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Avec l'avènement de l'ère numérique, l'automatisation dans le domaine de la comptabilité n'est plus simplement une question d'adaptabilité, mais d'optimisation des performances. Le caractère manuel de la comptabilité s'est en effet révélé être un obstacle au développement rapide d'une entreprise, freinant ses progrès de façon démesurée.
En revanche, son équivalent digitalisé est devenu un véritable atout pour les entrepreneur(e)s, leur permettant de maximiser leur productivité, en particulier lorsqu'il s'agit de collecter leurs données. Comme vous le savez sûrement, la gestion des factures est une tâche fastidieuse qui nécessite un temps et une énergie considérables : un amas de paperasses, des procédures de règlement complexes, des méthodes de validation prolongées, et vous pouvez déjà sentir venir le mal de tête...🤯
Une estimation récente a conclu que, pour les PME, 142 jours par an sont consacrés à la gestion des tâches administratives, soit une durée de temps assez longue, qui pourrait autrement être réorientée à des fins plus lucratives. 💳
Fort heureusement, ce travail peut être réalisé sans difficulté et automatiquement grâce à un outil ou un programme de recouvrement de factures en ligne , un aspect dont de nombreuses sociétés ont vite pris conscience.
Déroulement de la collecte des factures automatique
Comme vous le savez sans aucun doutes, cher(e)s expert(e)s-comptables, en gérant une entreprise, on assume de nombreuses responsabilités et les tâches deviennent parfois trop contraignantes. Tout au long de ce processus, il n'est pas rare de perdre certaines factures et d'avoir du mal à les retrouver. C’est pourquoi le recours à un outil de collecte automatique des factures est la meilleure alternative. Il s’agit d’un logiciel en ligne basé sur des algorithmes intelligents qui détectent la présence de factures et vous en avertissent aussitôt. 🙋🏽♂️
Les données peuvent être collectées à partir de plusieurs sources, les plus répandues étant les suivantes :
- Collecte par l’E-Mail 📩
Dans ce cas, l'entreprise relie son compte de courrier électronique au logiciel de gestion des factures, quel que soit le fournisseur de messagerie utilisé. Le logiciel identifiera alors toutes les factures présentes dans son courriel et procédera à leur importation afin de les gérer plus efficacement.
- Collecte par les portails en ligne 👨🏽💻
De nombreuses factures ne sont pas envoyées par voie électronique, elles ne sont parfois disponibles que dans les espaces clients de ses sites fournisseurs. Il suffit de se connecter à son compte (en s'assurant de vérifier ses différents fournisseurs pour ne perdre aucune facture) et l'outil se chargera de récupérer automatiquement toutes les facturations.
La facture électronique : une nouvelle pratique
Afin de réduire les coûts, optimiser les ressources et se montrer plus écolo, nombre d'entreprises se sont désormais converties à la e-facturation. Effectivement, la dématérialisation permet à la fois de limiter les coûts liés aux traitements des documents mais entraîne également une gestion optimisée des comptes, multipliant ainsi les bénéfices de l’entreprise. Selon le rapport de GS1 France, le coût moyen de la facture papier se situe entre 8 et 9,5 euros, contre environ 5 euros pour une facture électronique. Soit une économie de 3 € au minimum ! 🥳
L'utilisation de la facture électronique sera obligatoire d'ici 2023 pour toutes les transactions B2B domestiques. Cela facilitera d'autant plus la récupération automatique des factures via les moyens cités ci-dessus.
iPaidThat : un assistant comptable hors pair
Aujourd’hui, 97% des professionnels de la finance trouvent que le traitement automatisé des factures augmente leur satisfaction professionnelle, encore une bonne raison pour se convertir à la collecte de factures automatique ! Dans le même thème, nous vous recommandons de vous fier à iPaidThat , pour fournir à vos clients leur propre outil de gestion en ligne qui leur permet de collecter leurs factures le plus efficacement possible.🚀
Utiliser iPaidThat, c’est avoir la certitude de gagner du temps. En plus de la collecte des factures, l’outil s’articule autour de 3 grandes fonctionnalités:
- Rapprochement bancaire automatique
- Gestion de vos notes de frais sur son smartphone
- Éditeur de factures personnalisées.
Experts-comptables, retrouvez dès maintenant iPaidThat dans le store de Welyb pour automatiser la collecter des factures de vos clients !
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