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Les professionnels de l’immobilier le savent : l’enjeu, lors d’une transaction, est de rassembler les documents nécessaires entre les différentes personnes pour les envoyer au bon moment. Il suffit d’une pièce manquante pour retarder une vente de plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Pour éviter les innombrables allers-retours entre les acquéreurs, les vendeurs ou le notaire, vous pouvez faciliter ce processus en mettant en place quelques bonnes pratiques. Une bonne gestion documentaire permet de sécuriser et d'accélérer la vente par exemple. Voici comment la mettre en place. 👇
Anticiper les documents dès la prise de mandat
Avant même de mettre un bien en ligne, il est recommandé, pour l’agence, de récupérer certaines informations et documents auprès du vendeur pour gagner du temps :
- Titre de propriété ;
- Taxe foncière ;
- Diagnostics obligatoires (DPE, amiante, plomb, électricité, gaz…) existants ou à faire réaliser ;
- Les pièces d’identité des vendeurs.
Un vendeur qui envoie ces éléments plus tard peut retarder le bon déroulement d’une transaction. Il peut arriver que certains acheteurs aient un coup de cœur, ce qui entraîne la volonté d’accélérer la procédure. Rassembler les pièces avant même de mettre l’annonce sur les sites permet d’éviter d’attendre quelques semaines et le retrait potentiel des acheteurs. 🏠
Pour récupérer les pièces de façon efficace sans pourchasser le vendeur et le relancer sans cesse, vous pouvez vous doter d’un outil qui automatise la collecte et centralise les documents.
C’est le cas de Welyb qui propose un espace partagé entre vos clients et vous. Vos clients déposent leurs documents et vous êtes notifiés en temps réel. Vous pouvez même mettre en place des rappels automatiques pour éviter les relances constantes. Welyb permet également de créer des répertoires facilement. Créer un dossier par vente facilite la collecte et la recherche de pièces. Tout est centralisé au même endroit et classé, ce qui vous fait gagner un temps précieux lors d’une transaction.
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Sécuriser la signature du compromis de vente
À ce stade, le nombre d'interlocuteurs avec lesquels vous devez traiter devient très important : acheteurs, vendeurs, notaires, parfois syndic ou diagnostiqueurs... C’est pour cela qu’il s’agit de la période la plus sensible. C’est pendant ce moment que le notaire ou l’agence peuvent établir le compromis de vente. Pour ce faire, il faut des documents précis de la part des différentes parties. 📑
Les documents de l’acheteur
L’acheteur doit fournir ces documents :
- justificatif d’identité (passeport, carte d’identité) ;
- justificatif de situation familiale comme un livret de famille ;
- justificatif de domicile pour justifier son adresse actuelle ;
- son mode de financement : donation, héritage, ou dans la majorité des cas, emprunt bancaire. Dans ce cas, l’acheteur doit ajouter ces détails : les coordonnées de l’organisme prêteur (adresse et nom de la banque) ;
- précisions sur la finalité de son projet immobilier (achats d’une résidence principale ou secondaire, investissement locatif…).
Les documents du vendeur
Concernant le vendeur, vous devriez avoir déjà récupéré les documents mentionnés plus haut qui sont également obligatoires : justificatifs, diagnostics (technique et énergétique par exemple), permis de construire le cas échéant, titre de propriété, etc.
S’il s’agit d’une copropriété, il faut également d’autres documents :
- la superficie selon la loi Carrez ;
- les procès-verbaux des 3 dernières AG ;
- le carnet d’entretien de l’immeuble ;
- le règlement de copropriété et état descriptif de division ;
- la description des éventuels travaux réalisés ainsi que les factures.
C’est souvent à cette étape que les ventes peuvent bloquer. À cause du nombre de documents requis, la signature peut être repoussée plusieurs fois et les délais inutilement allongés. En tant qu’intermédiaire, vous êtes alors incité à multiplier les relances et à constituer les dossiers dans la précipitation, ce qui peut être source d’erreurs.
Là encore, maîtriser votre gestion documentaire vous permet d’anticiper ces situations et de classer rapidement les documents que vous recevez. Au lieu de les recevoir au compte-gouttes, vous les avez directement au sein de votre espace dans le dossier qui vous intéresse. Vous pouvez directement le partager au notaire grâce à la gestion des droits d’accès. En lui donnant le statut de lecteur, il pourra uniquement consulter les documents nécessaires au compromis.
Gérer les cas complexes
Certaines ventes immobilières excèdent le cadre classique : copropriétés complexes, indivisions, successions, travaux en non-conformité… Souvent, des complications peuvent venir s’ajouter. Ces situations sont souvent synonymes de multiplication des interlocuteurs, des échanges et des documents. Le risque de perdre des documents est plus important, ce qui allonge les délais.
Une organisation rigoureuse devient alors nécessaire. Pour pallier ces difficultés, la centralisation documentaire devient indispensable. Dans l’espace partagé de Welyb, vous pouvez retrouver facilement les pièces déposées et gérer les interlocuteurs qui y ont accès. Vous avez aussi une traçabilité des échanges et des pièces fournies. Ainsi, votre agence conserve une vision globale de la vente en cours. Cela vous permet de maintenir un certain contrôle même dans les cas les plus complexes. ⚙️
Anticiper l’après-vente
La gestion des documents ne s’arrête pas une fois que la vente a eu lieu ! Au contraire, il existe des bonnes pratiques de conservation des documents. Certains doivent pouvoir être présentés par l’agence en cas de conflit entre les acheteurs et les vendeurs par exemple. Diagnostics, actes, documents de copropriété ou pièces administratives doivent ainsi rester accessibles facilement par ceux qui les ont demandés (acheteurs, vendeurs, notaire…).
La durée de conservation des archives dépend de la nature du document. Pour en savoir plus sur les différentes durées, vous pouvez consulter notre article sur l’archivage des documents immobiliers.
Si votre agence n’est pas dotée d’un système de gestion documentaire efficace, la recherche de pièces dans des vieux dossiers peut devenir chronophage. Un dossier traité par un collaborateur qui n’est plus là, par exemple, et qui a laissé les documents sur son poste devient rapidement introuvable.
La solution reste de mettre en place un système qui améliore la gestion documentaire comme celui de Welyb. Les répertoires peuvent être triés par ordre d’ancienneté ou classés par statut (“en cours”, “archivés”, “en attente", etc.). Grâce au tri et à la recherche, vous pouvez retrouver des documents très facilement, ce qui vous fait gagner un temps précieux. 💻
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Structurer la gestion documentaire en étapes permet d’anticiper une vente immobilière et les échanges de documents qu’elle implique. Un outil qui centralise les documents et simplifie les échanges entre les interlocuteurs en automatisant la collecte devient un atout incontournable au sein de votre agence. Il apporte une vraie plus-value et vous distingue de la concurrence. Votre relation avec les clients se retrouve également améliorée. 🤝
