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L’email reste un poste majeur de perte de temps : selon McKinsey, les « travailleurs de l’information » consacrent en moyenne 28 % de leur semaine à gérer leurs emails.
Les signaux Microsoft 365 confirment l’ampleur du phénomène : l’employé moyen passe 57 % de son temps à communiquer (réunions, emails, chat), laissant seulement 43 % à la production.
La fragmentation ne touche pas que le calendrier : dans l’édition 2025 du Work Trend Index, les collaborateurs sont interrompus environ toutes les deux minutes par des invitations, emails ou chats.
Conséquence : le cerveau compense en accélérant… au prix d’un stress et d’une frustration accrus lorsque le travail est interrompu.
Trois gestes simples améliorent nettement le contrôle, la qualité et la sérénité :
- Regrouper vos sessions de lecture (batching) ;
- Désactiver les notifications (reprendre l’initiative) ;
- Répondre avec des modèles (standardiser le 80/20).
Les bénéfices ne sont pas que théoriques : limiter la fréquence de consultation des emails réduit le stress dans une expérimentation contrôlée.
Comment s’y prendre concrètement ?
1) Regrouper les sessions de lecture (« batching »)
Objectif : 2 créneaux/jour (ex. 11 h 30 et 16 h 30), 30–45 min chacun. En dehors des créneaux : boîte mail fermée (mode « Ne pas déranger / Focus »).
Pendant le créneau :
- Balayage rapide (2–3 min) des non-essentiels (supprimer/archiver).
- Priorité métier : clients, direction, dossiers en cours.
- Règle des 2 minutes : < 2 min → traiter ; > 2 min → créer une tâche (outil to-do/CRM) avec échéance.
- Alignement d’équipe : « hors urgence, l’email est traité à 11 h 30 et 16 h 30 ; les urgences passent par le téléphone/Teams ».
Pourquoi cela fonctionne : diminuer les changements de contexte réduit les coûts cognitifs (switching costs) et les erreurs, tout en abaissant le stress lié aux interruptions.
2) Désactiver (vraiment) les notifications
Objectif : zéro pop-up par défaut ; ne laisser passer que 1–3 interlocuteurs critiques (associé, client majeur).
- Gmail (ordinateur) : Paramètres → Voir tous les paramètres → Notifications sur bureau ; sélectionner « Désactivées » (ou « Important uniquement »), puis Enregistrer.
- Outlook (Windows/Mac/Nouvel Outlook) : Fichier → Options → Courrier → Arrivée des messages ; désactiver l’alerte de bureau.
- iPhone (iOS) : Réglages → Focus → (Ne pas déranger / Travail) ; autoriser seulement certaines personnes/apps et planifier des horaires.
- Android : Réglages → Modes → Ne pas déranger ; programmer des fenêtres, choisir les exceptions (contacts/apps).
Effet attendu : vous redevenez acteur du timing ; la littérature relie la baisse d’interruptions à une diminution mesurable du stress.
3) Utiliser des modèles pour les réponses récurrentes
Objectif : couvrir 60–80 % des cas (relance de pièces, confirmations, consignes portail, AR factures).
- Gmail : activer Modèles (Paramètres → Avancé → Modèles), puis Rédiger → ⋮ → Modèles → Enregistrer / Insérer.
- Outlook (Windows/Mac) : enregistrer des Quick Parts / AutoText (Insertion → Quick Parts → Enregistrer la sélection), puis insérer à la demande.
Bonnes pratiques
- Objet standard + variables : « [Relance] Pièces manquantes — Client — Mois AAAA ».
- 3 blocs fixes : pourquoi j’écris → ce que l’on attend → comment faire / lien.
- Variables entre crochets : [Client], [Échéance], [Lien portail], [Réf].
- Une seule action par email (un lien / un bouton).
A vous de jouer !
- Bloquez 2 créneaux récurrents « Emails » pour les 4 prochaines semaines.
- Coupez toutes les notifications (ordinateur + mobile), en gardant 1–3 exceptions via Focus/DND.
- Créez 5 modèles couvrant 80 % de vos usages (relance pièces, confirmation RDV, consignes portail, AR facture, relance paiement).
- Informez vos parties prenantes (signature ou message bref) :
« Nous traitons les emails à 11 h 30 et 16 h 30. Pour une urgence, merci d’appeler le [numéro]. »
Pour aller plus loin avec Welyb
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