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Dans le domaine de l’immobilier, vous êtes amenés à manipuler de nombreux documents sous format papier ou numérique, et de différents types : contrats, documents d’identité, devis, fiches de paie, etc. La diversité des supports et des pièces pose la question de la conservation : combien de temps les garder ? Comment mettre en place un système d’archivage ? Cela amène aussi le problème de l’optimisation de l’espace et de la gestion documentaire. Voici quelques conseils pour conserver vos documents et optimiser leur gestion. 👇
Quelle est la durée de conservation des documents dans l’immobilier ?
Avant tout, il convient de distinguer les documents selon leur nature. Certains doivent être conservés indéfiniment, d’autres dix ans et d’autres moins longtemps (3 à 5 ans).
- l’acte de vente doit être conservé indéfiniment ;
- le compromis de vente, les factures travaux, les diagnostics immobiliers et les documents de copropriété doivent être conservés 10 ans ;
- les documents relatifs à la location doivent être conservés entre 3 et 5 ans.
Ces durées correspondent aux usages courants et obligations principales. Certaines situations particulières peuvent cependant nécessiter une conservation plus longue.
Pourquoi conserver ces documents ? Dans le cas où il y aurait un contentieux entre les différentes parties (entre acheteurs et vendeurs par exemple, ou encore propriétaires au sein d’une même copropriété), il est nécessaire de prouver certains droits ou obligations. Il faut donc être à même de pouvoir présenter les pièces en cas de besoin. Si vous ne pouvez pas présenter les documents demandés, vous vous exposez à des sanctions parfois lourdes comme des amendes, une interdiction d’exercer voire des peines d’emprisonnement. 🚨
Il existe des documents spécifiques aux agences immobilières que vous devez également conserver et pouvoir montrer en cas de besoin.
- Le registre des mandats, qui comporte la liste de tous les mandats contractés par l’agence ;
- le registre-répertoire qui liste les versements et les remises de sommes d’argent (pour les agences immobilières recevant des fonds).
Ces deux pièces doivent être conservées pendant au moins dix ans.
Après cette durée, vous pouvez détruire ces documents de façon sécurisée en passant par un prestataire ou un destructeur de documents. 🗑️
Quels sont les différents types d’archivage ?
Il existe deux façons d’archiver vos documents immobiliers : en physique ou numériquement. Les deux modes ne sont d’ailleurs pas opposés et peuvent très bien se compléter.
Archivage papier ou physique
Vous pouvez archiver vos documents sous format papier directement au sein de votre agence, dans une pièce dédiée ou sur des étagères. Les documents sont à portée et le stockage sous cette forme limite les suppressions informatiques ou les piratages. Cependant, les documents peuvent être altérés avec le temps et cela requiert d’avoir un espace assez important au sein de votre agence. De même, cela nécessite de fouiller parfois assez longtemps si votre organisation n’est pas optimale.
Pour libérer de l’espace au sein de votre agence, il est également possible de solliciter des prestataires qui stockent vos documents dans un espace dédié. Celui-ci peut s’adapter à vos besoins de stockage. Opter pour ce type de solution représente néanmoins un certain coût et requiert parfois des déplacements importants entre votre agence et le lieu de stockage. 🚗
Archivage électronique
Vous pouvez également opter pour l’archivage en format numérique. Il est recommandé de scanner chaque document papier pour éviter de le perdre définitivement. Ainsi, il subsiste toujours une trace même en cas de destruction. En effet, le papier est soumis au passage du temps et peut être sévèrement dégradé. De même, des intempéries ou des sinistres comme des incendies peuvent le détruire. La numérisation constitue donc une étape essentielle de l’archivage de vos documents.
Numériser vos documents les rend également plus accessibles. Il est en effet plus facile de trouver un document sur un ordinateur qu’au fin fond d’une étagère ! 💻
Comment archiver vos documents immobiliers ?
Voici quelques étapes pour mettre en place une procédure d’archivage au sein de votre agence.
- Étape 1 : évaluer vos besoins en termes d’archivage. Pour ce faire, vous pouvez identifier les différents types de documents à archiver et leur durée de conservation nécessaire puis évaluer les ressources disponibles pour l’archivage (par exemple en termes d’espace ou de budget).
- Étape 2 : classifier les documents. Il existe plusieurs systèmes de classement : par date (trimestre, année, mois), type (contrats, devis, compromis, etc.) ou vente.
- Étape 3 : assurer un stockage de vos documents soit au sein de votre agence soit avec l’aide d’un professionnel.
- Étape 4 : détruire ou faire un classement final des documents. Une fois que la durée déterminée de conservation des documents a été atteinte, il faut les détruire de façon sécurisée. Dans le cas d’une suppression numérique, il existe des outils pour vérifier que cette opération est bien définitive. En effet, il peut subsister des traces et des enregistrements, ce qui pose des problèmes de confidentialité.
Un archivage n’est d’ailleurs pas figé dans le temps. Au fur et à mesure, vous devez trier régulièrement vos documents au risque de ne plus vous y retrouver et d’en perdre certains. Cela vaut autant pour l’archivage physique que numérique. En effet, il est très facile de perdre des documents digitaux à cause de la multiplication des plateformes.
Préparer l’archivage de vos documents immobiliers
Vous l’avez compris, l’archivage des documents dans l'immobilier requiert un classement solide en amont. Cela implique de rassembler vos documents au même endroit pour pouvoir les classer facilement, d’où l’intérêt de vous équiper d’outils dédiés pour préparer l’archivage de vos documents. ⚙️
Un outil pour améliorer la gestion documentaire
L’un des enjeux pour archiver vos documents correctement est de commencer par les regrouper de façon efficace. Par mail, vous avez tendance à les éparpiller et à relancer vos clients tout le temps. L’une des solutions consiste à passer par un outil qui centralise vos documents en un seul endroit sans passer par un canal extérieur.
Pour faciliter cette organisation, des outils spécialisés existent. Welyb est une solution qui vous propose un espace partagé entre vous et vos clients. Plus besoin de récupérer les documents dont vous avez besoin puisqu’ils se retrouvent au sein d’une interface commune. Il est même possible de mettre en place des rappels automatiques pour inciter vos clients à déposer les éléments requis et améliorer la collecte. Lorsqu’ils l’ont fait, un système de notification vous prévient. Vous limitez ainsi les relances, les oublis et les doublons !
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Collecter vos documents de façon rapide constitue la première vraie étape d’une organisation documentaire efficace. C’est ainsi que vous pouvez ensuite procéder à un archivage structuré de vos dossiers.
Un outil pour trier et classer vos documents
Au-delà de la collecte, Welyb propose un système de tri et une classification efficaces des documents. Vous pouvez ainsi créer différents dossiers selon l’année, la vente, les clients, etc.
Un tri automatique est également possible. Vous pouvez le faire chronologiquement ou par ordre alphabétique. Le tri chronologique est particulièrement appréciable pour classer vos documents selon leur date de dépôt. Vous pouvez récupérer rapidement ceux dont vous avez besoin et voir ceux qu’il est nécessaire d’archiver.
