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En tant que professionnel de l’immobilier, vous devez gérer de nombreux documents tant pour la gestion locative que pour les ventes. Cela monopolise un grand nombre d’interlocuteurs qui doivent échanger des données au quotidien : informations, documents, justificatifs… La liste est longue ! Votre agence devient souvent l’interface entre les différentes instances. Pour ne pas vous retrouver noyé sous un mélange de papier et de documents échangés via de nombreux canaux (mails, courriers, Drive, etc.), le mieux reste de centraliser votre gestion documentaire. Voici quelques pistes pour vous indiquer comment le faire au mieux. 👇
Pourquoi digitaliser la gestion documentaire en immobilier ?
Les limites de la gestion papier en agence immobilière
Beaucoup d’agences acceptent les dossiers papier pour les candidats à la location. Il n’est d’ailleurs pas rare que lors d’une visite, les personnes remettent directement leurs dossiers à la main. D’autres sont envoyés par mail. Dans tous les cas, cela implique une vérification manuelle : il faut contrôler qu’il y ait bien toutes les pièces, qu’il n’y ait pas de falsification ou de mauvais document. Quand les dossiers ne sont pas complets ou n’ont pas été remis en main propre, vous devez solliciter les personnes et actualiser leurs dossiers manuellement en continu.
En ce qui concerne les ventes, le nombre d’interlocuteurs est plus important puisqu’il faut aussi intégrer les acquéreurs, les vendeurs, les notaires ou encore les banques. Cela multiplie le volume de documents à collecter et à vérifier. ⏳
Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’une vente ou d’une location, la gestion documentaire représente de longues heures dans une journée. Cela entraîne ainsi une perte de productivité. Il devient nécessaire de repenser la gestion documentaire au sein de votre agence en commençant par la collecte des pièces.
Les obligations légales
La loi ELAN
En 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) a tout de même imposé certaines mesures aux professionnels de l’immobilier :
- en ce qui concerne l’acte de caution solidaire, la signature électronique doit être appliquée ;
- les diagnostics immobiliers doivent être dématérialisés ;
- le bail numérique doit être signé avec signature électronique.
Cela concerne l’immobilier locatif. Ces mesures ont pour but de fluidifier les échanges entre bailleurs, locataires et les agences. ⚙️
À ces contraintes organisationnelles s’ajoutent des obligations légales qui encadrent la gestion documentaire.
Le RGPD
En effet, la digitalisation implique de collecter des données, souvent confidentielles, des clients. Le but du RGPD (règlement général sur la protection des données), un texte européen, est de protéger ces données. Il impose aux entreprises certaines obligations relatives au traitement des données. 🦾
L’un des grands principes de ce règlement est de ne collecter que les données nécessaires. De même, les internautes doivent pouvoir avoir la main sur leurs informations confidentielles, ce qui implique qu’ils puissent les consulter et les supprimer facilement par exemple. Ce règlement exige certains ajustements importants. Dans l’immobilier, les données sont nombreuses. Il faut donc veiller à la conformité au RGPD. Heureusement, des outils sont conçus pour faciliter le respect de ce règlement.
C’est le cas de Welyb, une plateforme conçue pour respecter les contraintes du RGPD.
Ainsi, la gestion documentaire digitale s’impose au sein de votre agence à la fois pour gagner en productivité et pour respecter la loi ELAN. Cependant, il faut veiller à l’utilisation des données de vos clients en vous dotant d’une plateforme conforme au RGPD. 🚨
Faire gagner du temps à vos agents
Outre ces aspects, la digitalisation des documents de votre agence vous fait gagner un temps précieux. Les tâches chronophages et répétitives sont automatisées. Les agents immobiliers peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la recherche de nouveaux mandats ou le conseil personnalisé aux clients. 🌱
Une plateforme dédiée à la digitalisation des documents, comme Welyb, permet ainsi à vos clients de déposer eux-mêmes leurs documents en ligne. Ainsi, plus besoin de les relancer tous les jours ! Un système de rappels automatiques leur fait penser à leurs obligations. Ensuite, une fois la transmission effectuée, les notifications vous informent du dépôt de chaque document en temps réel.
Améliorer la relation client
Digitaliser les dossiers de votre agence renforce la relation avec vos différents interlocuteurs : locataires, vendeurs, acheteurs, bailleurs… 🤝
En effet, ces derniers apprécient la réactivité permise par le numérique dans un contexte où la compétition entre les vendeurs et les locataires peut être intense. Si vous proposez une plateforme conforme au RGPD, ils savent que leurs données sont protégées.
De plus, vous proposez un service qui simplifie les démarches, souvent lourdes, des achats ou des locations dans l’immobilier. Cela vous distingue alors que la concurrence entre les agences est de plus en plus forte.
Les outils pour digitaliser la gestion documentaire d’une agence immobilière
Le Drive : une fausse bonne idée
Le premier réflexe est de vous tourner vers les plateformes de Drive bien connues. Cependant, comme nous l’avons vu, la sécurité des données est une demande importante des clients. Comme les serveurs de ces outils sont souvent situés aux États-Unis, vous ne pouvez pas vraiment savoir où les informations de vos clients atterrissent. Ainsi, selon le Shadow Data Threat Report d’Elastica, moins de 1 % des procédures internes des fournisseurs cloud sont pleinement conformes à la loi, et à peine 3 % appliquent des politiques de mots de passe réellement alignées sur le RGPD. ⚡
De plus, les fonctionnalités sont généralement plus limitées qu’un outil dédié. Ainsi, un Drive propose un historique, mais en cas de suppression définitive due à une mauvaise manipulation ou à un piratage, un back-up n’est pas forcément possible. De même, la gestion des droits d’accès n’est pas forcément aussi fine que sur un outil dédié.
Un Drive implique tout de même de communiquer en dehors de cet outil car il n’y a pas forcément de rappels automatiques ou de notifications pour alerter qu’un document manque ou a été déposé.
Un outil à 360° pour votre agence
La solution reste d’installer un outil comme Welyb qui centralise les documents de vos clients de façon simple et sécurisée. Les fichiers se retrouvent au sein d’un espace partagé, accessible aussi bien par vos clients que par vous. Les échanges ne passent ainsi plus par des mails ou un Drive dispersé, ce qui rend la transmission de fichiers beaucoup plus fluide. La plateforme gère tous les types de documents : devis, pièces justificatives, contrats locatifs, factures, paies, échanges internes… Vous pouvez même effectuer un classement avec une gestion des accès différente selon les interlocuteurs. Par exemple, les locataires n’auront accès qu’à certains documents catégorisés au préalable et les bailleurs à d’autres.
De plus, Welyb se connecte à d’autres outils que vous pouvez utiliser régulièrement comme des applications de comptabilité, de gestion RH ou de marketing. Ainsi, Welyb devient la porte d’entrée de votre agence et vous retrouvez tout dans la même interface : les documents de vos clients et les logiciels utilisés au quotidien.
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