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En tant que gérant d’une SCI, vous vous retrouvez souvent à gérer les documents de votre entreprise. Cette charge s’ajoute à celle des locataires et des biens immobiliers : loyer à vérifier, documents d’entrée et de sortie, travaux à entreprendre… La liste est longue ! Souvent, le gestionnaire accomplit ces tâches seul. Dans ces conditions, l’objectif est de gagner du temps pour ne pas se retrouver surchargé. La gestion documentaire est l’un des pôles que le gérant peut optimiser pour mieux appréhender sa charge de travail. 👇
Qui peut être gérant d’une SCI ?
Le gérant d’une SCI peut être une personne physique, associée ou non à la société, ou une personne morale (une autre société par exemple).
Les conditions pour l’être sont les suivantes :
- être majeur ;
- être juridiquement capable ;
- enfin, il ne faut pas être en situation d’interdiction de gérer.
Certaines professions ne permettent pas d’être gérant d’une SCI. C’est le cas des avocats, à moins que ce ne soit pour une “société ayant pour objet la gestion d’intérêts familiaux ou professionnels dont les statuts doivent être déclarés préalablement au Service de l’exercice professionnel” (extrait du code de déontologie des avocats). C’est aussi le cas des notaires ou des commissaires aux comptes. Cela vise à éviter les conflits d’intérêt.
Une SCI peut d’ailleurs avoir plusieurs gérants qui sont appelés co-gérants. Ils ont soit les mêmes pouvoirs, soit des rôles différents en fonction de ce qui est spécifié dans les statuts. ⚖️
Quelles sont les fonctions du gérant d’une SCI ?
Le gérant joue un rôle central dans le fonctionnement d’une société civile immobilière. Il assure à la fois la gestion quotidienne de la SCI et le respect de ses obligations légales.
Au quotidien, il est chargé :
- de la gestion comptable de la société (suivi des recettes et des dépenses, conservation des justificatifs) ;
- de la gestion locative, notamment l’encaissement des loyers, le paiement des charges et le suivi des contrats ;
- de l’exécution des décisions prises par les associés ;
- de la représentation de la société dans ses démarches administratives et judiciaires.
Le gérant est aussi le représentant légal de la SCI. À ce titre, il peut agir au nom de la société pour effectuer certaines actions : ouvrir un compte bancaire ; signer un bail de location ; contracter un prêt immobilier ; encaisser les loyers ; ou encore représenter la SCI devant les juridictions. 📚
Enfin, les statuts de la SCI encadrent l’exercice de ses pouvoirs. Ils précisent :
- les actes pour lesquels le gérant doit obtenir l’accord préalable des associés ;
- les règles de majorité applicables (majorité simple, majorité qualifiée ou unanimité).
Le gérant a aussi certaines obligations précises.
Les obligations d’un gérant de SCI
Tenir la comptabilité de la société
Le gérant est tenu d’assurer la tenue d’une comptabilité et d’en rendre compte aux associés. Cette comptabilité peut toutefois être simplifiée : une comptabilité de trésorerie suffit, consistant à enregistrer uniquement les recettes, les dépenses et la nature des opérations effectuées. En outre, la SCI n’a pas l’obligation de déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. 🧾
Sauf disposition statutaire particulière, aucun formalisme comptable strict n’est imposé à la SCI.
Organiser les assemblées générales
Le gérant a l’obligation d’organiser les assemblées générales et d’y convoquer les associés. À cette occasion, il doit présenter les comptes sociaux et les soumettre à l’approbation. Les modalités de convocation des assemblées générales sont en principe fixées par les statuts de la SCI. À défaut de précision, le gérant convoque les associés dans un délai raisonnable, en indiquant la date, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée. À l’issue de l’assemblée, il doit également rédiger des procès-verbaux des décisions prises ainsi que les archiver dans le registre officiel de la société. ✍️
Rendre compte de sa gestion de la SCI
Chaque année, généralement à l’occasion de l’assemblée générale, évoquée dans le paragraphe précédent, le gérant de la SCI doit présenter aux associés un rapport de gestion. Il doit comporter les choses suivantes :
- évolution du patrimoine ;
- les revenus générés et les dépenses effectuées ;
- les projets à venir.
Cette obligation concerne l’ensemble des SCI, y compris les SCI familiales. Même en présence de liens de confiance entre les associés, il est préférable de formaliser par écrit les comptes et les décisions prises. Le non-respect de cette obligation peut entraîner la révocation du gérant par les associés. 📒
Comment faciliter le rôle du gérant au sein d’une SCI ?
Vous l’avez vu : les gérants de SCI sont soumis à un grand nombre de tâches. De plus, elles concernent des domaines différents. Dans ce contexte, il est facile de se perdre entre les documents à produire et les justificatifs à conserver. Voici quelques pistes pour faciliter le rôle du gérant. 🚀
Une bonne gestion documentaire
L’une des clefs pour faciliter votre rôle en tant que gérant est d’optimiser votre gestion documentaire. Cela passe par la digitalisation et la centralisation des documents au même endroit. En effet, vos différentes tâches peuvent vous pousser à multiplier les mails et les enregistrements en local. Le problème est la perte de documents qui entraîne une perte de temps.
Pour éviter ces inconvénients, vous pouvez vous doter d’un logiciel qui centralise les flux documentaires de votre SCI. C’est le cas de Welyb qui vous propose un espace au sein duquel vous pouvez centraliser tous les documents au format électronique. Comme cet espace est partagé, vous pouvez faciliter la collecte de certains documents avec d’autres interlocuteurs comme les locataires, les associés ou les prestataires.
Par exemple, vous pouvez envoyer un rappel à vos locataires pour qu’ils versent un papier d’identité nécessaire à leur dossier. En un clic, ce document est versé dans un espace partagé. Vous le récupérez donc automatiquement sans de longs échanges par mails. 📨
Les documents sont ainsi :
- versés au sein d’un espace partagé ;
- déposés dans un espace précis dédié à la gestion de la SCI ;
- classés par types (comptabilité, procès-verbaux, locataires, etc.) ;
La gestion des droits d’accès permet de partager certains documents ou dossiers aux personnes concernées seulement. La sécurité est ainsi garantie.
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Communiquer avec vos associés
Pour optimiser la gestion de votre SCI, une communication claire et régulière avec vos associés est primordiale. Là encore, un logiciel partagé qui centralise les documents importants permet aux associés de la SCI d’avoir le même niveau d’information. Un logiciel comme Welyb permet de partager rapidement et de façon sécurisée les documents relatifs à la gestion à vos associés. Ils peuvent eux-mêmes verser leurs propres documents pour que chacun puisse partager et consulter les informations nécessaires.
Produire des rapports à fréquence régulière, tous les trimestres ou semestres, permet également de faciliter la communication. Ces rapports peuvent être consultés par vos associés grâce à Welyb. 🤝
Une gestion documentaire structurée permet au gérant de remplir ses obligations plus efficacement, de sécuriser la gestion de la SCI et de maintenir une information claire et transparente à destination des associés.
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