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Dès le 1er juillet 2024, toute entreprise française assujettie à la TVA, quelle que soit sa taille, aura pour obligation d’accepter les factures électroniques et devra donc être en mesure de pouvoir les traiter. 🗂
Le but de l’État est simple. Il s’agit de fluidifier les processus administratifs et de lutter contre les retards de paiement ; de simplifier les déclarations de TVA (faire en sorte qu’elles soient pré-remplies) ; de renforcer la lutte contre la fraude fiscale et enfin d’avoir une vision claire et en temps réel de l’activité économique.
Cette nouvelle réforme impose ainsi de nouveaux outils. Se pose alors la question des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), de l’archivage à valeur probante et du rôle des GED dans tout cela… 💭
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante a pour but de garantir la bonne conservation dans le temps de l’information et d’en assurer leur inaltérabilité. La valeur probante permet à un document électronique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original, nécessaire en cas de justification ou de contrôle. 👀
Pour attester de sa valeur probante, l’archivage d’un document numérique doit respecter trois grands principes : son authenticité, son intégrité, son intelligibilité.
L’authenticité du document
L’authenticité du document permet de prouver qu’il s'agit bien de la version originale. Ce principe appelle donc à justifier l’identité du document ainsi que ses attributs (son créateur, sa date et son heure de création, son contenu).
L’archivage à valeur probante assure donc l’authenticité des documents grâce à l’horodatage, à l’historique des versions et au scellement des documents avant archivage, mais aussi grâce à la signature électronique (cette dernière reste facultative).🖌
L'intégrité des documents
L’archivage à valeur probante doit assurer l'intégrité des documents, c'est-à-dire que les documents numérisés n’ont pas été altérés, modifiés ou dénaturés depuis leur création sous format numérique. 💻
Ainsi, il garantira cela avec :
- Le stockage des données figées (par exemple fichiers FEC, comptabilités clôturées), avec signature électronique optionnelle ;
- Le recours à des technologies de stockage dites « non réinscriptible » ;
- La confidentialité via un système de gestion des accès (authentification) ;
- La traçabilité des consultations et l’historique de toute action.
L'intelligibilité des documents
Le principe d’intelligibilité vise à garantir la lisibilité et l'interopérabilité des documents dans le temps. En ce sens, l’archivage à valeur probante utilisera des formats standards de type PDF et le PDF A/3 (norme ISO 19005-3). 🙌
En revanche, il se peut qu’un document doive être converti, c’est le cas par exemple des documents au format TIFF ou au format Microsoft (ce sont des formats “propriétaire”). Pour se faire, il existe quelques consignes à respecter :
- Le document à convertir devra alors détenir une valeur probante en amont de la conversion. Les contrôles de conformité avant l’archivage sont alors d’importance capitale...🙏🏻
- Le document devra comporter une signature électronique après cette dernière, au risque de ne pas être valide. Une modification ultérieure du format annulerait la signature.
Le rôle des GED dans l'archivage à valeur probante
La GED est un logiciel qui prend en charge la gestion de documents, c’est-à-dire toutes les opérations visant à traiter et exploiter les documents : acquisition, classement, stockage, modifications, flux de travail depuis un outil tiers, etc.
Elle doit assurer une bonne exploitation des documents dans le cadre de votre activité, experts-comptables. Tout d’abord, via l’acquisition de documents. Il s’agit d’intégrer les documents sur la GED et leurs échanges. 🔁
Puis, le classement. Les documents sont rangés par date, mots-clés, thème, etc. L’arborescence peut varier selon les GED.
Ensuite le stockage. Il est établi via les critères suivants : la durée de conservation, la périodicité, le lieu, etc.
Pour finir, la GED doit permettre la modification et la consultation des documents. 😎
Dans quel cas, opter pour l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante n’est pas toujours essentiel pour votre cabinet. En effet, il constitue bien souvent des coûts supplémentaires tant il faut ajuster l’infrastructure de stockage. Typiquement, archiver un document Excel sur lequel vous travaillez n’a pas vraiment d’utilité. Ces coûts sont, ici, non nécessaires, en plus d’avoir un impact écologique négatif. 🌱
Si votre cabinet n’est pas encore digitalisé et que vous utilisez des outils anciens avec une performance limitée, il vous faudra prioriser le fonctionnel plutôt que l’archivage. Archiver n’a aucun sens si vous ne bénéficiez pas d’une GED automatisée et efficace.
N’oubliez pas, experts-comptables, que vous devez être en mesure de fournir un service global à vos clients. Si vous vous focalisez sur cette notion d’archivage à valeur probante, vous les privez d’un outil précieux qu’est la GED. Elle leur est utile pour stocker tous leurs documents, à savoir leurs factures, mais aussi leurs bulletins de paie par exemple. 📄
C’est le cas avec la GED de Welyb ! Nous n’intégrons pas l’archivage à valeur probante pour le moment, mais notre solution vous permet de collecter, classer, traiter et signer les documents, de la façon la plus automatisée possible. En souscrivant à Welyb, vous avez tout ce qu’il vous faut afin de gérer et de centraliser l’ensemble des données de votre cabinet avec un usage très simple. Bonus : elle est collaborative et permet donc une gestion quotidienne tant pour vous que pour vos clients ! 🤝
Nous avons également intégré le dispositif BPI France x FranceNum pour accompagner les entreprises dans leur transition digitale et plus particulièrement dans la prise en compte de la facture électronique. 🤝 Vous y aurez accès une fois client de Welyb. Découvrez notre article sur le sujet.
