Quels sont les avantages d’une GED pour les experts-comptables ?

Quels sont les avantages d’une GED pour les experts-comptables ?

Une pile de dossiers renversée, des feuilles éparpillées dans toute la pièce, 🌪️📄c’est un peu le scénario catastrophe pour un collaborateur en pleine période fiscale. Heureusement, pour les cabinets équipés d’une gestion électronique des documents (GED), le classement et le stockage des justificatifs ne sont plus un problème. 

La GED représente également le parfait outil pour accompagner les experts-comptables dans la transition numérique et la mise en place de la facturation électronique. Quels sont ses autres atouts ? 

Découvrez comment la GED vous aide à améliorer la productivité de votre cabinet et à renforcer la sécurité des données. Dans cet article, nous avons décidé de nous concentrer sur les avantages des GED en mode Saas, basées sur la technologie du Cloud, et conçues spécifiquement pour les cabinets comptables.

Amélioration de la productivité du cabinet comptable

L’utilisation de la gestion électronique des documents entraîne mécaniquement un gain de productivité pour les cabinets comptables. Elle contribue, en effet, à améliorer le quotidien de vos équipes, les échanges avec les clients ainsi que le fonctionnement global de votre structure. Comment ? 🤔

En premier lieu, la GED devient le point d’entrée unique pour la collecte de documents au format électronique. Vous harmonisez ainsi les pratiques, mettez fin aux justificatifs papier et centralisez les informations au sein d’un même outil collaboratif. Finies les heures passées à trier les reçus entassés dans une boîte à chaussures. 📦

Désormais, vous identifiez rapidement les renseignements manquants. La digitalisation facilite l’automatisation des tâches et notamment celles de la collecte des factures et de leur classement dans les bons dossiers. De même, vous paramétrez des notifications pour rappeler à vos clients de vous transmettre les données. Vous fiabilisez vos procédures et limitez les risques d’erreur, d’oubli ou de perte des pièces comptables. 

Certaines fonctionnalités permettent à vos équipes de gagner du temps comme la recherche de documents selon leur titre ou l’interconnexion avec les autres outils du cabinet. De manière générale, plus la GED est simple et intuitive, plus il sera facile de l’intégrer dans votre organisation.

Enfin, les solutions en mode Saas proposent d’assurer le stockage sur le Cloud afin de pouvoir accéder aux dossiers de n’importe où et de réduire les coûts de l’archivage papier. 🚀

Renforcement de la sécurité des données

Les justificatifs originaux et matérialisés ont un côté rassurant face au risque de piratage ou de cyberattaque dont peuvent faire l’objet des plateformes 100 % numériques. Toutefois, ils possèdent également leurs petits défauts : dégradation de leur qualité après quelques années de conservation, perte, vol ou encore destruction à la suite d’une catastrophe naturelle. (🔥+🌪=😱)

Les GED offrent une bien meilleure traçabilité des pièces comptables. Certaines solutions de gestion électronique prévoient aussi l’archivage à valeur probante. Celui-ci garantit l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents dans le temps.  

Néanmoins, la sécurité des données reste une préoccupation constante des cabinets. Les fraudes internes et externes, les mauvaises manipulations ou le non-respect du RGPD représentent autant de défis à relever au quotidien. Pour répondre aux besoins croissants de protection des données, les éditeurs de GED proposent des fonctionnalités adaptées : 

• Personnalisation des accès : vous attribuez des droits de consultation ou d’édition selon le profil des différents utilisateurs (collaborateurs, clients, salariés de vos clients…).
• Utilisation du protocole HTTPS 🔐avec chiffrage des informations échangées sur la plateforme.
• Conformité légale au RGPD : un délégué à la protection des données (DPO) vérifie la conformité de la GED. 

💡Le saviez-vous ? La GED de Welyb intègre la signature électronique pour assurer l’authenticité et la légalité de la signature des documents numériques tels que vos lettres de mission ou vos notes d’honoraires.

Digitalisation de la profession d’expert-comptable

Avec l’arrivée de la facturation électronique, les cabinets d’expertise comptable doivent sauter le pas et digitaliser leurs procédures d’envoi et de réception de documents. Le choix d’une GED en mode Saas, adaptée à la profession, participe à la réussite de la transformation numérique. 🌟

Vous vous préparez ainsi au traitement de masse des flux digitaux, à condition de sélectionner le bon outil, capable d’évoluer et d’interagir avec les nouveaux acteurs de la dématérialisation (PDP, OD et PPF). 

L’enjeu est de taille, car chaque entreprise pourra opter pour un prestataire différent pour émettre, transmettre et réceptionner ses factures. La GED deviendra donc un point d’ancrage indispensable pour récupérer et centraliser les justificatifs, quelle que soit la solution de facturation choisie par vos clients.  

💡Poursuivez votre lecture et découvrez comment réussir la digitalisation de votre cabinet comptable. 

Valorisation de votre offre de services

La GED représente un service à forte valeur ajoutée pour vos clients et un moyen efficace de les fidéliser. Vous accompagnez ainsi les entreprises vers le digital en proposant une solution de dématérialisation de leurs process. 🖥️📲

Pour bien gérer la paie, par exemple, il faut faire preuve de rigueur et de rapidité, récupérer les variables nécessaires, puis établir les bulletins et les déclarations sociales. La GED accélère les échanges et met en relation le cabinet, l’entreprise et ses salariés grâce à des accès individualisés.

Meilleure collaboration interne et externe

En général, les GED en mode Saas sont simples à installer et à utiliser (sinon, fuyez !). 😅🏃‍♂️ Elles remportent l’adhésion de vos employés comme de vos clients. Il faut avouer qu’elles disposent de sérieux atouts, surtout quand elles intègrent un système de messagerie instantanée ou une fonctionnalité de visioconférence. 💬 

Vos collaborateurs peuvent ainsi travailler en équipe sur un même dossier et communiquer, en direct, avec le client. Les documents partagés s’affichent dans les bons dossiers en fonction de l’arborescence paramétrée.

Les GED autorisent également un accès multiplateforme (mobile, web, poste local…) qui favorise la mobilité et le télétravail. Vos collaborateurs bénéficient d’un réel confort au quotidien, un point à mettre en avant pour valoriser votre marque employeur, au moment d’attirer les talents. 

Experts-comptables : Comment choisir la meilleure GED ?

Pour profiter des avantages d’une GED en mode Saas, il est important de bien choisir la solution à déployer dans votre cabinet. Assurez-vous que l’outil regroupe un certain nombre de caractéristiques. 

• Une solution Cloud adaptée au métier d’expert-comptable, qui tient compte de vos contraintes et obligations légales.
• Une prise en main simple et rapide pour lever toute résistance au changement.  
• Un accès multiplateforme 🌐 (mobile, web, poste local) et un nombre d’utilisateurs illimité.
• Un accompagnement sur mesure pour répondre aux éventuelles difficultés que vous rencontrerez.
• Un outil conforme à la réglementation RGPD, pour garantir la protection des données.🔒
• Une compatibilité étendue aux solutions logicielles existantes et demain aux OD, PDP et PPF.
• Des fonctionnalités complémentaires telles que la signature électronique ou la personnalisation de l’interface aux couleurs du cabinet.

Le GED de Welyb a été spécialement conçue pour accompagner les experts-comptables dans leurs missions. Centralisez, stockez et partagez les données tout en optimisant la gestion interne et externe du cabinet, tels sont les objectifs 🎯que vous pouvez atteindre avec Welyb. Testez gratuitement notre solution