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Chers gestionnaires de paie, vous le voyez au quotidien dans vos métiers, la gestion des bulletins de paie est une tâche cruciale qui nécessite une approche sécurisée et efficiente. Selon les résultats de l'édition 2023 du baromètre Ifop pour Mastercard, 85 % des TPE considèrent la sécurité des données 🔒 comme un enjeu majeur lorsqu’il s’agit du numérique. Pourtant, dans de nombreux cas encore, les bulletins de paie sont encore distribués par e-mail 📧, une solution à moindre coût, mais qui ne garantit pas vraiment une grande sécurité (Lire notre article “Envoi des bulletins de paie par mail : le point complet en 3 questions !”).
Dans cet article, nous explorons deux solutions clés pour la gestion des bulletins de paie qui permettent non seulement de les distribuer, mais également de les stocker de façon sécurisée : le coffre-fort numérique et la Gestion Électronique de Documents (GED).
Nous analyserons leurs caractéristiques, avantages et nous essayerons de vous apporter le meilleur comparatif possible pour aider à faire le meilleur choix adapté à vos besoins spécifiques, en tenant compte des références légales et normes en vigueur, notamment le RGPD.
Coffre-fort Numérique: Sécurité et Accessibilité pour les Bulletins de Paie
Le coffre-fort numérique est une solution innovante offrant une sécurité maximale et une accessibilité sans précédent pour les bulletins de paie. Selon une étude menée par le cabinet de recherche Market Research Future, le marché mondial des coffres-forts numériques devrait connaître une croissance significative 📈 au cours des prochaines années, en raison de la demande croissante de solutions de stockage sécurisé.
Qu'est-ce qu'un Coffre-fort Numérique ?
Un coffre-fort numérique est une plateforme sécurisée permettant de stocker, organiser et partager des documents de manière électronique. Accessible par un système d’identification sécurisé, il garantit l’intégrité et la conformité d’un document 📄. L’accès est personnel, dans le cas d’un salarié par exemple : ni son employeur ni le prestataire du coffre-fort ne peuvent accéder au contenu.
Utilité et Avantages
- Sécurité Renforcée 🔒 : Le coffre-fort numérique utilise un cryptage de bout en bout, garantissant la confidentialité des bulletins de paie contre toute menace potentielle.
- Accessibilité 24/7 ⏲️: Le coffre-fort offre la possibilité d'accéder aux documents en tout temps et depuis n'importe quel endroit. Il facilite la collaboration entre les gestionnaires de paie et leurs clients.
Le coffre-fort numérique offre une approche sécurisée et flexible pour la gestion des bulletins de paie, assurant la confidentialité tout en facilitant l'accès aux informations cruciales.
8 exemples de Coffre-forts Numériques en 2023 :
Parmi les coffres-forts les plus cités dans les comparatifs sur internet, nous pouvons en citer 7 :
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Fondée en 2001, Cecurity.com est maintenant considéré comme un acteur historique et incontournable de la dématérialisation et de l’archivage électronique en Europe. Il s’agit de l’éditeur leader sur les solutions de coffre-fort numérique en France.
Coffreo est une entreprise française créée en 2007, elle propose une plateforme de gestion du personnel complète avec coffre-fort électronique offrant un archivage probatoire pour les bulletins de salaires et contrats de travail.
Créer en 2009, Digiposte, coffre-fort électronique du Groupe La Poste, est l’un des pionniers en matière de dématérialisation des flux documentaires et processus RH.
eDocPerso est le coffre-fort électronique de Silae. Il permet d'automatiser la collecte des pièces et d’archiver en ligne l’ensemble des documents professionnels et personnels.
MyPeopleDoc est également une entreprise française créée en 2008. La plateforme en ligne sécurisée permet de dématérialiser de nombreux documents comme les bulletins de paie tout en restant conforme à la réglementation. Ses principales fonctionnalités sont : la distribution simplifiée des documents RH, l’archivage des fichiers, une gestion optimisée des missions RH.
