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En tant qu’expert-comptable, vous avez pu confier un dossier à l’un de vos confrères ou, au contraire, en avoir repris un. Dans ce cadre, beaucoup de questions se posent par rapport aux honoraires dus à l’ancien cabinet et la manière de transmettre les dossiers, en particulier les données informatisées du client comme le Fichier des Écritures Comptables (FEC). Des outils comme une GED (gestion électronique des documents) s’avèrent efficaces dans ce contexte puisqu’ils permettent de regrouper facilement les documents des clients au sein du même espace. 💻
Reprise des dossiers : dans quels cas ?
Une reprise de dossiers consiste à reprendre la main sur une mission en cours auprès d’un autre expert-comptable. Cela implique de transférer des documents et de formaliser le transfert grâce à une lettre de reprise de dossier. ✉️
Cela peut avoir lieu dans les cas suivants :
- la résiliation de la mission en cours par le client : un client peut décider de cesser la mission en cours sans justification. Il doit juste résilier la lettre de mission et respecter le préavis qui a été fixé en amont.
- l’arrêt de l’activité d’un expert-comptable en cas de départ à la retraite par exemple ;
- un manque de confiance suite à des erreurs ou des délais de réponse trop importants par exemple ;
Reprise des dossiers : quelle est la réglementation ?
La reprise des dossiers entre experts-comptables est évoquée dans l’article 163 du Code de déontologie dont le décret du 30 mars 2012 précise : “Les personnes mentionnées à l’article 141 appelées par un client ou adhérent à remplacer un confrère ne peuvent accepter leur mission qu’après en avoir informé ce dernier. [...] Lorsque les honoraires dus à leur prédécesseur résultent d’une convention conforme aux règles professionnelles, elles doivent s’efforcer d’obtenir la justification du paiement desdits honoraires avant de commencer leur mission. À défaut, elles doivent en référer au président du Conseil régional de l’Ordre et faire toutes réserves nécessaires auprès du client ou adhérent avant d’entrer en fonction.” 📖
Cet article concerne les experts-comptables, les sociétés d’expertise comptable et les AGC (association de gestion et de comptabilité).
Cela ne s’applique cependant pas à certains cas :
- les missions dont la durée est limitée légalement comme les missions légales auprès des comités d’entreprise ;
- les missions ponctuelles réalisées pour un client qui a déjà un expert-comptable (mission d’évaluation pour une société dont les comptes sont établis par un autre cabinet).
Dans ces derniers cas, il est quand même recommandé de prévenir l’expert-comptable concerné. Pour ce faire, vous pouvez soit envoyer un courrier à l’ancien cabinet lors d’une reprise de dossier, soit, pour une mission ponctuelle, écrire à l’expert-comptable déjà en place. 📤
Les étapes de reprise des dossiers
Informer le prédécesseur
La mission que vous voulez reprendre ne peut débuter qu’à partir du moment où le prédécesseur en a été informé. En pratique, il arrive que le client signe la lettre de mission avant même que le nouvel expert-comptable ait prévenu l’ancien. Pour éviter tout problème, on peut ajouter dans le contrat la mention : « cette lettre de mission prendra effet après réalisation des formalités déontologiques requises ».
Dans la lettre de reprise, il faut préciser le délai au-delà duquel l’absence de réponse du prédécesseur sera considérée comme un accord tacite. Ce délai est fixé par le nouvel expert-comptable selon la mission. Une relance en recommandé peut aussi être faite. L’expert-comptable entrant n’a pas à prévenir le président du Conseil régional si le prédécesseur ne répond pas sauf en cas de litige ou d’honoraires impayés.
La question des honoraires
Pour les honoraires, il existe deux cas différents
- Le cas où les honoraires restent dus au prédécesseur : l’expert-comptable entrant doit tenter d’obtenir la preuve que les honoraires dus ont bien été réglés. Si ce n’est pas le cas, il doit en informer le président du Conseil régional et joindre la copie du courrier envoyé au client pour l’inviter à régulariser.
- Le cas où les honoraires sont contestés par le client : le nouvel expert-comptable peut prendre ses fonctions, à condition d’en informer le président du Conseil régional et de joindre la copie du courrier envoyé au client. Ce dernier doit l’inciter à accepter une conciliation ou un arbitrage organisé par l’Ordre.
La transmission du FEC
La production du FEC par l’expert-comptable n’est obligatoire que s’il tient tout ou une partie de la comptabilité du client. Dans ce cas, il détient l’original et doit restituer le FEC en cas de reprise de dossier.
Si la mission se limite à l’assistance, à la révision et à la préparation des comptes annuels, l’original reste généralement chez le client, qui peut produire lui-même le FEC ou demander l’aide de l’expert-comptable. Une mission spécifique peut alors être proposée pour garantir un FEC fiable, notamment pour les télédéclarations fiscales.
Selon l’organisation choisie (au cabinet ou chez le client), il est indispensable de préciser dans la lettre de mission la répartition des tâches et ce qui devra être restitué au client. 📕
Comment préparer une transmission de dossier ?
En tant que professionnel du chiffre, il n’est pas rare de se retrouver confronté à ce genre de situation tôt ou tard. Il est donc préférable de s’y préparer en adoptant les bons outils en amont.
Opter pour une GED
Une GED (gestion électronique de documents) est un outil numérique qui permet de stocker, de dématérialiser, d’organiser et de partager des documents dans un espace commun de façon instantanée. Cela est particulièrement utile dans le domaine de la comptabilité où les experts-comptables et leurs clients doivent en échanger très régulièrement. Chacun possède son espace qui est mis à jour en temps réel quand l’une des deux parties ajoute un fichier. 👏
Pour les experts-comptables, se doter d’une GED possède aussi l’avantage de se connecter avec d’autres outils comptables utilisés au quotidien. Par exemple, une GED comme celle de Welyb est interconnectée avec 80 outils que vous avez sûrement déjà l’habitude d’utiliser.
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Les avantages de la GED pour faciliter le transfert de dossiers
Grâce à son fonctionnement, une GED constitue ainsi un outil très efficace pour transférer vos dossiers facilement.
- Centralisation des informations : une GED regroupe tous les documents du client (contrats, pièces comptables, FEC, justificatifs, courriers, bilans, etc.) en un seul espace. Lors d’une reprise de dossier, il n’y a pas de perte de temps à rechercher des fichiers éparpillés entre mails, serveurs locaux ou classeurs papier.
- Organisation des fichiers : les documents sont agencés selon une organisation claire que vous pouvez personnaliser selon vos besoins et ceux de vos clients.
- Traçabilité et fiabilité : chaque action est automatiquement enregistrée dans un historique. Cela donne un suivi fiable des modifications et renforce la transparence entre l’ancien et le nouvel expert-comptable.
- Sécurité des échanges : les données ne sont pas accessibles directement car elles sont protégées et cryptées. Cela limite les risques de pertes ou fuites lors de la transmission.
- Gain de temps et efficacité : le nouvel expert-comptable peut accéder directement aux dossiers grâce à la GED sans passer par des mails ou des transferts qui sont plus laborieux.
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