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Les professionnels de l’immobilier, comme les agences ou les SCI, partagent de nombreux documents lors d’une vente et même avant. Cette transaction fait intervenir diverses instances : les professionnels de l’immobilier, les vendeurs, les acheteurs, les banques, mais aussi les notaires. Dans ce contexte, les échanges deviennent vite fastidieux et la recherche d’un document peut s’apparenter à une aiguille dans une botte de foin. La sécurité des documents diminue également à mesure que le nombre d’intervenants s’accroît. Voici quelques pistes pour échanger des documents immobiliers en toute sérénité. 😌
Gérer les documents immobiliers lors d’une vente
Entre mandats, compromis, DPE, états des lieux, procès-verbaux d’assemblée et diagnostics techniques, les professionnels de l’immobilier manipulent chaque jour une quantité importante de documents. Sans organisation claire, ces documents sont échangés entre ordinateurs, Drive, boîtes mail et parfois même SMS, ce qui complique beaucoup leur suivi et leur archivage. 🤯
Les documents obligatoires lors d’une vente
Lors d’une vente d’un bien immobilier, de nombreux documents doivent être échangés. On peut citer, pour les principaux, par exemple :
- Titre de propriété du bien immobilier
- Permis de construire
- Plans du bâtiment
- Procès-verbal de bornage
- Modalités de servitude éventuelles
- Attestation d’assurance dommage-ouvrage (pour les maisons de moins de dix ans)
- Documents relatifs aux travaux effectués
- Pièces concernant le prêt immobilier
- Dernière taxe foncière
- Dernière taxe d’habitation
- Dernier avis d’imposition
- Relevés des compteurs (eau, électricité, gaz, etc.).
- etc.
Tous ces documents, et il y en a encore beaucoup d’autres, impliquent de nombreux allers-retours entre les différents intervenants. Cette multiplication des échanges peut engendrer des risques, que ce soit en termes de sécurité ou de mauvaise gestion du temps.
De plus, lors de la signature de l’acte de vente chez le notaire, un dossier incomplet peut engager la responsabilité du vendeur en cas d’incident ou de vices cachés. C’est pourquoi il est crucial de préparer cette étape en centralisant et regroupant en amont tous les documents nécessaires à la vente d’un bien.
Une GED pour faciliter la gestion des documents immobiliers
Pour faciliter la gestion des documents, un outil dédié simplifie cette opération : une GED (gestion électronique de documents). Elle offre un certain nombre d’avantages dans le contexte d’échanges de documents immobiliers.
Des relances automatisées : une fonctionnalité cruciale dans l’immobilier
Les documents sont généralement envoyés par mail. Cela engendre, pour les professionnels, de nombreuses relances. En effet, beaucoup de documents doivent être collectés avant un certain délai pour que la vente ait bien lieu. Plutôt que de passer votre temps à courir après vos clients, vous pouvez opter pour une GED qui comporte des relances automatiques. Il vous suffit de fixer les dates importantes et des rappels automatiques sont envoyés à vos clients selon un délai fixé au préalable.
Un espace partagé pour optimiser le partage documentaire
Pour gagner encore plus de temps dans la collecte de documents, la GED intègre un espace partagé entre les professionnels de l’immobilier et leurs clients. Cela signifie qu’un document partagé au sein d’un espace se retrouve également dans l’autre. En clair, les documents sont partagés en direct. Cela crée un parcours idéal : vous fixez un rappel automatique à l’un de vos clients et celui-ci partage le document en question dans son espace pour que vous puissiez aussi y accéder. Ensuite, vous l’avez à disposition et vous pouvez le classer et le retrouver facilement.
Dès qu’un document est déposé sur la plateforme, un système de notifications en informe les personnes concernées. Vous pouvez également choisir de ne pas l’activer ou seulement pour certains interlocuteurs. 📤
De votre côté, vous conserverez en interne l’ensemble de votre documentation liée à votre activité : justificatifs, informations légales, documents de l’entreprise et modèles de documents.
Au sein de la GED, vous pouvez segmenter vos documents pour les retrouver ensuite rapidement. Vous pouvez ainsi créer des catégories : documents d’identité, documents bancaires, les garanties légales, etc. Il est possible d’opter pour une autre répartition : documents vendeurs et documents acquéreurs. C’est vous qui décidez en fonction de vos méthodes habituelles.
Ces deux fonctionnalités-clés de la GED : le partage de documents et l’automatisation des relances permettent un gain de temps considérable qui peut être investi dans d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Votre agence gagne donc en productivité en intégrant une GED dans ses process. ⌛
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Il est d’ailleurs possible de personnaliser votre espace pour le mettre aux couleurs de votre agence avec votre logo également !
La sécurité : une préoccupation de plus en plus sensible
L’un des problèmes de l’échange de documents par mail ou par une autre plateforme comme Dropbox ou Google Drive est le manque de sécurité. En effet, par mail, les différents acteurs de la vente peuvent être victimes de hameçonnage (phishing) par exemple. Sur les plateformes américaines, le manque de souveraineté peut être un frein pour vos clients qui ne savent pas vraiment où leurs données peuvent atterrir.
C’est pour cela que la GED de Welyb constitue une alternative fiable, car il s’agit d’une solution 100 % française. Hébergée en France, la GED Welyb garantit la confidentialité et la traçabilité des échanges. De plus, elle garantit une conformité au RGPD grâce à sa gestion des données.
Enfin, une gestion fine des droits d’accès évite l’ouverture et la consultation de documents confidentiels par des personnes non autorisées. Vous choisissez qui inviter, classez cette personne dans des thèmes différents : “acheteur”, “vendeur” ou “notaire” par exemple. En fonction de cette classification, la personne a accès à des documents en consultation seule par exemple. D’autres peuvent les modifier ou ne pas les voir du tout.
Le choix du thème intervient au niveau des sous-dossiers : par exemple, des documents relatifs à la taxe foncière ne sont pas forcément partagés pour tous alors que d’autres peuvent l’être. 🚀
Une plateforme collaborative pour vos agents
Être un professionnel de l’immobilier implique de nombreux déplacements ! Parfois, dans la précipitation, vous pouvez oublier des documents importants alors que vous en avez besoin pour votre rendez-vous. La GED, accessible également sur un téléphone, vous les met à disposition en permanence.📱
Une interconnexion avec vos outils
La GED peut s’interconnecter à vos outils du quotidien ainsi qu’à celui de vos clients. Par exemple, certains outils comme Qonto, l’application bancaire et comptable, sont en cours d’intégration. Cela signifie que les données échangées sur la plateforme et sur Welyb s’actualisent directement dans l’espace de la GED. Tout devient centralisé et la plateforme devient la porte d’entrée vers les outils et dossiers en cours.
Intégrer une GED au sein de votre espace devient rapidement nécessaire à cause du nombre d’interlocuteurs que cela implique. Plus les ventes sont complexes, plus les intervenants et les documents se multiplient. Pour éviter les failles de sécurité et les pertes d’informations, un outil comme la GED de Welyb s’avère très efficace ! 🌱
