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En tant qu’expert-comptable, vous manipulez et produisez un certain nombre de documents pour vos clients : comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes…) ou encore pièces justificatives comptables (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs, etc.). Ceux-ci doivent être archivés un certain nombre d’années. Vous devez connaître la réglementation afin d’informer vos clients sur la conservation de leurs documents comptables. Alors, quelle est la réglementation en matière d’archivage de ce type de documents ? Y a-t-il également un intérêt à le faire au-delà de cet aspect légal ? Voici quelques éléments de réponse. 📖
Archivage des documents comptables : la réglementation
En premier lieu, l’archivage de ce type de documentation constitue une obligation légale. Cela fait en effet partie des obligations de tout professionnel, ce qui inclut le domaine de la comptabilité. Ne pas conserver certains documents peut d’ailleurs être passible d’une amende, pour les sanctions les plus légères, voire d’une interdiction d’exercer ou d’emprisonnement pour les plus importantes. Cette obligation apparaît dans le Code de commerce et le Code général des impôts. Voici l’extrait relatif à l’obligation : “L’article L123-22 du Code du commerce exige la conservation des documents comptables pendant une durée de 10 ans.” ⚖️
Cette durée concerne les documents suivants, toujours d’après le Code du commerce :
- Livres et registre comptables comme le livre journal ou le grand livre, le livre d’inventaire ;
- Comptes annuels ;
- Diverses pièces justificatives telles que : les bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs.
La durée de 10 ans est calculée à partir de la clôture de l’exercice. Elle peut s’étendre à 30 ans pour les contrats d’acquisition de biens immobiliers et fonciers, ainsi que les contrats et documents concernant les participations.
Pour les déclarations et documents fiscaux, qui concernent les obligations en matière de taxes et d’impôts (déclarations de TVA, de résultats, liasse fiscale, déclaration de CFE ou encore les déclarations de revenus des dirigeants), cette durée s’étend à 6 ans.
Tableau récapitulatif :
Les avantages de l’archivage des documents comptables
Au-delà de l’obligation légale, l’archivage de ce type de documents est utile à plusieurs niveaux. Vous pouvez ainsi réaliser plus facilement des audits internes ou externes puisque les documents sont accessibles directement. Ce type d’opération permet de vérifier la conformité financière de vos clients ou de votre cabinet. ✅
Bien conserver vos documents vous permet de retrouver facilement les opérations passées et de mieux suivre les comptes de vos clients au quotidien. Cet archivage devient aussi un vrai appui pour prendre les bonnes décisions et assurer la stabilité de votre structure et de celle de vos clients. Il vous protège également en cas de litige avec un client ou un fournisseur, puisqu’il vous donne la possibilité d’accéder rapidement aux pièces nécessaires.
Enfin, l’archivage reste une garantie en cas de perte de données ou de changement de collaborateur.
Comment archiver les documents comptables ?
L’archivage physique
Cela concerne l’archivage de documents en format matériel, ce qui est principalement en format papier. 📜 Même si l’archivage numérique est le plus répandu, le papier possède certains avantages :
- En premier lieu, il permet d’éviter les risques liés à l’informatique comme les pannes ou le piratage des données.
- Le problème du stockage au sein de votre cabinet peut être résolu en faisant appel à des sociétés spécialisées qui le prennent en charge. En revanche, cela représente un certain coût.
- La sécurité est généralement respectée puisque les documents sensibles peuvent être stockés dans des coffres-forts.
Cependant, le stockage matériel n’évite pas certains dégâts matériels dus à des catastrophes naturelles comme les incendies ou les tempêtes par exemple. La localisation de documents précis peut également être moins rapide que pour les documents numérisés.
L’archivage électronique
Il s’agit de l’inverse de l’archivage papier puisque les documents sont conservés en format dématérialisé. Ces documents sont de deux types :
- des documents d’abord en format papier puis numérisés ;
- des documents directement enregistrés en format numérique.
Les documents en format numérique sont plus facilement accessibles grâce à des fonctionnalités comme la recherche et les filtres qui sont généralement intégrées dans les logiciels d’archivage. Cela supprime également les contraintes de stockage au sein de votre cabinet. En revanche, le nombre de cyberattaques croît ce qui nécessite d’avoir des plans de backup pour éviter de perdre les données. 🤓
Il existe une certification, la NF 203, basée sur la norme NF Z 42-020, qui garantit un certain niveau de qualité des composants des coffres-forts numériques. Il vaut mieux vérifier que la solution d’archivage numérique possède cette certification. 🙏
La GED comme première étape à l’archivage des documents
Les solutions de GED (gestion électronique des documents) proposent un espace de stockage sécurisé pour vos fichiers. Cela signifie que vos documents sont conservés dans un environnement protégé, avec des droits d’accès et des sauvegardes régulières.
Ses principales fonctionnalités sont les suivantes :
- Contrôle des accès : seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier ou télécharger les documents.
- Sauvegardes automatiques : les pertes de données sont limitées.
- Traçabilité des actions : chaque opération réalisée sur un document est enregistrée et consultable dans un journal dédié.
Cependant, une GED ne constitue pas une solution d’archivage en tant que telle. Se doter d’un tel outil vous permet avant tout de centraliser les documents que vous échangez avec vos clients de façon sécurisée et optimisée. Il s’agit d’une première étape pour ensuite opter pour une solution d’archivage numérique ou matérielle. La centralisation permise par la GED est ainsi un moyen de rassembler et trier vos documents numériques pour ensuite les archiver.
Avec une GED comme Welyb, vous disposez d’un espace de stockage sécurisé et collaboratif pour simplifier vos échanges avec vos clients et anticiper l’archivage de vos documents.
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