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L’écologie est une préoccupation de plus en plus répandue. Avec le changement climatique, chacun doit agir à son échelle. Les entreprises commencent à prendre conscience qu’elles peuvent aussi avoir un impact sur l’environnement. C’est pour cela qu’elles sont de plus en plus nombreuses à intégrer une démarche RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). L’immobilier est un secteur clé dans la mesure où de nombreux documents sont échangés. Sous forme numérique ou papier, ces nombreux échanges entraînent une empreinte écologique importante. Comment adopter une démarche écoresponsable au sein de votre agence ? Voici quelques pistes. 👇
La dématérialisation inévitable
Dans un monde marqué par l’accroissement du digital, la dématérialisation s’est imposée comme une étape nécessaire dans les agences immobilières. En effet, beaucoup de documents ne s’échangent plus par papier au profit du format numérique. 💻
Les lois ALUR et ELAN
Certaines lois ont également facilité ce processus. La loi ALUR, appliquée depuis 2014, a pour but d’encourager la dématérialisation en donnant la possibilité de gérer les baux et les documents associés en ligne.
C’est aussi le cas de la loi ELAN de 2018 qui a plusieurs objectifs dont celui de faciliter la dématérialisation des procédures administratives et immobilières. L’acte de cautionnement peut être signé en format électronique, ce qui supprime l’obligation de le faire sous format papier. Ces deux lois ont accéléré un processus de plus en plus important dans tous les secteurs, dont l’immobilier fait partie.
Les autres facteurs de dématérialisation
Au-delà de ces obligations légales, la dématérialisation gagne tous les aspects de votre agence : signature électronique, mails, visites virtuelles… De la relation client aux visites d’appartements, tout a été reconfiguré par le numérique.
Vous utilisez de nombreux logiciels au quotidien pour gérer vos clients et interagir avec eux. Cette gestion est alors dispersée entre différentes interfaces : CRM, Drive, GED…
Les avantages de la dématérialisation dans le secteur immobilier
Dans l’immobilier, la dématérialisation apporte de nombreux avantages.
- Le premier d’entre eux est la réduction des coûts que cela permet grâce à la limitation du recours au papier. Les achats de fournitures se retrouvent réduits.
- La productivité est améliorée : dématérialisation rime souvent avec automatisation des tâches répétitives. Des logiciels vous aident à faire en quelques secondes des tâches qui prenaient auparavant plusieurs minutes.
- La sécurité des données est accrue grâce à des protocoles garantissant l’intégrité des informations échangées. ⚙️
Ainsi, la dématérialisation semble incontournable et n’offrir que des avantages. Est-elle vraiment écoresponsable ? On le sait, le numérique a un impact non négligeable sur la planète à cause des ressources consommées pour fonctionner. Il est cependant possible d’allier dématérialisation et écoresponsabilité. 🌱
L’impact du numérique et de la dématérialisation
D’après les chiffres, le numérique a un impact significatif sur l’environnement. Il représente 4,4 % de l’empreinte carbone nationale en France (source : L'Ademe), ce qui équivaut à 29,5 millions de tonnes de CO2.
Adopter la sobriété numérique
C’est pour cela qu’il est nécessaire d’opter pour une approche dite de “sobriété numérique”. Cette pratique consiste à limiter les déchets liés aux technologies de l’information et de la communication pour réduire la consommation énergétique. Cela passe par certaines bonnes pratiques que vous pouvez d’ores et déjà mettre en place au sein de votre agence :
- optimisez les structures informatiques utilisées : recourir au cloud computing, privilégier des data-centers écoresponsables…
- optez pour des matériaux éco-conçus quand cela est possible ou pour des équipements de seconde main pour éviter de racheter du neuf systématiquement.
- sensibilisez vos collaborateurs en édictant une charte éco-responsable par exemple, ou en leur faisant suivre des formations spécialisées.
Dématérialiser de façon stratégique
Pour limiter votre impact lorsque vous passez au numérique, vous pouvez dématérialiser de façon stratégique. L’un des pièges consiste à se disperser en utilisant des logiciels différents alors que vous pourriez en limiter le nombre. La solution consiste à centraliser les fichiers et les interfaces au même endroit. Un outil, comme Welyb, propose une centralisation à tous les niveaux : documents et logiciels. Cela réduit la charge serveur, les doublons et les envois inutiles.
Centraliser les documents
Ce qui peut limiter la sobriété numérique est la dispersion des documents et la multiplication de leur envoi. Vous demandez à votre client de vous envoyer un document justificatif, il vous répond qu’il va le faire mais il tarde, vous devez le relancer plusieurs fois et vous oubliez finalement de télécharger cette pièce ou vous la perdez, ce qui entraîne un nouveau cycle de mails. Vous vivez ce type de situation au quotidien et cela entraîne aussi une dispersion au niveau du mode d’envoi. Il y a les documents que vous recevez par mail, et que vous devez classer, et ceux que l’on vous envoie par Drive.
Cette multiplication des envois et des documents vous coûte à la fois du temps et de l’énergie. La solution est de vous doter d’un outil qui centralise les documents.
Welyb propose ainsi un espace partagé entre vos clients et vous. Ils y déposent leurs documents et vous en êtes informés en temps réel. Grâce à un système de rappels, vos clients peuvent être relancés automatiquement. 📥
Plus besoin d’échanger de nombreux mails et de multiplier les plateformes, l’outil vous fait gagner un temps précieux et limite les dépenses d’électricité.
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Centraliser les logiciels
Utiliser de nombreux logiciels consomme de l’énergie : à la fois de votre côté et de celui des serveurs de l’application que vous sollicitez à chaque nouvelle requête. Pour éviter de trop consommer, Welyb vous propose une connexion unique avec beaucoup des logiciels que vous utilisez au quotidien : CRM, outils comptables, logiciels RH, outils d’automatisation, marketing… La liste est longue.
Avoir un seul point d’entrée au lieu de plusieurs interfaces de connexion entraîne des économies d’énergie.
Former vos collaborateurs
Enfin, même si vous vous dotez d’outils puissants, il faut veiller à former correctement vos collaborateurs à leur utilisation. Un outil qui centralise les documents peut vite faire doublon avec des mails par exemple, s’il est mal utilisé, ou avec un Drive.
C’est pour cela qu’il est primordial de veiller à la formation de vos collaborateurs. Il est également pertinent d’opter pour des outils simples à utiliser pour limiter le temps consacré à leur prise en main.
Welyb propose des formations pour démarrer sur la plateforme un mardi sur deux. Il existe aussi de nombreuses ressources, comme des tutos et des articles, pour vous aider à installer l’outil et à l’utiliser de façon optimisée. En cas de besoins plus spécifiques, un chat est disponible ainsi qu’un support pour des interventions plus techniques.
