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Le secteur immobilier concentre deux risques majeurs : les faux dossiers présentés aux agences et la mauvaise sécurisation des documents stockés ou transmis en interne. Sous forme dématérialisée, les documents sont soumis aux risques de piratage ou encore de suppression à cause de mauvaises manipulations. Voici quelques conseils pour sécuriser les échanges de documents en tant que professionnel de l’immobilier. 👇
Quels sont les risques de fraude documentaire dans l’immobilier ?
Qu’est-ce que la fraude documentaire ?
La fraude documentaire signifie qu’il y a un usage illicite d’un document dans le but de tromper une organisation, comme une agence immobilière par exemple. Cela concerne aussi bien des documents numériques que des documents papier. Il y en a de plusieurs types :
- la falsification qui désigne la création de faux documents comme des fiches de paie, des factures, des documents d’identité, etc. ;
- la modification : il s’agit de modifier un élément dans un document comme une date, une signature ou un chiffre ;
- l’usurpation d’identité concerne le vol d’un document authentique appartenant à une autre personne. Cela peut être un élément comme un logo ou un nom.
Les fraudes documentaires sont communes : d’après une étude d’Allianz Trade de 2022, 69 % des entreprises ont déjà été confrontées à une tentative de fraude et 57 % ont signalé des cas avérés.
Le secteur de l’immobilier est particulièrement concerné dans la mesure où les échanges de documents sont très nombreux. Des rapports mentionnent ainsi que près de 20 % des documents locatifs seraient falsifiés, que ce soit du côté des locataires ou celui de leurs garants (source : Imodirect). Cela peut entraîner des situations comme des loyers impayés. Pour éviter d’arriver à ce genre de situation, vous pouvez mettre des actions en place. 🧑🚒
Comment lutter contre la fraude documentaire ?
Les vérifications de base
Pour lutter contre la fraude documentaire, des vérifications minutieuses s’imposent pour les professionnels. Cela s’effectue à plusieurs niveaux :
- vérification visuelle : vous devez vérifier certains éléments de base comme des changements de police à des endroits-clés (montants, date, signature…) ;
- vérification de la cohérence des informations en comparant les montants entre les bulletins de paie et l’avis d’imposition par exemple ;
- vérification de la cohérence temporelle des documents (dates d’émission, période du contrat, évolution logique du salaire…) ;
- vérification de l’existence de la société s’il y en a une ;
- vérification auprès de l’employeur pour confirmer le contrat ou l’existence du poste.
Les vérifications avancées
Pour aller plus loin, vous pouvez effectuer des vérifications plus poussées. Voici quelques exemples :
- Utiliser des filigranes sur les documents émis par votre agence pour éviter qu’ils ne soient utilisés ailleurs. Le gouvernement propose d’ailleurs un service en ligne : Filigrane Facile.
- Demander aux locataires une garantie Visale plutôt que des garants physiques. Celle-ci est émise par l’État. Ainsi, il n’y a plus de risque de défaillance financière ou de fraude. Dans la mesure où il s’agit d’un service étatique, la garantie Visale offre une vérification complète des documents. Il y a donc une double sécurité : la vérification que vous effectuez en tant que professionnel et celle de l’État.
Utiliser des outils pour sécuriser les documents dans l’immobilier
Afin d’aller encore plus loin et de sécuriser davantage les échanges documentaires, vous pouvez opter pour une plateforme sécurisée. Celle-ci vous permet de limiter les échanges par mail, par exemple, qui peuvent engendrer certains risques : perte, non-distribution, ou encore piratage.
Les risques engendrés par les échanges de mails
En effet, on n’y pense pas forcément, mais échanger des documents par mail comporte des risques. Le principal est bien sûr qu’il arrive au mauvais destinataire. Cela peut être une erreur humaine ou, au contraire, dû à une tentative de phishing (ou hameçonnage). En effet, l’une des techniques des pirates est d’envoyer des mails ou des SMS frauduleux pour inciter les personnes à partager des données sensibles. Souvent, ils incitent les gens à cliquer sur un site institutionnel reproduit pour capter des données bancaires ou des documents d’identité. Si l’un de vos agents ou de vos clients venaient à être victime de cette arnaque, les données que vous détenez pourraient être compromises.
Dans le domaine de l’immobilier, des documents sensibles (identité, fiches de paie…) sont échangés en permanence. Il est donc crucial de veiller à ce qu’ils restent confidentiels. 🥷
La solution : une plateforme sécurisée pour partager ses documents
Limiter les échanges par mail
Ainsi, les mails constituent un risque de dispersion et de potentielles failles de sécurité. Pour éviter de les utiliser trop souvent, dans le cadre des échanges de documents avec vos clients, vous pouvez opter pour des plateformes sécurisées. D’emblée, on pense aux solutions de Drive bien connues comme Dropbox ou Google Drive. Cependant, ces services ne garantissent pas une localisation des données en France, ce qui pose problème pour les données sensibles des dossiers locatifs.
Une plateforme sécurisée localisée en France
La solution réside dans l’utilisation d’une plateforme sécurisée dont les serveurs sont localisés en France. C’est le cas de Welyb, ce qui assure une souveraineté des données et rassure vos clients. 👍
Welyb propose un espace partagé entre vos clients et vous. Cela signifie que quand un document doit être partagé, il l’est immédiatement sans intermédiaire supplémentaire. Plus besoin de passer par de nombreux mails puisque le partage est effectué en temps réel. Vous fixez un rappel que vous pouvez programmer pour être automatique, vos clients le reçoivent et envoient leurs documents directement sur la plateforme. Vous pouvez les voir grâce à une notification. Ainsi, vous limitez les envois de mails et vous pouvez centraliser les documents au même endroit à partir d’une seule action. En effet, la collecte par mail implique de passer par plusieurs phases :
- le rappel à vos clients ;
- l’envoi de la pièce jointe ;
- l’enregistrement de la pièce jointe ;
- le transfert du fichier au sein du dossier de la vente ou de la location en cours.
Passer par Welyb simplifie donc énormément ce parcours. Vous gagnez un temps précieux et vos clients aussi.
En ce qui concerne la sécurité des échanges, la plateforme propose un système conforme au RGPD (le règlement européen sur les données des internautes). En effet, il permet de contrôler facilement les accès pour éviter toute intrusion d’un tiers non autorisé. De plus, vous pouvez gérer facilement les historiques de modifications d’un fichier. En cas de problème, un plan de back up est possible. ⚙️
Enfin, les fichiers peuvent être classés très facilement par thématiques ou interlocuteurs selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez décider de créer un thème pour les banques, les vendeurs, les acheteurs, les locataires, les bailleurs… Selon le thème, vous pouvez gérer les droits d’accès de façon très fine. Seules les personnes autorisées pourront lire ou éditer un fichier d’un thème déterminé.
Ces différentes fonctionnalités offrent donc une sécurité nécessaire pour votre agence ! De même, elles permettent également d’accélérer les échanges documentaires et d’éviter les pertes et les dispersions. 👏
