Automatisation de la Paie : Enjeux et Stratégie

Les tâches relatives à la préparation des bulletins de salaire sont souvent chronophages. ⏳ Peu épanouissantes pour les opérateurs, elles peuvent être source d'inattention. Grâce à l’automatisation de la paie, vous évitez les erreurs et vous pouvez vous concentrer sur des missions plus stratégiques. Welyb vous présente tous les avantages 🚀 de cette solution et les modalités pratiques de sa mise en œuvre.

L’automatisation de la paie : comment ça fonctionne ?

L’automatisation de la paie consiste à utiliser des technologies informatiques pour réaliser certaines tâches liées à la gestion du personnel. L’objectif est une optimisation de ces processus, qui peut se traduire par un gain de temps, une réduction du risque d’erreurs ou une meilleure maîtrise des coûts.

Dans la pratique, vous confiez à des logiciels des travaux qui étaient autrefois exécutés par les gestionnaires. Ainsi, vos équipes peuvent se consacrer à des missions apportant une réelle valeur ajoutée à vos clients.

De nombreuses tâches peuvent être automatisées. Elles incluent :

• le calcul des rémunérations ;
• l’élaboration et la distribution des bulletins de paie 📧 ;
• la préparation des déclarations sociales obligatoires (DSN) ;
• le versement des salaires💸 ;
• le traitement des notes de frais ;
• le suivi des compteurs de congés payés⛱️.

Les logiciels de production sociale ne remplacent pas pour autant toute intervention humaine. Voici quelques exemples de missions plus délicates à automatiser :

• l’adaptation aux spécificités de la convention collective ;
• la veille réglementaire ;
• le recrutement 🤝 ;
• la rédaction des contrats de travail ;
• l’interprétation des données liées au personnel.

Ainsi, l’expertise des gestionnaires de paie demeure plus que jamais indispensable pour les entreprises et les cabinets !

Les atouts d’une gestion automatisée des salaires

Automatiser, c’est bien. Mais quels avantages pratiques cela vous apporte-t-il ? Faisons le point !

Rapidité d’exécution

La paie nécessite le traitement de centaines ou de milliers de données. Dans le même temps, vos clients attendent que vous respectiez des échéances strictes. ⌛ En effet, si les membres de leur personnel ne reçoivent pas leur salaire à la date habituelle, ils risquent fort d’être mécontents !

Or, ce n’est plus un secret… Pour la réalisation de tâches répétitives, les systèmes automatisés sont plus performants que les humains !

Réduction des erreurs

Le caractère répétitif d’une tâche est souvent source d'inattention, qui peut entraîner des conséquences plus ou moins graves. Fort heureusement, les logiciels ne sont pas sujets à l’ennui. S’ils sont bien programmés, ils vous permettent d’éviter les erreurs.

💡Vous gagnez alors en crédibilité auprès de vos clients !

Maîtrise des coûts

Vos échéances approchent et vous avez la tête dans le guidon. Vous ne parvenez pas à identifier la source de ce maudit écart sur vos compteurs de congés payés 😰. Par conséquent, le budget initialement consacré à votre client explose. Vous êtes-vous déjà retrouvé dans une situation similaire ?

Grâce à l’automatisation, ces événements se raréfient et vous maîtrisez davantage vos coûts.

Garanties en matière de sécurité

Les logiciels de paie sont des outils sécurisés. Les données de vos clients et celles de leurs collaborateurs sont ainsi protégées 🔒.

Par ailleurs, ils vous offrent certaines garanties en matière de conformité réglementaire. Le droit social étant sujet à de fréquentes évolutions législatives, il est rassurant d’utiliser des technologies qui les prennent en compte.

Suivi des dossiers plus efficace

Les outils d’automatisation de la paie permettent un meilleur suivi des documents et des informations. Couplés à une GED performante, ils facilitent le quotidien des gestionnaires. La transmission et le classement des différentes pièces se rapportant à un salarié y sont intuitifs. Vous-même, ainsi que vos collaborateurs, pouvez alors retrouver rapidement les justificatifs dont vous avez besoin🧾.

Certains logiciels de gestion sociale offrent également la possibilité de programmer des rappels ⏰. Le temps des relances par mail et des retards dans la préparation des fiches de paie est ainsi révolu !