Avec Pagga Bulletin paie, l'éditeur de solution RH et finance, Luccaa propose une solution de coffre-fort numérique spécialisée dans la distribution des bulletins de paie dématérialisés. Cet outil est idéal pour les TPE et PME qui n’utilisent pas de solution SIRH.
La GED Sécurisée : Une Alternative Pragmatique pour la gestion des bulletins de paie
La GED sécurisée, émerge comme une alternative pragmatique pour la gestion des documents 📂, y compris les bulletins de paie. Nous le voyons notamment auprès de nos partenaires experts-comptables, GED est d'ailleurs devenue un pilier central de la transformation numérique des entreprises.
Qu'est-ce qu'une GED Sécurisée ?
La GED est un système informatisé permettant de collecter, organiser, stocker et partager des documents de manière électronique. Elle offre une approche plus large que le simple stockage, incluant la gestion des flux de travail et l'automatisation des processus documentaires ⚙️. La GED est un outil très plébiscité par les experts-comptables et leurs clients, mais c’est un outil qui peut aussi s’avérer très utile pour les gestionnaires de paie pour optimiser les processus de production sociale. 🚀
Utilité et Avantages
- Coût Avantageux 🪙 : les solutions de GED pourraient réduire les coûts liés à la gestion documentaire jusqu’à 20 à 30% en moyenne.
- Intégration Transparente 🔗 : Elle s'intègre facilement aux systèmes existants, minimisant les perturbations opérationnelles.
La GED sécurisée offre une approche holistique de la gestion des documents, combinant stockage sécurisé et automatisation des flux de travail pour une gestion optimale des bulletins de paie.
Exemples de GED Sécurisées :
Parmi les plus connues auprès des entreprises :
- M-Files : Pour les entreprises de plus de 50 salariés ;
- Zeendoc : Pour entreprises de 2 à 250 salariés ;
- Youdoc : Pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Cependant ces GED sont en général orientées grandes entreprises 🏢 et sont peu adaptées aux gestionnaires de paie et à leurs clients majoritairement TPE-PME.
Pour cela, il existe des GED spécialisées telles que Welyb qui s’adresse aux experts-comptables et aux gestionnaires de paie. Ce type de GED, tant utile pour vous que pour vos clients entrepreneurs, vous garantit de meilleurs échanges et une meilleure collaboration avec ces derniers. Nous y reviendrons ultérieurement.
Bulletins de paie : le comparatif Coffre-fort Numérique VS GED
Dans le contexte de la gestion des bulletins de paie, comparons ces deux solutions en nous basant sur 3 critères clés : la sécurité, l’accessibilité, la productivité et enfin le coût.
Sécurité
Le coffre-fort Numérique utilise un cryptage avancé pour garantir la confidentialité des documents.
De son côté, la GED Sécurisée intègre des fonctionnalités de sécurité robustes, mais peut nécessiter des mesures supplémentaires pour atteindre le niveau de cryptage d'un coffre-fort numérique.
💡 Bon à savoir :
En général, on pense souvent, à tort, que le coffre-fort électronique est l’allié numéro 1 pour être conforme au RGPD. Cependant, tous ne le sont pas forcément. Le RGPD impose des normes strictes sur la protection des données personnelles, et une GED, tout comme un coffre-fort numérique, doit être conforme à ces exigences ✅. Parmi les critères à respecter, nous retrouvons notamment : la localisation des serveurs dans l’Union Européenne, le chiffrement et la sécurité des données, le contrôle des accès et la gestion des droits. Pour en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre article dédié “RGPD : comment se conformer à la réglementation en tant qu’expert-comptable ?”.
Accessibilité
Le Coffre-fort Numérique assure une accessibilité 24/7, alors que pour la GED Sécurisée, l’accessibilité peut être différente d’une GED à une autre.
Les solutions de GED en SaaS permettent, tout comme les coffre-forts électroniques, une accessibilité 24/7. 🌐
Automatisations
Selon une étude réalisée pour L'Usine Digitale et Blue Prism par Infopro Digital Etudes, l'automatisation peut réduire les erreurs humaines de 36%.
