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Aujourd’hui encore, le leader français de l'édition de logiciel Cegid, affirme qu' 1 expert-comptable sur 2 utilise l'une de ses solutions comptables. Malgré l’évolution croissante du marché et l’arrivée de nouveaux éditeurs concurrents, l’utilisation des solutions historiques reste donc encore largement d’actualité. 👀
Cependant, les éditeurs historiques d’outil de production ont dû s’adapter. Récemment, ils ont notamment accéléré la migration vers le SaaS, de manière plus ou moins forcée pour les clients.
Ces changements ont également fait évoluer la gestion des documents, nécessaire à l'organisation du cabinet. Les logiciels de production historiques, qui proposaient déjà de nombreuses fonctionnalités, sont de moins en moins seuls à proposer une GED (et donc une solution toute intégrée). Les nouveaux éditeurs commencent aussi à proposer la leur ! 🙋🏼♂️
L’utilisation d’une GED est alors devenue essentielle. Cependant, les questions qui se posent sont : que vaut la GED de votre outil de production ? Et si la GED n’était pas simplement une fonctionnalité, mais un outil à part entière ? Ne vaut-il mieux pas miser sur un outil entièrement spécialisé dans la gestion des documents ? Quelle est la meilleure option ?
Outil de production avec GED intégrée, réussite ou terrain hostile pour votre cabinet ? Nous vous disons tout dans cet article ! 👇
2 Outils bien différents
Qu’est-ce qu’un outil de production comptable ? Quel est son but ?
Inutile de trop en dire, si vous êtes expert-comptable, vous savez déjà ce qu’est un outil de production 😉 ! Cependant avec le développement des multiples fonctionnalités de vos outils de production, il est aujourd’hui peut-être nécessaire de revenir à la base et de regarder de plus près le but premier d’un outil de production.
Il a pour but d’automatiser votre processus comptable et visualiser les immobilisations, de faire de la révision intégrée, ou encore de gérer vos documents…📑
Pourquoi ce rappel ? 😙 Car les cabinets ont trop souvent tendance à résumer leur système d’information à leur simple outil de production. A vouloir réaliser toutes les actions digitales (saisie, révision, gestion de documents, gestion interne etc.) à travers un seul et unique outil, souvent complexe. Les éditeurs historiques de logiciels de production ont longtemps privilégié le "tout en un", essayant alors de développer de nouvelles fonctionnalités autour de leur outil de production : CRM, Gestion interne, OCR… Votre logiciel de production vous propose certainement un espace de stockage de documents en plus de ses diverses fonctionnalités. Cependant, est-il vraiment optimal ? Nous y reviendrons.
L’outil de production, c’est vraiment la base du SI (système d’information) du cabinet. C’est avec ça qu’il réalise son cœur de métier : faire de la saisie, révision les comptes, pour in fine produire les états financiers (bilan, compte de résultat). Il ne faut donc pas confondre ERP tout intégré avec outil de production. Souvent, les cabinets se disent insatisfaits de leur outil de production alors qu’en réalité ils ne sont insatisfaits que de la partie collaborative ou de la GED. Il faut donc envisager l’outil par fonctionnalité et non par éditeur. 🖐
Qu’est-ce qu’une GED ? Quel est son but ?
La GED est un logiciel, qui, comme son nom l’indique, prend charge la gestion des documents, à savoir les opérations ou actions destinées à traiter et exploiter ces documents.
Généralement, les cabinets qui n'ont pas de GED dédiée stockent leurs documents sur plusieurs outils de stockage : sur leur propre serveur, sur leur outil de production, sur un dropbox, et bien d’autres… Ils ne bénéficient donc pas forcément de fonctionnalités poussées, telles que le classement et le nommage automatique des documents, les systèmes de validation, la connexion avec des environnements tiers, la gestion des droits d'accès, la visualisation de l’historique de version des documents, la modification de documents Excel ou Word en ligne etc. 🧑🏽💻
La mise en place d’une GED performante leur permet de réunir tous ces documents au même endroit. La GED est un réel outil de travail qui donne de la valeur et du professionnalisme à vos tâches quotidiennes, d’autant qu’il existe des outils spécialement conçus pour votre profession ! 😇
Découvrez notre article : "La GED expert-comptable, un outil indispensable pour votre cabinet" 👀
Des outils qui se veulent souvent trop polyvalents
Que se cache-t-il derrière les GED proposées par votre outil de production ?
