tous vos documents sont centralisés au même endroit, et peuvent être retrouvés en quelques clics. Les appels téléphoniques 📞 et les e-mails inutiles sont alors réduits au minimum. L’ensemble de ces facteurs vous permet d’améliorer la qualité globale de votre accompagnement.
La GED encourage aussi la mise en place de nouveaux services, tels que la gestion de la paie. Le développement de votre offre renforce encore davantage votre position de partenaire incontournable.
Augmentation de la productivité des collaborateurs
Les bénéfices de la GED pour un expert-comptable ne se limitent pas à sa relation client. Elle favorise également un fonctionnement efficient de son cabinet.
La fin du classement papier permet une recherche 🔎des justificatifs facilitée, qui offre un gain de temps considérable à vos collaborateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des missions d’analyse et de conseil à forte valeur ajoutée. Pour les conduire, la centralisation des données leur fournit une vision globale des dossiers.
En optimisant l’échange de documents, votre GED favorise également le travail collaboratif. Il est aussi bénéfique à la mobilité de vos équipes, puisqu’elles peuvent consulter les différentes pièces comptables depuis n’importe où.
Les fonctionnalités indispensables d’une GED pour experts-comptables
Votre nouvelle GED doit permettre de répondre aux besoins et aux contraintes spécifiques de la profession d’expert-comptable. Elle doit inclure certaines fonctionnalités indispensables.
Collecte et classement automatique des documents comptables
Le logiciel choisi doit permettre de numériser les documents papier et de collecter toutes les pièces comptables ou sociales que vous devez gérer. Par exemple, dans le cadre de la facturation électronique, Factur-X est désormais un format incontournable.
La possibilité de récupérer vos documents par plusieurs canaux (mail, application, dépôt) offre davantage de flexibilité à vos équipes. Welyb vous propose par exemple une application mobile personnalisable, depuis laquelle vos clients peuvent scanner leurs justificatifs et les déposer directement sur la GED.
Le scan OCR est d’ailleurs une fonctionnalité devenue indispensable. Il extrait les informations clés des pièces photographiées et garantit leur traçabilité et leur horodatage. Sur cette base, votre GED peut réaliser l’indexation dynamique des documents. Ainsi, vous pouvez retrouver plus facilement vos factures. 🚀
Enfin, la possibilité d’envoyer des rappels🚨 à vos clients depuis le logiciel constitue un plus.
Gestion simplifiée du stockage
Certaines fonctionnalités contribuent à l’optimisation de la gestion des documents conservés sur votre GED.
- Une capacité de stockage suffisante : elle doit permettre de couvrir la durée légale de conservation des pièces comptables. ⏳
- Une personnalisation des répertoires : vous devez pouvoir choisir librement l’organisation de vos dossiers numériques. Cette possibilité doit exister au moment du paramétrage initial, mais aussi par la suite.
- Une fonction de recherche full-text 🔎, pour pouvoir retrouver facilement un fichier à partir de son contenu. Vous devez également pouvoir filtrer les pièces par typologie.
- Une qualité de conservation des documents satisfaisante, qui doit vous protéger contre tout risque d’effacement. Un système de sauvegardes régulières est nécessaire.
GED collaborativeLa GED d’un expert-comptable doit être conçue pour faciliter la collaboration entre les différents intervenants d’un même dossier. Pour cela, il faut que vous puissiez définir des profils utilisateurs 👤 et leur attribuer des droits d’accès adaptés. De même, la disponibilité des documents à tout moment et en tout lieu, notamment chez vos clients, semble indispensable. Votre logiciel doit néanmoins inclure des dispositifs de sécurité renforcée pour les consultations externes au cabinet. 🔒Compatibilité et intégration dans le système existantLa GED est le cœur de votre système d’information, puisque tous les documents du cabinet y transitent. Elle doit donc être compatible avec l’ensemble des outils que vous utilisez. Votre GED doit notamment pouvoir :
- s’interconnecter à la gestion de documents de votre logiciel de production (ex : les déclarations de TVA se déposent automatiquement dans le dossier du client) ;
- vous permettre de faire remonter des informations vers votre logiciel métier (ex : les données scannées sont directement intégrées en comptabilité).
Les autres critères de sélection d’une GED comptable
D’autres critères sont à étudier pour vous assurer de choisir le logiciel idéal.
Conformité RGPD et sécurité
Les informations que vous traitez sont souvent hautement confidentielles. Vous devez donc sélectionner une GED qui garantit la sécurité des données. 🔒
Votre logiciel doit ainsi vous protéger contre divers risques :
- les attaques malveillantes (ransomware, piratages, etc.) ;
- les erreurs de manipulation (suppression de dossiers par inadvertance 🚮) ;
- la fraude interne (un collaborateur divulgue des informations compromettantes à un tiers) ;
- les catastrophes naturelles 🔥 ;
- la non-conformité légale (non-respect du RGPD ou d’une norme spécifique d’un client).
💡 La conformité au RGPD constitue par exemple un enjeu majeur si vous souhaitez distribuer les bulletins de paie grâce à votre GED.
Avant d’arrêter votre choix, prêtez attention aux certifications obtenues par l’éditeur. Assurez-vous aussi qu’il soit propriétaire des technologies exploitées, que le logiciel soit conforme au RGPD et qu’il utilise un protocole HTTPS. 🔒
Flexibilité et ergonomie de l’application
La flexibilité de votre GED est essentielle : elle doit pouvoir être installée, prise en main et déployée facilement. Vous devriez pouvoir la paramétrer en quasi-autonomie et sans formation.
Les logiciels SaaS font office de référence puisqu’ils ne nécessitent aucune installation et sont accessibles depuis n’importe quel appareil.
La GED doit aussi être ergonomique pour ses différents utilisateurs. En effet, vos collaborateurs et vos clients seront amenés à travailler avec cet outil au quotidien.
Support client
La GED occupe une place centrale de votre système d’information, la survenance d’incidents peut alors avoir de lourdes conséquences sur son fonctionnement. De plus, elle peut se heurter à des problèmes de compréhension de ses utilisateurs.
Le support de votre prestataire doit être facilement joignable, réactif et efficace, pour débloquer vos collaborateurs et vos clients. Dans l’idéal, ce service est inclus dans l’offre.
L’éditeur devrait aussi vous fournir des ressources qui vous permettent d’appréhender le fonctionnement du logiciel et de résoudre des problèmes basiques (livret d’utilisation 📖, FAQ, etc.).
Coût de la GED : un facteur déterminant ?
Le prix est un critère important, mais qui peut être relativisé. Votre GED restera de toute façon plus économique qu’un archivage papier. 💰
Soyez surtout attentif au :
- rapport qualité / prix, en analysant le gain de productivité et de confort que le logiciel vous apporte au regard de son coût ;
- rapport quantité / prix, en étudiant la capacité de stockage et le nombre d’utilisateurs inclus dans l’offre.
La GED de Welyb remplit bon nombre des critères présentés dans cet article. Elle est ainsi l’une des plus performantes du marché🎖️. Pour découvrir tous ses avantages 👇