Les enjeux liés à l’automatisation et à la digitalisation des process

Pour réussir votre démarche d’automatisation, vous devez bien préparer cette transformation.

Paramétrez les logiciels et formez leurs utilisateurs

Après avoir choisi un outil capable de répondre à vos besoins, vous devez l’implémenter et le paramétrer. Ne négligez pas cette étape ! ⚠️ Elle est essentielle pour que la technologie ne soit pas source d’erreurs et vous fasse vraiment gagner du temps.

👉 Identifiez les spécificités de chacun de vos clients et assurez-vous qu’elles soient correctement traitées. Il peut s’agir de particularités internes ou liées aux réglementations propres à un secteur d’activité. L’éditeur du logiciel peut vous aider à réaliser ce travail.

Ensuite, vous devez former vos collaborateurs à ce nouveau fonctionnement. La connaissance des outils est primordiale pour maximiser les bénéfices qu’ils génèrent.

C’est également le moment de mettre en garde vos équipes sur les points de vigilance à observer. En effet, l’automatisation ne doit pas être synonyme de confiance aveugle ! Certaines opérations complexes ou non récurrentes peuvent conduire à des erreurs. La mission du gestionnaire consiste alors à valider, et le cas échéant à corriger, les travaux réalisés par votre logiciel de production sociale.

Par ailleurs, soyez attentifs à la protection des données et aux exigences du RGPD. Certaines pratiques sont à proscrire, à l’image de l’envoi des bulletins de salaire par mail. Profitez de la digitalisation de vos procédures de paie pour identifier des solutions plus fiables, telles que le recours à un coffre-fort numérique ou à une GED sécurisée.

Adaptez vos missions pour apporter une plus-value

Vos tâches ne doivent pas se limiter à la revue des travaux de votre logiciel !

Vous devez profiter du gain de temps octroyé par l’automatisation de la paie pour renforcer votre offre de services. Mettez en place des « petits plus » qui vous permettront de vous démarquer de vos concurrents. Vous n’êtes plus de simples exécutants, mais de véritables partenaires pour vos clients !

Vous pouvez par exemple concevoir des outils d’analyse 📊 à leur présenter. À partir des données qu’ils traitent, certains logiciels peuvent d’ailleurs générer des tableaux de bord. Ils mettent en avant l’évolution des effectifs, de la masse salariale, du taux d’absentéisme, etc.

Vous pouvez également construire des supports de veille réglementaire. Ils peuvent prendre la forme de newsletters 📧, de webinaires ou de formations portant sur les dernières actualités liées à la paie. 

Les opportunités de vous démarquer sont nombreuses !🥇

Les solutions de gestion de la paie : Stratégie et critères de sélection

Avant de choisir votre logiciel de paie, vous devez identifier vos besoins et les attentes que vous placez dans cette technologie. 

💡Différents critères sont à prendre en considération :

• ses fonctionnalités ;
• sa facilité d’utilisation ;
• sa complémentarité avec vos outils existants ;
• sa flexibilité et sa capacité à intégrer les spécificités de vos clients ;
• son rapport coût/bénéfices. 

Par ailleurs, l’automatisation de la paie doit être incluse dans une vision globale de la transformation numérique de l’entreprise. En effet, les logiciels de production et les outils CRM, pour ne citer qu’eux, sont désormais incontournables.

Pour une plus grande efficacité, incitez vos clients à créer des synergies entre ces différentes technologies. Par exemple, en optant pour un ERP qui permet la saisie des temps par les collaborateurs, vous n’avez plus besoin de reporter ces informations dans le logiciel de paie. Celui-ci calcule alors directement les heures supplémentaires, à partir des données transmises.

À l’image de l’automatisation des processus, la gestion sociale est en pleine transformation. L’essor de l’intelligence artificielle va conduire à la création d’outils technologiques de plus en plus efficaces. Par ailleurs, les entreprises doivent tendre vers la dématérialisation de leurs bulletins de salaire.

💡 Welyb peut également vous aider à optimiser votre production sociale. Notre GED facilite les interactions avec vos clients, en permettant le dépôt, le stockage et la consultation des différents documents relatifs à la paie. Vous limitez ainsi les échanges par mail, ce qui constitue un gain en matière de temps et de sécurité des données. 👌

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Découvrez comment Welyb vous aide à rendre vos collaborations plus efficaces !