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Experts-comptables : Quelle GED pour mon cabinet ?

By 27 avril 2020 mai 15th, 2020 No Comments
Quelle GED ?

La digitalisation est au coeur des problématiques actuelles du cabinet…

Alors qu’elle n’était considérée que comme une source d’avantage concurrentiel, cette dernière est désormais un facteur clef de succès pour les cabinets. 🏆 La digitalisation est inévitable. Pour 69% des cabinets, elle est une obligation pour le développement de leur structure (Source : Enquête de l’Observatoire 2019 sur la digitalisation).

La GED est un élément central de cette transformation numérique. En effet, il devient essentiel d’avoir une solution pertinente d’aide à la dématérialisation aussi bien en interne qu’en externe (avec les clients et les autres parties prenantes). Ses atouts sont multiples : gain de productivité, confort de travail pour vos collaborateurs, renforcement de l’expérience client, diminution des coûts d’archivage et bien d’autres… 🚀

Cet article vous offre un panorama complet des solutions du marché pour vous aider à trouver quelle GED est la plus adaptée pour votre cabinet.

L’état du marché de la GED pour les experts-comptables en France

Des cabinets globalement bien équipés en GED…

Le premier constat est que les cabinets restent majoritairement équipés d’une GED (surtout dans les cabinets de plus de 50 collaborateurs). C’est ce que montre une étude de l’Observatoire de l’Ordre datée de 2019 à l’occasion du 74 ème Congrès de l’Ordre :

Cependant, même si le nombre de 68% peut appeler à l’optimisme, il est à atténuer. En effet, à l’heure du tout numérique, il apparaît anormal que le taux d’équipement ne soit pas de 100%.

L’utilisation d’une solution de GED va très rapidement devenir essentielle. En 2020, le taux d’équipement au niveau d’un logiciel métier de production comptable est de 100%. Personne n’envisage tenir la comptabilité de ses clients par le biais d’un tableur Excel. Il devrait en être de même pour la gestion des documents.

…mais qui peinent à l’utiliser pleinement

La sous-utilisation des solutions GED est particulièrement visible à l’analyse des modes de transmission des documents aux clients 📁 :

Les échanges papier et courrier représentent une part majoritaire des échanges. ✉ Cette pratique intervient clairement au détriment de l’expérience client.

Une explication de cette mauvaise pratique réside probablement dans le mauvais équipement des cabinets et l’utilisation d’outils sous-performants. Il apparaît clair qu’un cabinet utilisant une solution de GED non performante aura tendance à ne pas l’utiliser. Or, aujourd’hui l’accès aux solutions de GED reste complexe dans les cabinets (inadaptation au télétravail, accès limité pour le client etc.). Seuls 58% des cabinets disposent d’un accès partagé avec le client.

Des solutions GED inadaptées à la profession

Quand bien même le cabinet utilise un outil de partage de documents avec le client, il s’agit souvent d’une solution inadaptée aux contraintes de la profession comme Google Drive, OneDrive, Dropbox ou Wetransfer. Seuls 27% des cabinets utilisent une solution dédiée.

L’heure est cependant au changement. ⏰ Les cabinets l’ont bien compris, c’est pourquoi un quart des cabinets, en particulier ceux de moins de 10 collaborateurs, réfléchit à se doter d’un logiciel de GED.

A travers cet article, nous vous aidons à choisir la GED la plus adaptée pour votre cabinet. A noter que nous avons fait le choix de ne présenter que des GED ayant une portée collaborative. De même, nous ne vous présentons ici que des spécialistes de la GED. Les produits des éditeurs métiers ne seront pas étudiées.

Le constat : les GED Cloud en SaaS sont inévitables

Si certains éditeurs persistent à ne pas proposer de solutions Cloud pour le stockage et la gestion de documents, une majorité ont fait ce choix technologique. Le Cloud est souvent préféré pour plusieurs raisons : sécurité renforcée 🔒, simplicité d’usage, accessibilité de n’importe où, facilité d’usage…

Du point de vue financier, ces solutions sont même souvent plus rentables. En effet, les coûts cachés d’une infrastructure serveur dépassent aisément le surcoût lié à un abonnement cloud. 💰

Cependant, ce choix technique pose de vrais enjeux en matière de propriété des données, de résilience et de souveraineté. Face à ces enjeux, seuls Welyb, avec sa GED décentralisée est à même d’apporter une réponse adéquat.

