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Vous est-il déjà arrivé de passer des heures à rechercher dans vos armoires une facture demandée par un partenaire ou par l’administration ? Probablement !
La transition numérique est venue chambouler nos habitudes de travail ces dernières années, mais la digitalisation de la facturation reste encore un axe d’amélioration important pour les entreprises et les cabinets comptables.
Archivage électronique, dématérialisation, coffre-fort numérique, tous ces processus et outils sont la porte d’entrée vers une digitalisation de vos factures. Ils vont permettront de simplifier le traitement de vos documents et de gagner un temps considérable. 💪
Mais savez-vous réellement ce qu’est l’archivage électronique, les principes à respecter ou comment l’implémenter ? Nous vous expliquons tout dans ce guide.
Qu’est-ce que l’archivage électronique des factures ?
Commençons par définir ce qu’est l’archivage électronique.
L’archivage électronique consiste à conserver de manière numérisée les documents d’une entreprise. Terminées les factures papier qui remplissent vos armoires, place à une conservation accessible en quelques clics depuis votre ordinateur !
Ce terme, plutôt générique, repose sur plusieurs moyens de stockages qu’il est nécessaire de savoir différencier : la sauvegarde, la Gestion Electronique des Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE).
La sauvegarde
La sauvegarde, c’est ce que nous faisons tous… et ce n’est pas suffisant ! Elle consiste à dupliquer des documents originaux et à les mettre dans un espace de stockage en ligne comme iCloud ou Google Drive. 🗒
Certes, les documents restent accessibles en ligne très facilement et peuvent être classés par catégories, mais les copies numérisées ne garantissent pas l’intégrité des documents (nous parlerons plus tard de ce qu’est la notion d’intégrité).
La Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED est un outil qui permet d’organiser la gestion de documents dans une organisation.
Grâce à la GED, vous pouvez alors automatiser, collecter et partager très simplement vos documents avec vos clients. C’est donc un gain de temps non négligeable et une grande facilitation de votre quotidien. Toutefois, tout comme la sauvegarde, une GED ne se soucie pas de l’intégrité et de l'authenticité de vos documents.
Le Système d’Archivage Électronique (SAE)
Un SAE a pour objectif de vous permettre de conserver vos documents numériques (comme les deux précédentes solutions évoquées), mais également de les sécuriser et de les préserver de toutes modifications. Les documents stockés dans votre Système d’Archivage Électronique ont donc une réelle valeur et peuvent être utilisés devant des tribunaux en cas de besoin.
Découvrons-en plus sur les différents types de SAE.
Les 3 grands types de SAE
Un Système d’Archivage Électronique vous permet de conserver vos documents de manière dématérialisée. Son objectif est de donner une valeur probante à vos documents, et il existe plusieurs types de services pour cela : le stockage simple, l’archivage sécurisé et l’archivage « à valeur probante ». 🗂
L’espace de stockage simple
Premier niveau de service d’archivage, l’espace de stockage simple. On retrouve ici un espace de stockage en ligne classique sur le cloud qui permet de conserver ses documents numériques, mais qui ne permet pas de confirmer leur valeur probante. Il peut donc être utilisé pour des documents qui ne sont pas « sensibles ».
Espace d’archivage sécurisé
Un cran au-dessus, nous avons l’espace d’archivage sécurisé. À ce niveau, l’infrastructure est davantage sécurisée avec des accès contrôlés. Il permet donc de garantir la sécurité et l’intégrité de vos documents.
Espace d’archivage à « valeur probante »
Dernier échelon, l’espace d’archivage à « valeur probante ». Il repose sur des processus très sécurisés qui permettent de justifier la valeur probante de vos documents : horodatage, signature électronique, certificat électronique. C’est à ce moment que l’on parle de coffre-fort électronique (ou numérique).
Archivage électronique : les principes à respecter
Pour qu’un document, et plus particulièrement une facture électronique, soit probant. Il doit respecter 3 grands principes : l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. 🔖
Ces derniers s’intègrent dans la Piste d’Audit Fiable qui permet de s’assurer de l’authenticité des factures et du processus de facturation.
Principe 1 : l’authenticité
Le premier principe à respecter pour confirmer qu’un document est probant est de certifier l’authenticité de la facture et de l’opération facturée.
