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Une entreprise, quelle que soit sa taille, génère et manipule des documents de tous types : juridiques, financiers, comptables, données des clients ou des partenaires, etc. La dispersion peut vite survenir entre les pièces jointes envoyées dans différents e-mails, les fichiers enregistrés en local ou encore mis sur un Drive que personne n’utilise. Qui dit dispersion dit perte de temps. Pour éviter ce problème, il est possible de mettre en place plusieurs actions pour organiser plus efficacement la gestion documentaire de votre entreprise. 👇
Que désigne la gestion documentaire en entreprise ?
Définition de la gestion documentaire
La gestion documentaire d’une entreprise désigne les outils et les méthodes qui permettent de classer les documents qu’elle a générés. Elle repose sur la mise en place de processus garantissant la centralisation des informations, leur traçabilité, leur sécurisation et leur accessibilité, qu’il s’agisse de documents physiques ou numériques. À ce titre, elle constitue un pilier essentiel du fonctionnement et de la performance de toute entreprise ou organisation. 📚
La gestion documentaire s’articule autour de plusieurs dimensions complémentaires :
- l’identification des documents, via leur typologie et leurs métadonnées ;
- un classement structuré, logique et hiérarchisé ;
- une diffusion sécurisée, limitée aux personnes habilitées ;
- la conservation des documents, temporaire ou pérenne, conformément aux obligations légales ;
- l’archivage ou la destruction des documents à l’échéance définie.
Les enjeux de la gestion documentaire
Une gestion documentaire inefficace se manifeste par des pertes de temps importantes. En effet, un document non classé peut se trouver n’importe où. Partir à sa recherche s’avère très chronophage. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le digital n’améliore pas forcément les choses. Au contraire, il multiplie les possibilités de dispersion : envois par e-mails, documents placés en local sur un ordinateur mais non partagés, fichiers enregistrés dans des dossiers cachés ou encore localisés dans des Drive inaccessibles, etc. 💻
Les entreprises ont bien compris qu’une gestion efficace était primordiale. Ainsi, selon le France Num – Baromètre 2024, l’équipement des TPE et PME en solutions facilitant la collaboration avec les employés, les fournisseurs et les clients progresse. 56 % des entreprises utilisent désormais une plateforme d’échange de documents en ligne, soit 11 points de plus en un an.
Comment optimiser la gestion documentaire de votre entreprise ?
Pour améliorer votre gestion documentaire, il faut, bien sûr, vous doter des bons outils. Cependant, il s’agit aussi de principes qui dépassent l’outil lui-même. En effet, mal exploité un bon outil ne peut pas faire de miracles. Voici quelques étapes pour améliorer, de façon générale, la gestion documentaire de votre entreprise.
Étape 1 : Cartographier les documents existants
La première étape consiste à analyser les documents que vous traitez au quotidien. Vous devez identifier les flux principaux de ceux qui le sont moins. Cela vous permet ensuite de traiter les doublons et de déterminer quels documents sont critiques.
L’objectif est également de distinguer tous les types de documents que vous avez : comptables, juridiques, RH, commerciaux, etc. Il faut aussi savoir si leur production est récurrente ou non, leur origine et leurs circuits de validation. 📄
Étape 2 : Définir une arborescence claire et logique
Une fois que vous disposez d’une vision complète des documents de votre entreprise, l’enjeu est de mettre en place un classement structuré de façon compréhensible pour l’ensemble des collaborateurs. Il peut s’appuyer sur différents types d’organisation :
- par typologie de documents (comptables, RH, clients…) ;
- par services ;
- par dossiers clients ;
- par projets.
Tous ces systèmes sont viables à condition que le mode de classement soit explicite pour tous. Par exemple, les conventions de nommage des documents doivent être transmises et respectées.
Les documents peuvent être traités de différentes manières : créés, modifiés, validés ou supprimés. Vous devez déterminer qui est habilité à effectuer ces différentes actions.
Étape 3 : Sécuriser, conserver et archiver les documents
La sécurité des documents est primordiale. Les documents, qu'ils soient physiques ou numériques, doivent être protégés. S’ils sont digitaux, la gestion des droits d’accès doit être adaptée pour éviter qu’ils ne soient diffusés en dehors des personnes autorisées. Par ailleurs, il existe des obligations légales relatives à la conservation des documents. Il faut donc éviter de les supprimer avant un certain délai. Une gestion documentaire maîtrisée limite les risques judiciaires tout en améliorant l’organisation de l’environnement de travail. 📊
Étape 4 : Choisir les outils adaptés
Une fois que vous avez amorcé ces étapes, vous pouvez vous doter d’outils qui facilitent la gestion documentaire. L’un des enjeux de la gestion documentaire est la centralisation des documents. Vous doter d’un outil qui vous aide à le faire est stratégique. Il doit aussi renforcer la sécurité des données de votre entreprise ainsi que la recherche d’informations.
Une fois que vous avez choisi le ou les bons logiciels, une formation est nécessaire. En effet, les collaborateurs doivent l’utiliser au quotidien. C’est pourquoi, la facilité de la prise en main constitue l’un des critères que vous devez prendre en compte au moment de faire votre choix.
Les outils pour améliorer la gestion documentaire de votre entreprise
Les outils viennent soutenir une organisation documentaire déjà structurée et faciliter son application au quotidien. Ils viennent faciliter certains processus comme la centralisation des documents. Grâce à cela, vous gagnez un temps précieux qui peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Faciliter la centralisation des documents
Un outil comme Welyb permet de centraliser les échanges et les documents entre une entreprise, ses interlocuteurs ou encore ses clients. Les documents sont partagés dans un espace unique, accessible à tout moment par les personnes autorisées. Cet espace réduit les envois dispersés par e-mail et limite ainsi les risques de dispersion.
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La plateforme peut également se connecter à d’autres logiciels de différents types : RH, comptables, notes de frais, automatisation, marketing… Vous pouvez consulter la liste complète ici.
La centralisation s’effectue à deux niveaux : documentaire et logiciel. Welyb devient le point d’entrée des flux de votre entreprise. Les équipes accèdent aux documents et aux outils depuis une interface unique. Le temps gagné est important. ⌛
Renforcer la sécurité des documents
L’autre enjeu de ces outils est de veiller à la sécurité des documents souvent constitués de données confidentielles. L’outil choisi doit respecter certains principes liés à la sécurité des informations. En effet, les cyberattaques tendent à se multiplier ces derniers temps. Pour les limiter, une plateforme comme Welyb offre les fonctionnalités suivantes :
- une gestion fine des droits d’accès ;
- une traçabilité des historiques de consultations, ajouts ou modifications de documents ;
- et un classement des données clients et prospects.
De plus, Welyb est une plateforme française. Face aux contraintes réglementaires qui pèsent sur les éditeurs américains, les acteurs européens disposent d’un réel avantage. Les solutions européennes récentes intègrent nativement les exigences du RGPD : gestion structurée des données personnelles (clients et prospects), automatisation des suppressions, traçabilité complète et haut niveau de sécurité.
C’est précisément l’approche adoptée par Welyb, qui fournit l’ensemble des outils nécessaires pour une conformité rigoureuse et opérationnelle. 🌱
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