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D’ici septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir et de lire des factures électroniques via une plateforme immatriculée. Les entreprises soumises à la TVA devront, à terme, également émettre leurs factures sous ce format. Les TPE et PME bénéficieront d’un délai supplémentaire jusqu’en 2027 pour l’émission. Quoi qu’il en soit, toutes les entreprises soumises à la TVA auront l’obligation de pouvoir lire ce type de facture dès 2026. Votre rôle, en tant qu’expert-comptable, sera d’accompagner vos clients dans le choix de leur plateforme et dans cette transition.
Les enjeux de la facturation électronique
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique repose sur un format d’échange normalisé qui permet de vérifier automatiquement les données légales entre les plateformes agréées et l’administration fiscale. Cette réforme vise à automatiser le contrôle des transactions et la collecte de la TVA. Il ne faut pas confondre une facture électronique avec une facture dématérialisée. Celle-ci n’est qu’une facture d’abord imprimée puis numérisée. 🖨️
Une facture électronique doit être envoyée via les PA (plateformes agréées) pour être reconnue comme telle. La liste des plateformes peut être trouvée sur le site de la DGFiP. Elles sont, pour l’instant, immatriculées sous réserve. Il faudra attendre la fin de l’année pour connaître les plateformes immatriculées de façon définitive.
Les avantages de la facturation électronique
De prime abord, le passage à la facturation électronique peut s’avérer contraignant : risques de dispersion à cause des différentes plateformes, formation des équipes, choisir la bonne plateforme agréée… Cependant, à condition de faire les bons choix, le passage à la facturation électronique constitue une opportunité à plusieurs niveaux. 🤸
Fluidification et simplification des échanges documentaires, productivité augmentée grâce à la centralisation des factures, renforcement des relations entre votre cabinet et vos clients… peuvent être au rendez-vous.
Welyb vous a préparé un guide pour vous montrer comment positionner votre cabinet comme un acteur central de la donnée financière grâce à la réforme !
La centralisation des documents et des flux
L’un des problèmes principaux que vous rencontrez en tant que cabinet d’expertise-comptable est la dispersion des documents et des données. Tous les jours, et encore plus lors de certaines périodes importantes comme la période fiscale, vous échangez de nombreux documents avec vos clients. Pour ce faire, vous devez sans doute multiplier les plateformes d’échange : mails, messages sur WhatsApp ou SMS, différents Drive comme Google ou Dropbox… 😩
De plus, vous utilisez également des outils pour vous aider à gérer les informations et documents : logiciels de production comptable, d’automatisation de saisie, de gestion de notes de frais et d’entreprise, etc.
Ces deux éléments combinés créent des flux d’informations et de données importants qu’il est parfois difficile d’appréhender. Cela peut ainsi entraîner des pertes de documents, du temps passé en recherche, mais aussi des problèmes de sécurité.
Dans ce contexte, la facturation électronique pourrait, de prime abord, amplifier le problème. En effet, comme il faut se doter d’une nouvelle plateforme, cela ajoute une étape supplémentaire.
Cependant, la plateforme agréée centralise les factures à un seul endroit. De plus, le pré-remplissage de la déclaration de TVA permet également de gagner du temps. Les plateformes seront compatibles entre elles puisqu’elles prennent en charge des factures aux formats imposés par la DGFiP (UBL, CII ou Factur-X). Ainsi, les délais de traitement sont réduits.
En ce qui concerne la charge documentaire, vous pouvez vous doter d’un outil comme Welyb pour centraliser les documents de vos clients. Cette plateforme propose un espace partagé au sein duquel les documents sont échangés en temps réel. Plus besoin de courir après vos clients pour obtenir une pièce justificative ! Il est d’ailleurs possible de mettre en place des rappels automatiques. 📤
Welyb sera d’ailleurs compatible avec les principales plateformes partenaires. Au-delà de ces plateformes, l’interconnexion avec les logiciels que vous utilisez au quotidien fait de Welyb le cockpit du cabinet. Chaque jour, le collaborateur et les clients se connectent à la plateforme et y retrouvent tout leur écosystème : factures électroniques, paie, contrats commerciaux, échanges internes, etc.
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Les plateformes agréées, couplées à un outil comme Welyb, qui assure la centralisation des documents et des informations de vos clients, vous permettent alors de gagner un temps précieux. Ce temps gagné, grâce à l’automatisation, vous libère et vous pouvez ainsi vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme le conseil personnalisé. ⌛
Renforcer la sécurité de votre cabinet
La sécurité des échanges entre entreprises constitue l’un des autres enjeux de la facturation électronique. En effet, la mise en place de la réforme suit également une volonté de lutter contre la fraude et la falsification des factures. C’est pour cela que les factures électroniques intègrent des données d’horodatage pour renforcer l’authenticité de l’émetteur. Elles assurent également l’intégrité du contenu pour limiter la falsification ou modification des documents. Si les risques n’ont pas entièrement disparu, ils ont été réduits depuis le passage à la facture électronique, notamment en comparaison avec la version papier. 🔐
Chaque étape du cycle de vie d’une facture électronique, de son émission à son règlement, est enregistrée et tracée. Cette traçabilité facilite la détection des anomalies et accélère la résolution des litiges. De plus, la structuration des données et leur archivage sécurisé offrent un suivi fiable des transactions.
En règle générale, les factures électroniques sont conservées sur des serveurs hautement sécurisés, dotés d’un contrôle rigoureux des droits d’accès afin de limiter les vols ou les risques de destruction.
Le passage à la facturation électronique augmente donc la sécurité des échanges au sein de votre cabinet. Si vous voulez étendre ces précautions à l’ensemble de vos process, vous pouvez vous doter d’une solution de stockage sécurisée. Welyb, par exemple, propose un espace où les informations de vos clients sont préservées grâce à un système d’historique et de gestion fine des droits d’accès. Du point de vue du RGPD, une plateforme comme Welyb garantit la conformité du traitement et de la conservation des données clients. Les données de vos clients ne sont pas stockées au-delà d’une certaine date et sont facilement supprimables.
De plus, les serveurs de Welyb sont situés en France, ce qui assure une souveraineté et une maîtrise que certaines solutions Drive ne proposent pas forcément.
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Les autres avantages de la facturation électronique
Vous l’aurez compris, les avantages de la facturation électronique sont nombreux à condition de savoir comment anticiper la réforme. Pour ce faire, Welyb se positionne comme un acteur qui vous permet de faciliter ce changement. Associé à une plateforme agréée, vous pouvez renforcer la centralisation des flux et des documents et la sécurité des informations de vos clients. Ce n’est pas le seul avantage ! Vous pouvez également :
- suivre les factures en temps réel ;
- gagner du temps et de la productivité ;
- anticiper la réforme sereinement ;
- et, enfin, renforcer le rôle de votre cabinet auprès de vos clients.
🌱Pour découvrir comment mettre en place ces leviers, vous pouvez suivre les conseils de notre guide sur la facturation électronique.