Pour respecter ce principe d’authenticité, il faut donc être capable de démontrer que l’entreprise qui a établi la facture est bien l’entreprise qui a effectué la prestation : informations, dates, contenu de la prestation.
Vous pourrez certifier cela grâce à l’horodatage et au scellement avant archivage.
Principe 2 : l'intégrité
Les factures sont des documents ayant une grande valeur juridique puisqu’elles permettent de définir le montant du chiffre d’affaires ou des charges. Cela participe donc au calcul du revenu imposable de l’entreprise.
Elles sont de véritables justificatifs pour l’administration fiscale et doivent être traitées et archivées avec intégrité. Elles ne doivent donc en aucun cas être modifiées à partir du moment de leur enregistrement.
Vous pourrez certifier cela grâce à la traçabilité de votre facture. ✏️
Principe 3 : la lisibilité
Dernier principe à respecter pour déterminer la valeur probante d’une facture, sa lisibilité (on parle également d'intelligibilité). Vous devez pour cela utiliser des formats standards et non modifiables comme le PDF par exemple (surtout pas de Word ou Excel dont le format est incompatible avec les Systèmes d'Archivage Électronique).
Mettre en place un archivage électronique n’est donc pas une mince affaire et des principes sont à respecter. Avant de voir comment l’implémenter, découvrons ses avantages.
Les avantages de l’archivage électronique
L’archivage électronique de vos documents présente plusieurs avantages.
La valeur de vos documents
Évidemment, l’avantage majeur de l’archivage électronique est la valeur que vous donnez à vos documents. Contrairement à des solutions de stockage classiques sur le Cloud, vos documents enregistrés sur un SAE bénéficient d’une valeur probante qui servira de justificatif en cas de litige.
La sécurité de la donnée
Le second avantage de l’archivage électronique est qu’il vous permet de sécuriser vos données. Le papier c’est bien, mais… ça brûle ! En cas d’incendie par exemple, tous vos documents pourraient partir en fumée. S’ils sont numérisés, ils seront accessibles à n’importe quel moment et depuis n’importe quel support.
Les accès contrôlés
Directement lié au deuxième point, l’archivage électronique vous permet de contrôler l’accès à vos documents. Empiler les factures papier dans une armoire n’est pas l’endroit le plus efficace pour en contrôler l’accès. Dans un coffre-fort électronique, vous pouvez décider simplement des accès que vous autorisez et pouvez être prévenus en cas de connexion suspecte à votre portail. ⌨️
Le gain de place et d’argent
Enfin, l’archivage électronique vous permet définitivement de gagner une place considérable dans vos bureaux. Vous pouvez dire adieu à vos armoires pleines à craquer et à vos piles de documents grandissantes. C’est également un gain d’argent à prévoir puisque vous utiliserez beaucoup moins de papier et d’encre pour vos impressions.
La mise en place d’un archivage électronique présente donc de multiples avantages. Mais comment le mettre en place ?
Comment mettre en place un SAE ?
Maintenant que vous avez compris ce qu’est l’archivage électronique et ses avantages, passons aux choses concrètes et découvrons comment mettre en place un Système d’Archivage Électronique. Pour cela, nous vous proposons 4 grandes étapes.
Faire un état des lieux
La première étape consiste à effectuer un état des lieux des processus déjà en place dans l’entreprise. Quelle personne réalise quelle tâche ? À quel moment ? Comment ? Avec quels outils ?
C’est le moment de ressortir votre Piste d’Audit Fiable et de faire un point sur la manière dont est construit votre processus de facturation ; cela vous permettra de définir le périmètre de votre système d’archivage. 🔒
Définir les process
Une fois l’état des lieux réalisé, c’est le moment de réfléchir aux nouvelles procédures et à la répartition des tâches. La mise en place d’un SAE nécessite un important travail d’équipe et il faut donc être capable de définir les tâches de chacun. Pour cela, rédiger une charte ou tenir un document qui centralise toutes les informations est une bonne solution.
Réfléchissez également à la manière de passer la transition. Par exemple, que faire des anciennes factures au format papier ? Les conserver, les numériser ?
Choisir ses outils
Maintenant que vous connaissez les nouvelles procédures et les collaborateurs impliqués, il faut choisir un outil qui s’adapte à votre besoin.
