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Avec l’introduction de technologies comme l’intelligence artificielle générative qui fait des émules depuis l’apparition de ChatGPT ou l’apparition de logiciels d’automatisation, la comptabilité connaît un changement important dans ses processus. Il ne faut pas d’emblée considérer cela comme une menace, mais comme une opportunité pour améliorer la productivité de votre cabinet grâce au temps que cela vous fait gagner. Cela implique bien sûr d’utiliser ces outils correctement. Voici quelques pistes pour introduire l’automatisation de vos processus au sein de votre cabinet !
Automatisation dans la comptabilité : de quoi parle-t-on ?
L’automatisation de la paie
D’après une étude menée par le cabinet Deloitte, le taux de probabilité que les métiers d’expertise-comptable soient automatisés en 2036 atteint 95 %. Dans ce domaine, on parle avant tout de l’automatisation de certaines tâches comme la paie, les opérations de pré-comptabilité ou encore l’intégration de l’IA générative. 🤖
👉 Lire notre article sur l’automatisation de la paie pour les gestionnaires
L’automatisation de la paie consiste à confier à des logiciels certaines tâches qui étaient réalisées par des gestionnaires :
- le calcul des salaires ;
- l’élaboration et la distribution des bulletins de paie ;
- le versement des salaires ;
- le traitement des notes de frais ;
- ou encore le suivi des congés payés.
Les logiciels qui effectuent ce type de fonctionnalité sont souvent payants. Leur coût dépend généralement des volumes traités : plus ils sont conséquents, plus les prix le sont aussi.
L’automatisation de la saisie comptable
Certains outils vous permettent d’exécuter les opérations de pré-comptabilité de façon automatique et de centraliser les documents de vos clients. La plupart de ces logiciels intègrent des fonctionnalités de scan et de reconnaissance des informations pour les documents au format papier. Cela concerne donc les factures en format papier qu’il suffit de prendre en photo pour les ajouter au logiciel choisi. Cela limite le risque d’oubli et rend la collecte plus efficace puisqu’ils ont généralement un taux de reconnaissance entre 95 et 99,9 %. C’est également ce qui assure une conformité légale, notamment en matière de facturation électronique. ✉️
Souvent, une intelligence artificielle est ajoutée au logiciel afin d’analyser le type de document et ainsi le classer plus facilement. Grâce aux modèles prédictifs, les erreurs et les incohérences peuvent être identifiées plus facilement. Cette technologie a aussi pour avantage de limiter la fraude grâce à des systèmes de vérification.
Les IA génératives
L’automatisation, avec l’apparition des IA génératives, dont ChatGPT est de loin la plus connue, concerne également le contenu. Vous pouvez utiliser ces technologies pour rédiger plus rapidement des mails par exemple. Cela peut concerner des mails de relance ou des réponses à des demandes d’informations de certains clients. Vous pouvez paramétrer l’IA pour essayer de limiter les erreurs qu’elle pourrait commettre. Dans la mesure où ce risque est bien présent, il vaut mieux, dans un premier temps, relire les réponses proposées.
Une IA générative peut également vous aider en ce qui concerne les analyses sectorielles et les rapports financiers mensuels. En effet, l’IA générative est assez efficace pour analyser les données qu’on peut lui transmettre via un prompt. ⌨️
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Automatisation de votre cabinet : quels avantages ?
L’avantage principal que permet l’automatisation réside dans le gain de temps qu’elle engendre. En effet, vous n’avez désormais plus qu’à vous doter d’un logiciel qui s’occupe d’une tâche spécifique ou d’un ensemble, d’effectuer les paramétrages et de lancer l’exécution. Désormais certaines tâches exécutées en plusieurs minutes peuvent l’être en seulement quelques secondes. Quand on les cumule, cela représente un gain de temps considérable.
Ce temps gagné peut ensuite être réinvesti dans d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme la prospection et le conseil. D’ailleurs, avec certains logiciels comptables, vous pouvez également automatiser le suivi de vos indicateurs clés.
Ensuite, l’automatisation a pour bénéfice de limiter le nombre d’erreurs et le coût de fonctionnement de votre cabinet. La saisie manuelle s’accompagne nécessairement d’erreurs humaines à cause de la fatigue ou de l’inattention. Le temps passé en correction et vérification représente également une économie à tous les niveaux.
Grâce à l’intégration automatique, vous gagnez donc en crédibilité auprès de vos clients. Enfin, l’automatisation comptable améliore la conformité et la sécurité des cabinets. Elle facilite le respect des normes en vigueur et assure une traçabilité rigoureuse, indispensable pour les audits et les obligations légales. ✅
Comment mettre en place l’automatisation de certains process dans son cabinet ?
Installer les bons logiciels
Pour choisir parmi les logiciels d’automatisation, vous pouvez opter pour ceux qui sont les plus intéressants en termes de fonctionnalités. Les principales consistent à collecter, extraire et transmettre les données essentielles à la production de vos documents de synthèse.
Suivre des formations
La mise en place de technologies avancées comme l’IA générative nécessite souvent une formation préalable. En effet, pour bien utiliser ce type d’outil, il faut souvent maîtriser des notions de prompt engineering (comment bien rédiger les instructions à l’IA) et de confidentialité des données. Si vous utilisez des documents de clients, il faut ainsi veiller à ne pas transmettre d’informations confidentielles. Certains logiciels, s’ils sont mal configurés, peuvent utiliser les données reçues pour continuer à améliorer leurs réponses et potentiellement les intégrer à leurs bases. C’est pour cela qu’il paraît important de se former grâce à des interventions au sein de votre cabinet. Certains événements comme le Congrès des experts-comptables ou encore l’université des experts-comptables qui ont lieu tous deux en septembre proposent des séminaires et des conférences sur ce sujet. L’IA est un enjeu très important et constitue un des sujets les plus traités dans les deux événements de cette année. Vous pouvez ainsi vous former en y assistant. Pour ceux qui n’habitent ni à Paris ni à Lyon, il y a même des conférences en ligne ! 💻
🧑🎓 Lire notre article sur les événements 2025 pour les experts-comptables (université d’été et congrès)
L’utilisation d’outils comme la GED
Ajouter une GED (gestion électronique des documents) aux logiciels d’automatisation comptable renforce la centralisation des données collectées. Ce type de logiciel constitue en effet un seul point d’entrée puisqu’il permet l’interconnexion de vos outils. Concrètement, vous n’avez plus besoin de multiplier les interfaces de connexion : tout est au même endroit. La GED de Welyb propose, par exemple, une interopérabilité avec 80 logiciels comptables parmi les plus répandus. De plus, les données sont transférées des logiciels à la GED, ce qui permet un meilleur suivi des dossiers et une actualisation très régulière.
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Au-delà de cet aspect, une GED propose un espace partagé entre vos clients et vous afin d’intégrer des documents en temps réel. Ceux-ci sont donc directement ajoutés aux deux espaces de façon automatique, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Pour renforcer cet aspect, l’une des fonctionnalités consiste à mettre en place des rappels automatiques très pratiques pour l’édition de la déclaration de la TVA ou encore l’obtention des variables de paie par exemple. ⏲️