Experts-comptables, beaucoup d’entre vous ont eu un jour le sentiment d’être bloqués par leur outil de production. Vous vous êtes enfermés dans l’utilisation d’un outil unique qui vous propose toutes les fonctionnalités dont a besoin votre cabinet. Cependant, êtes-vous vraiment satisfait de toutes ces fonctionnalités ? 🧐
En effet, la production comptable étant le cœur du produit de ces éditeurs, les fonctionnalités développées à autour ne seront pas toujours des plus abouties. N'oubliez pas que c’est le propre de tout le monde : on ne peut pas tout faire parfaitement. Chacun son métier ! 😉
Vous constaterez donc que la fonctionnalité de gestion de document proposée par votre logiciel de production n’aura souvent rien à voir avec un réel outil de GED, proposé par un éditeur spécialisé comme par exemple : Welyb, Everial, RevGED,...
Le simple fait que la GED de votre outil de production ne soit pas connectée à beaucoup d’outils alors que nous allons vers de plus en plus d’interconnexions et de multiplication des outils, peut être un point bloquant. De plus, les solutions spécialistes de la GED sont généralement plus ergonomiques. Cependant, nous ne pouvons bien sûr pas généraliser ! 🖐
Retenez juste une chose : les outils spécialistes de la GED vous permettront d’aller encore plus loin dans la gestion des documents, et ne cesseront d’évoluer pour répondre au mieux à vos besoins. Nous trouvons alors aujourd’hui des GED collaboratives pensées pour le cabinet et pour ses clients, des GED personnalisables, des GED interconnectées à une multitude d’outils pour automatiser un maximum d’échanges, des GED avec la signature électronique intégrée ou encore des GED permettant la modification des documents directement sur l’espace de stockage…
Heureusement, de plus en plus, les éditeurs comprennent le grand intérêt à s’ouvrir à d’autres outils vous permettant alors de choisir un outil de GED externe. 💥
Pourquoi ne faut-il pas mettre tous ses œufs dans le même panier ?
Comme dit précédemment, les outils de production souhaitent être sur tous les fronts et devenir des outils tout-en-un, mais ils en oublient leur cœur de métier. Attention, le trop est souvent l'ennemi du bien ! 😬
La tendance du marché étant à la multiplication des outils, il peut être intéressant d’avoir une GED externe interconnectée à tous vos outils, qui centralise les informations du cabinet et de ses clients. Il faut voir la GED comme un outil complémentaire à l’outil de production. Vous ne devez pas avoir peur de disposer de plusieurs outils. Chaque produit individuellement peut beaucoup apporter à votre cabinet d’autant qu’une GED comme Welyb centralise les flux et vous fait gagner du temps au quotidien. ☺️
Faire le choix de produits ouverts, c’est aussi s’accorder une certaine liberté. Liberté de changer facilement d’outils dès lors qu’on le souhaite !
Welyb la GED dédiée aux experts-comptables
Welyb, est le spécialiste de la GED pour les experts-comptables. Nous avons créé un produit en marque blanche abouti, comportant de nombreuses fonctionnalités parfaitement adaptées à l'usage de votre cabinet d'expertise comptable mais aussi pour vos clients.
Notre GED est notre cœur de produit. Elle est collaborative et vous donne la possibilité de gérer les droits d’accès à vos dossiers, avec l’avantage d’être en SaaS, ce qui signifie que vous n’avez aucune installation particulière à faire, elle est disponible n’importe où au simple moyen d’une connexion internet. 🌏
Vos documents sont collectés sur l'application mobile en marque blanche mais aussi sur la GED de 3 façons différentes : soit via dépôts rapides, soit via des mails de collecte ou, soit via des connecteurs marchands. Vous bénéficiez de 200Go de stockage par collaborateur, avec bien sûr la possibilité de rajouter si besoin.
Une fonctionnalité de signature électronique est directement intégrée sur votre GED pour signer tous vos documents rapidement et simplement, en plus de pouvoir les modifier en temps réel.
Enfin, nous misons sur l’interconnexion de façon à automatiser un maximum de flux. À ce sujet, nous avons dédié un article sur les interconnexions et les bénéfices de l'automatisation de votre cabinet. ♻️ Welyb peut être compatible avec votre logiciel de production, grâce à ses connexions à votre outil d’automatisation de la saisie (Numen Expert, NeoExpert, Chaintrust, Yooz, Dext, et bien d’autres…). Notre objectif est d’intégrer et interconnecter le plus d’outils partenaires de la profession possible, afin de faire de notre produit l’outil central du système d’information de votre cabinet.
Vous l’aurez compris, Welyb est un point d’entrée unique pour votre cabinet et vos clients, où vous centralisez toutes vos informations, vos documents et vos outils favoris ! 💚
