.svg){kind=small}
Gérer une société civile immobilière (SCI) peut s’avérer complexe, car de nombreux aspects sont à prendre en compte : comptabilité, gestion locative, déclarations fiscales, etc. Dans ce contexte, vous devez échanger un flux important de documents avec vos locataires. Une gestion documentaire efficace permet de fluidifier ces interactions et de gagner du temps. Pour l’optimiser, centraliser ce processus constitue une stratégie efficace : rassemblés au même endroit, les documents peuvent être fournis, consultés ou modifiés rapidement.
Voici quelques leviers pour mettre ce mécanisme en place ! 👇
La complexité de la gestion documentaire d’une SCI
La gestion de la comptabilité
Une SCI n’est pas une société commerciale. À ce titre, elle n’a pas l’obligation de tenir une comptabilité complète ou de publier ses comptes. Vous n’avez, en général, pas de service dédié à la comptabilité, et la gérer seul peut être fastidieux, surtout qu’un plan comptable doit généralement être suivi.
Toutes les pièces justificatives doivent être conservées : factures, quittances de loyers, ou diverses dépenses liées à l’entretien des biens. Si vous avez plusieurs locataires, le nombre de documents peut rapidement devenir important. À tout moment, l’administration fiscale peut demander à consulter les livres et justificatifs en cas de contrôle. Une mauvaise gestion des documents entraîne une perte de pièces essentielles. Ne pas les présenter à l’administration peut engendrer des sanctions financières.
La gestion locative
Gérer une SCI implique d’être au contact des locataires. 🏠 Cela engendre beaucoup de papiers. Vous devez collecter un certain nombre de documents auprès d’eux :
- les baux ;
- l’état des lieux ;
- l’encaissement des loyers et des charges ;
- les assurances et documents liés aux litiges éventuels.
Selon le nombre de locataires, la gestion locative peut vite devenir complexe. Il faut veiller, chaque mois, à relancer certains d’entre eux pour le paiement du loyer, par exemple. Un système de relance automatisé peut vous faire gagner un temps précieux. En cas de litiges, les documents doivent également rester accessibles rapidement.
La gestion des déclarations fiscales
Selon le régime choisi, vous devez déclarer chaque année vos résultats auprès de l’administration fiscale.
SCI soumise à l’impôt sur le revenu (IR)
La SCI relevant de l’impôt sur le revenu est soumise au régime fiscal le plus courant. Elle doit souscrire la déclaration n°2072, qui recense :
- les recettes perçues ;
- les charges et dépenses déductibles ;
- le résultat fiscal, réparti entre les associés.
Chaque associé reporte ensuite sa quote-part de résultat sur sa déclaration de revenus personnelle, au titre des revenus fonciers, via le formulaire n°2044.
SCI soumise à l’impôt sur les sociétés (IS)
Lorsque la SCI a opté pour l’impôt sur les sociétés, le gérant doit déposer une déclaration n°2065 auprès du service des impôts des entreprises (SIE).
Les échéances de déclaration varient selon la date de clôture de l’exercice comptable :
- clôture au 31 décembre : la déclaration doit être transmise au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai ;
- clôture à une autre date : la déclaration doit être déposée dans un délai de trois mois à compter de la clôture de l’exercice.
Les différentes déclarations s’appuient sur les pièces justificatives mentionnées plus haut (baux, loyers, factures, charges, etc.). Une gestion documentaire optimisée facilite ces étapes, réduit les risques d’erreurs et de retards. Les conséquences pour les SCI peuvent être lourdes, avec des sanctions financières parfois importantes. 🚨
Une gestion juridique complexe
La SCI doit également conserver des documents juridiques relatifs à sa structure :
- statuts et modifications ;
- procès-verbaux d’assemblées générales ;
- décisions liées aux associés ;
- documents relatifs aux cessions de parts ou successions.
Comme ces documents sont moins utilisés que ceux relatifs aux locataires, ils peuvent être mal classés, voire oubliés. Ils doivent pourtant rester facilement accessibles, car les perdre s’avère problématique.
En résumé, une bonne gestion documentaire d’une SCI améliore :
- la conformité fiscale ;
- la fiabilité des déclarations ;
- la relation avec les locataires ;
- la sécurité juridique et financière de la structure.
Voici quelques éléments pour simplifier votre gestion documentaire ! 🚀
Comment simplifier la gestion documentaire d’une SCI ?
Il existe plusieurs moyens pour simplifier la gestion d’une SCI. L’un des plus efficaces reste de centraliser vos données et de digitaliser la gestion documentaire. 💻
Les outils à mettre en place
Pour faciliter le suivi des locataires et la gestion de votre SCI, plusieurs outils simples peuvent être utilisés :
- un tableur Excel ou Google Sheets pour suivre les recettes et dépenses de la SCI ;
- un espace de stockage partagé avec locataires, collaborateurs et associés ;
- une plateforme juridique spécialisée comme LegalPlace pour une assistance fiable et sécurisée.
Digitaliser la gestion documentaire
De nombreux logiciels permettent de centraliser et digitaliser vos documents. Certains outils combinent plusieurs fonctionnalités :
- centralisation des documents ;
- classement structuré ;
- accès à distance ;
- partage fluide avec différents utilisateurs ;
- rappels automatiques et notifications lors de l’ajout d’un document.
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps pour tous les interlocuteurs et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elles renforcent également votre relation avec vos locataires. 🤝
Les avantages de Welyb
Un espace partagé
Le principal avantage de Welyb est de proposer un espace partagé pour centraliser tous les documents au format électronique. Les locataires peuvent déposer leurs justificatifs en un clic, et vous pouvez compléter leurs dossiers. Welyb devient ainsi le point d’entrée unique des documents nécessaires au fonctionnement de la SCI.
Tous les documents peuvent être :
- déposés dans un espace dédié à la SCI ;
- classés par type (comptabilité, fiscalité, location, juridique) ;
- organisés par exercice ou par bien immobilier.
Cette centralisation permet de garder une vision claire et durable de la situation documentaire de la SCI, même plusieurs années après.
👉Je teste Welyb gratuitement
Sécuriser les documents sensibles
Les SCI manipulent des documents sensibles : données financières, informations personnelles des associés ou des locataires, actes juridiques. Le papier ou les stockages improvisés offrent une fausse impression de sécurité, mais exposent à la perte, au vol ou à la dégradation. 🔐
Welyb permet :
- un accès sécurisé aux documents ;
- des droits personnalisés selon les utilisateurs (associés, expert-comptable, locataires) ;
- une traçabilité des actions ;
- une conformité avec le RGPD.
Les documents restent accessibles dans le temps, sans dépendre d’un ordinateur personnel ou d’un classeur oublié dans un placard.
Faciliter la gestion locative au quotidien
Pour une SCI qui loue un ou plusieurs biens, la GED devient un outil de pilotage documentaire. Baux, diagnostics, états des lieux, factures de travaux ou d’entretien sont stockés dans un espace structuré. En cas de litige, de vente ou de demande d’un notaire ou d’une banque, les documents sont immédiatement retrouvés, sans recherches interminables.
👉 Testez Welyb gratuitement et simplifiez la gestion de votre SCI dès aujourd’hui !
