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Quel est le meilleur moyen de transmettre les fiches de paie électroniques ? Si la loi favorise depuis 2017 le format numérique, l’employeur reste libre d’opter pour la méthode de son choix. L’envoi des bulletins de paie par mail 📧 représente une des solutions à disposition des entreprises.
Comment s’y prendre ? Quels sont les avantages et les inconvénients d’une communication par courriel ? Existe-t-il une alternative pour envoyer les fiches de paie dématérialisées en toute sécurité ? Welyb fait le point pour vous ! 🕵️
Quelles sont les obligations légales relatives à la fiche de paie ?
En vertu de l’article L3242-1 du Code du travail, un employeur doit fournir à tous les employés de son entreprise, une pièce justificative appelée fiche de paie ou bulletin de salaire.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
Pour satisfaire aux obligations légales, la fiche de paie doit comporter 4 parties.
- L’identité de l’employeur 💼 : l’entreprise mentionne son nom, son adresse, son numéro Siret, son code APE ou NAF et la convention collective applicable ;
- Les informations du salarié 🧑 : il convient d’indiquer notamment, son nom, le poste occupé, son niveau hiérarchique ou encore le nombre d’heures effectuées ;
- Les détails de la rémunération 💶 : le bulletin fait apparaître les montants brut et net du salaire, la date de paiement, les dates et les indemnités de congés payés ;
- Les cotisations et contributions sociales 🪙 : l’employeur inscrit les montants des cotisations, le salaire net à payer, le net imposable et les éléments concernant l’impôt sur le revenu. La présentation de cette rubrique suit un ordre imposé.
En revanche, il est interdit de stipuler, sur le bulletin de salaire, des informations relatives à l’exercice du droit de grève ou à la rémunération de représentant du personnel.
La transmission dématérialisée du bulletin de salaire
Depuis 2017, la fiche de paie papier est devenue l’exception. Les entreprises doivent privilégier l’envoi au format numérique. Dans ces conditions, un salarié peut-il refuser la dématérialisation de son bulletin de salaire ?
La réponse est oui ! S’il le signale de façon formelle à son employeur, celui-ci doit modifier son mode de distribution, au plus tard dans les trois mois suivant la notification. Une entreprise qui ne fournit pas de fiches de paie à son personnel encourt une amende de 450 € ainsi qu’une condamnation pour dommages et intérêts. 💸
Plus globalement, la CNIL rappelle que la responsabilité de l’entreprise peut être engagée en cas de non-respect des dispositions relatives aux données personnelles. Elle encourt des sanctions pénales et/ou administratives pouvant aller jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende.
Comment envoyer les bulletins de paie par mail ?
L’employeur remet le bulletin de paie à son personnel au moment du versement des salaires. Il est libre de le transmettre en main propre, par courrier ou par voie électronique. S’il opte pour une diffusion dématérialisée, il peut utiliser le mail ou la mise à disposition dans un espace en ligne sécurisé 🔒 de type Gestion Électronique des Documents (GED) ou coffre-fort numérique.
Contrairement à la fiche de paie, l’e-mail n’est soumis à aucun formalisme particulier. Il est recommandé néanmoins de préciser l’objet du message et de rédiger un courrier approprié avec les règles de politesse en usage dans l’entreprise. ✅
Au moment d’envoyer votre message, pensez à joindre le bulletin de salaire au format PDF.📄
Envoi des bulletins de paie par mail : bonne ou mauvaise idée ?
L’envoi de la fiche de paie par mail est simple et rapide 📨. Toutefois, en matière de sécurisation et de respect des données confidentielles du salarié, on peut s’interroger sur la fiabilité de cette méthode.
Les avantages de l’envoi par mail
Le mail représente une des options pour dématérialiser l’envoi des bulletins de salaire. L’employeur gagne du temps et réalise des économies 👛. En effet, il n’a plus besoin d’imprimer et de stocker physiquement ce type de document. Il réduit alors, à la fois, ses coûts d’archivage et son impact environnemental.
Le salarié, quant à lui, reçoit chaque mois un courrier électronique qu’il peut conserver dans un dossier de sa messagerie et télécharger pour l’enregistrer sur son ordinateur ou sur un support de type disque dur.
Les risques liés à la transmission de la fiche de paie par courriel
Selon le législateur, quand l’employeur opte pour la remise du bulletin de paie au format numérique, il doit s’assurer de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des informations.
Or, les boîtes mail sont exposées au risque de piratage et les pièces jointes peuvent faire l’objet de modifications. D’autres incidents sont envisageables comme une erreur de destinataire ou un classement du message en courrier indésirable.
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Par ailleurs, l’envoi du bulletin de paie par mail ne permet pas aux entreprises de satisfaire aux obligations légales de conservation. En effet, l’employeur est tenu :
- de garder le double de la fiche de paie pendant 5 ans ;
- de garantir la disponibilité du document durant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
En tant que responsable d’entreprise, vous devez aussi veiller à la mise en conformité de votre structure au RGPD, règlement qui encadre la protection des données personnelles dans l’Union européenne. 🌍
Or, selon la CNIL : « La messagerie électronique ne constitue pas un moyen de communication sûr pour transmettre des données personnelles, sans mesure complémentaire. Une simple erreur de manipulation peut conduire à divulguer à des destinataires non habilités des données personnelles et à porter ainsi atteinte au droit à la vie privée des personnes. En outre, toute entité ayant accès aux serveurs de messagerie concernés (notamment ceux des émetteurs et destinataires) peut avoir accès à leur contenu. »
La solution de Welyb pour un envoi sécurisé des bulletins de paie !
Avec sa GED collaborative, Welyb répond aux besoins de sécurité et de conservation des entreprises. Au départ conçu pour les échanges entre les cabinets d’expertise comptable et leurs clients, le système de Gestion Électronique des Documents 🗃️ de Welyb offre de nombreuses fonctionnalités.
Les entreprises peuvent stocker leurs justificatifs et ouvrir des accès restreints à des tiers comme un avocat, un commissaire aux comptes ou des salariés. Ainsi, les bulletins de paie sont mis à la disposition des collaborateurs sur leur espace personnel 🔐.
De plus, certains logiciels de paie comme Silae sont connectés à Welyb. Les informations sont alors automatiquement centralisées et remontées dans les bons dossiers.
Si notre solution vous intéresse, recommandez-nous à votre expert-comptable ou réservez directement une démonstration !