Renseignez-vous sur les différents prestataires et les solutions qui existent sur le marché et posez-vous les questions suivantes : Quelles sont les performances ? Comment est gérée la sécurité des données ? Où sont stockées les données ?
En effet, il faut savoir que vos documents fiscaux (typiquement les factures) doivent être stockés en France ou dans un pays de l’Union européenne. Ils doivent également respecter certaines normes et réglementations que nous verrons juste après.
Suivre et optimiser
Dernière étape, suivre et optimiser votre système d’archivage. Vous pouvez par exemple commencer par archiver électroniquement une partie de vos documents avant de le faire dans sa totalité. Cela vous permettra notamment d’ajuster vos procédures.
Répétez régulièrement ce processus en fonction de l’évolution de l’organisation. Gardez également à jour votre documentation sur les procédures et rôles dans votre Système d’Archivage Électronique.
Voilà donc quelques bonnes étapes pour mettre en place l’archivage électronique dans votre cabinet. Un dernier point est également important à prendre en compte : le respect des normes et de la législation. ☑️
La législation de l’archivage électronique
Pour terminer ce guide, découvrons la législation et les normes autour de l’archivage électronique. Vous devez en avoir conscience lors de la mise en place de votre SAE.
La durée de conservation des documents électroniques
La première chose à savoir est que vos documents électroniques doivent obligatoirement être conservés un certain temps. Nous ne parlons pas des copies numérisées, mais bien des documents originaux à valeur probante.
Dans le cas des factures clients et fournisseurs, des bons de commande, des bons de livraison et de réception, vous devez obligatoirement les conserver pendant une durée de 10 ans. 👀
Les normes
L’archivage électronique de vos documents doit impérativement respecter plusieurs normes :
- AFNOR NF Z42-020, qui fixe les fonctions minimales que doit présenter un Coffre-Fort Numérique.
- Certification ISO 27001, qui vise à identifier et à maîtriser les risques de défaillance informatique.
- Certification ISO 9001, qui consiste en la revue, la vérification et le contrôle de l’efficacité des processus et des actions réalisées.
Assurez-vous donc que les solutions que vous choisissez les respectent bien.
Les lois
Plusieurs lois viennent également encadrer le fonctionnement et l’utilisation des Services d’Archivage Électronique :
- La loi anti-fraude à la TVA : mise en place pour lutter contre la fraude à la TVA, l’État impose l'utilisation de logiciels de facturation et de caisses certifiés.
- L’article 87 de la loi pour une République numérique, qui définit la nature d’un coffre-fort numérique
- Le règlement européen n° 910/2014 (EIDAS) du 23 juillet 2014, qui a pour objectif de renforcer la confiance dans les transactions électroniques.
Vous disposez maintenant de toutes les informations nécessaires pour mettre en place un Système d’Archivage Électronique et archiver vos factures.
A retenir
L’archivage électronique consiste à conserver de manière numérisée les documents d’une entreprise. 📒
Il existe plusieurs manières de stocker vos documents électroniquement :
- La sauvegarde, simple, accessible, mais qui ne répond pas aux exigences de la réglementation.
- Le Système d’Archivage Électronique (SAE), qui permet d’assurer la valeur probante de vos documents électroniques. On parle de coffre-fort numérique.
- La Gestion Électronique de Documents (GED), qui permet d’automatiser et centraliser vos documents dans un seul et même endroit. Elle ne constitue pas un coffre-fort électronique mais offre la possibilité d'avoir un accès rapide et protégé à l'ensemble de ses documents.
Pour mettre en place un SAE, procédez étape par étape :
- Faites un état des lieux de vos procédures actuelles
- Définissez vos nouveaux process
- Choisissez vos outils
- Suivez et optimisez régulièrement
Tout cela en respectant les grands principes d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, et en s’assurant de respecter les normes et les lois qui l'encadrent.
Vos données seront alors davantage sécurisées, vos contrôles d’accès renforcés, et vous pourrez vous défendre comme il se doit en cas de litige avec des documents considérés comme recevables. La mise en place de l’archivage électronique vous permettra également de vous préparer au mieux à l’arrivée de la facture électronique à partir de 2024.