Le choix de la GED en fonction de la taille du cabinet

Dans cette partie nous vous exposons un panorama des GED disponibles sur le marché. Découvrez aussi notre liste de critères d’évaluation pour vous aider à choisir votre GED.

Quelle GED pour un(e) expert(e)-comptable indépendant(e) ?

Quelle GED
Les + :
  • Simplicité
  • Marque blanche
  • Interconnecté à vos outils
  • Accès web et sur poste local 
  • Application mobile 📱
Les – :
  • Solution payante 💳
  • Pas de recherche full-text
Commentaires :

Welyb vous fournit tous les outils pour gérer vos documents en interne et communiquer avec vos clients.

dropbox
Les + :
  • Simplicité
  • Gratuité
  • Accès web et sur poste local
Les – :
  • Solution non française et peu sécurisée 
  • Non adaptée aux processus métiers

Solution simple pour débuter mais dont vous atteindrez vite les limites

Commentaires :

Solution simple pour débuter mais dont vous atteindrez vite les limites.

onedrive
Quelle GED Sharepoint
Les + :
  • Intégré à la suite Office
  • Accès web et sur poste local
Les – :
  • Solution non française.
  • L’ajout de fonctionnalités additionnelles a un coût élevé 💰
Commentaires :

La fiabilité d’une solution Microsoft mais dont la structure n’est pas adaptée aux besoins spécifiques des cabinets.

Quelle GED pour un petit et moyen cabinet (1 – 50 salariés) ?

Quelle GED
Les + :
  • Simplicité
  • Marque blanche
  • Interconnecté à vos outils
  • Accès web et sur poste local 
  • Application mobile 📱
  • Arborescence polymorphe
  • Utile pour le client
  • Collecte automatique des factures 🧾
  • Utilisateurs illimités 👥
Les – :
  • Pas de recherche full-text
  • Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Commentaires :

Welyb vous fournit tous les outils pour gérer vos documents en interne et communiquer avec vos clients.

Quelle GED RevGED
Les + :
  • Solution robuste
  • Accès web via RevGED Connect et partage avec le client
  • Accès sur poste local
  • Assistance technique 🔧
Les – :
  • GED enregistrée directement sur les serveurs
  • Accès Web limité
  • Pas de gestion de flux de validation
Commentaires :

Solution de GED robuste et dédiée aux cabinets d’expertise comptable.

Quelle GED everial
Les + :
  • Portail client
  • Archivage légal de documents
  • Tableaux de bord
  •  Indépendance des logiciels métiers
Les – :
  • Solution coûteuse 💰
  • Déploiement complexe
  • Convivialité de l’interface
  • Interconnexions faibles
Commentaires :

Solution complète de GED fournissant un grand nombre de fonctionnalités. Le prix et la complexité de déploiement restent un frein à l’utilisation.

Quelle GED pour un cabinet de grande taille (+ de 51 salariés) ?

Quelle GED
Les + :
  • Simplicité
  • Marque blanche
  • Interconnecté à vos outils
  • Accès web et sur poste local 
  • Application mobile 📱
  • Arborescence polymorphe
  • Utile pour le client
  • Collecte automatique des factures 🧾
  • Utilisateurs illimités 👥
Les – :
  • Pas de recherche full-text
  • Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Commentaires :

Welyb vous fournit tous les outils pour gérer vos documents en interne et communiquer avec vos clients.

Quelle GED everial
Les + :
  • Portail client
  • Archivage légal de documents
  • Tableaux de bord
  •  Indépendance des logiciels métiers
Les – :
  • Solution coûteuse 💰
  • Déploiement complexe
  • Convivialité de l’interface
  • Interconnexions faibles
Commentaires :

Solution complète de GED fournissant un grand nombre de fonctionnalités. Le prix et la complexité de déploiement restent un frein à l’utilisation.

Solution de votre outil de production

Les + :
  • Intégration avec votre SI actuel
  • Support généralement dédié
Les – :
  • Interconnexions souvent faibles
  • Dépendance vis à vis d’un seul éditeur
Commentaires :

La GED de votre outil de production peut souvent être adaptée pour une utilisation interne. Pour du collaboratif, il peut être pertinent de s’interconnecter avec une solution comme Welyb.

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