La GED sécurisée offre une automatisation plus poussée des flux de travail qu’un coffre-fort numérique, notamment grâce à ses fonctionnalités étendues, favorisant une gestion documentaire plus fluide. La GED permet notamment d'automatiser des process de travail chronophage pour gagner du temps ⏳ ou encore des flux de documents d'un outil à un autre.
Coût
Le Coffre-fort Numérique peut avoir un modèle tarifaire transparent, mais le coût peut très vite varier en fonction des fonctionnalités offertes. D’ordre général, son coût est plus élevé que la GED sécurisée 💰. Cette dernière est souvent plus économique à long terme, avec des options de personnalisation pour s'adapter aux besoins budgétaires.
La GED de Welyb un bon compromis pour la gestion des bulletins de paie
Si vous êtes à la recherche d'une solution complète, alliant sécurité, accessibilité et automatisation des flux de travail, la GED de Welyb se distingue comme une option particulièrement adaptée 👌, notamment si vous êtes gestionnaire de paie ou encore expert-comptable.
Avantages de la GED de Welyb
- Coût Compétitif 🪙 : Welyb s’adapte à votre structure ainsi qu’à vos besoins et offre une gestion électronique des documents à un coût compétitif permettant des économies tout en maintenant un niveau élevé de sécurité.
- Sécurité et RGPD 🔐 : Avec son système d’authentification robuste, sa gestion fine des droits d’accès, son hébergement en France, le cryptage des données ou encore la journalisation des actions pour garantir une traçabilité des données, la GED de Welyb répond favorablement à l’ensemble des critères de sécurité et assure une mise conformité RGPD. Avec Welyb, les entrepreneurs peuvent ouvrir des accès personnels et privés à tous leurs salariés pour la gestion de leurs documents professionnels et personnels et notamment pour y recevoir leurs bulletins de paie conformément au RGPD.
- Facilité d'Utilisation 😌 : Reconnue pour sa convivialité, l'interface intuitive de Welyb facilite la navigation et l'adoption rapide par les équipes et par les clients.
- Collaboration 🤝 : Au delà de la GED, Welyb est un véritable outil collaboratif. Il facilite les échanges avec ses collaborateurs mais aussi et surtout avec les clients. La GED est autant utile au quotidien pour vous que vos clients qui peuvent y gérer l'ensemble des documents de leurs entreprises (que ce soit du juridique, de la comptabilité, du social...)
- Accessibilité 🌐 : La GED de Welyb est une solution SaaS, elle est accessible en tout temps et de n’importe où depuis un ordinateur ou un smartphone grâce à son application mobile.
- Automatisations ⚙️ : Welyb facilite et automatise vos process, que ce soit la collecte des documents grâce à 4 moyens de collecte (connecteurs marchands, dépôts rapides, application mobile de scanérisation, mails de collecte), ou encore les rappels clients pour collecter les pièces dans les temps.
- Interconnexion avec les Outils de Production Sociale 🔗 : Welyb s’interconnecte avec un maximum d’outils métiers et d’outils entreprises. La GED vous permet ainsi d'automatiser tout votre processus de production sociale de la collecte des variables de paie à la transmission des bulletins de salaire à vos clients et à leurs salariés.
En conclusion, la décision entre un coffre-fort numérique et une GED sécurisée dépend de vos besoins spécifiques en tant que gestionnaire de paie ou expert-comptable. Si la sécurité et l'accessibilité 24/7 sont primordiales, un coffre-fort numérique peut être la solution idéale. Cependant, si vous recherchez une approche holistique avec une automatisation avancée des flux de travail, la GED de Welyb se positionne comme une alternative pragmatique.
Évaluez attentivement les avantages et inconvénients de chaque solution, en gardant à l'esprit les références légales telles que le RGPD et les normes en vigueur. Que vous optiez pour un coffre-fort numérique ou pour la GED de Welyb, l'objectif ultime reste la gestion optimale des bulletins de paie tout en préservant la confidentialité des informations sensibles. 🔒
