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Alors qu'en France les dates du calendrier de la facture électronique ont été repoussées, les interrogations se soulèvent de plus en plus et il devient urgent de préparer son cabinet ainsi que ses clients à ce bouleversement. Cependant, par où commencer ? 🤯
La facture électronique est déjà obligatoire en Italie depuis quelques années et les experts-comptables Italiens sont déjà passés par ce chemin de réflexions et de préparation, c’est pourquoi nous vous proposons dans cet article une interview inédite de l'un d'eux !
L'interviewé : Stefano Scagnelli, expert-comptable
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Stefano Scagnelli est expert-comptable et commissaire aux comptes en Italie. Il est associé au sein du cabinet LS Lexjus Sinacta à Turin, cabinet qui regroupe avocats et experts-comptables, mais a également plusieurs bureaux dans toute l’Italie : Rome, Milan, Florence, etc. La plupart des entreprises avec lesquelles il travaille sont des sociétés de taille moyenne, principalement italiennes.
Au cours de cette interview avec Stefano, vous allez découvrir comment son cabinet s’est préparé au changement de la facture électronique et comment il a accompagné ses clients. Vous comprendrez également comment la plateforme d'échanges Welyb a un rôle à jouer auprès de vous, experts-comptables, et de vos clients, avec l’avènement de la facture électronique.
Découvrez l'interview sans plus tarder, cela devrait vous inspirer et vous aider à anticiper cette transition. 👇
L'interview
"En Italie, l'expert-comptable est un vrai entrepreneur."
Welyb : Quels sont les outils que vous utilisez pour automatiser la production comptable ? Comment cela fonctionne-t-il concrètement en Italie ?
Stefano : Alors il faut savoir qu'en Italie, l’expert-comptable est un vrai entrepreneur. Il donne à la fois des conseils dans l’expertise comptable, mais aussi sur la gestion fiscale des entreprises.
Concernant nos outils, nous utilisons Sistemi, c’est le logiciel comptable le plus utilisé en Italie avec Zuccheti. Ce sont des logiciels qui fonctionnent via cloud ou serveurs physiques. Beaucoup de cabinets migrent sur le Cloud pour s’épargner les problèmes de serveurs.
Nous utilisons donc Sistemi pour la comptabilité et pour pouvoir faire les bilans et déclarations fiscales : TVA, etc. Nous pouvons à la fois traiter les factures et voir les factures fournisseurs de manière automatisée.
Welyb : Depuis quand la facture électronique est-elle obligatoire en Italie ? Quels sont les outils clefs utilisés dans le cadre de la facture électronique ?
Stefano : Elle est obligatoire depuis 2019. Quand elle est arrivée, chaque entreprise a dû choisir sa plateforme de dématérialisation (cela correspond à une PDP en France) pour émettre et déposer ses factures 🧾. Celles-ci sont ensuite envoyées à l’État Central, qui les retransmet aux autres outils du fournisseur ou du client.
Comme ce système est connecté à Sistemi, tout comme les autres outils, nous y récupérons directement les factures pour les saisir en comptabilité.
Welyb : Avant l’arrivée de la facture électronique, comment gériez-vous la collecte des documents de vos clients ?
Stefano : Mails et papiers, surtout ! 📄 Il n’y avait que très peu d’automatisations. Les comptables saisissaient les infos des documents PDF et factures envoyés par mail, pour les saisir et en faire le bilan.
Welyb : Continuez-vous à récupérer des factures/documents papier ou mail de la part de vos clients ?
"80% de nos clients utilisent notre logiciel comptable (Sistemi) et 20% ont choisi une autre plateforme."
Stefano : Papiers, non. Mails, nous avons encore un peu notamment pour ce qui est des éléments de paie ou des comptes bancaires. Pour le moment, nous utilisons une plateforme pour la facture électronique et qui est en train de devenir petit à petit une plateforme d’échanges : où sont gérées les factures et les déclarations fiscales.
Le seul problème que nous avons est par rapport aux entreprises qui n’utilisent pas Sistemi. 80% de nos clients utilisent Sistemi et 20% ont choisi une autre plateforme.
De même, certaines professions peuvent encore faire des factures papiers comme les médecins et également les factures provenant de sociétés étrangères. Elle n’est pas encore obligatoire dans ces deux cas. Cependant à partir de juin 2023, toutes les factures devront être électroniques.
Welyb : Cette réforme a-t-elle contribué à accélérer la digitalisation des entreprises ?
Stefano : Oui, je pense que le fait que cette réforme soit obligatoire, c’est ce qui a poussé les plus réfractaires (ceux pour qui ”c’était trop difficile”) à faire cette intégration technologique. 🚀
Welyb : La saisie est-elle 100% automatisée ?
Stefano : Non, la saisie n’est pas complètement automatisée. Cela dépend.
D’une part, nous commençons à faire quelques connexions avec les numéros de comptes mais c’est limité. Pour le moment, c’est fait uniquement avec des petits dossiers.
D’autre part, je reçois tous les documents à temps ⏰, numérisés et prêts à être traités. C’est déjà une grande avancée parce qu’avant, je recevais beaucoup de documents en retard.
Welyb : Avez-vous mis une plateforme centrale d’échanges de documents ou pas encore ?
Stefano : Nous en utilisons une pour faire la comptabilité électronique, et nous sommes en train de voir pour l’utiliser avec les clients, notamment pour les échanges de documents (pas seulement les factures) à savoir les déclarations fiscales. Typiquement, ce sont les documents que nous demandent les clients fréquemment.
Welyb : Comment allez-vous faire pour les clients qui n’utilisent pas votre plateforme Sistemi ?
Stefano : Justement, je ne sais pas… Nous pourrions, effectivement, demander à ceux qui n’utilisent pas la facture, d’utiliser au moins une plateforme pour les documents.
"C’est justement dans ce cadre-là que cela peut être intéressant d’avoir un outil tiers qui s’occupe de ce sujet. Welyb a tout son intérêt ici. Nous proposons un outil unique, séparé de l’outil lié à la facture électronique mais sur lequel le client va retrouver tous ses documents et factures. La plateforme centralise tous les documents de l’entreprise : juridique, fiscal, bulletins de paie, marketing… Avoir ces deux types d’outils en parallèle est primordial pour faire face à cette réglementation sur la facture électronique." Benoît Maury, CEO de Welyb
Welyb : Comment s’est passée la transition pour vos clients ? Avez-vous fourni un accompagnement spécifique ?
Stefano : Nous avons commencé à en parler 6 mois avant la réforme de 2019 et nous avons fait plusieurs réunions. Mais encore deux, trois mois avant, beaucoup ne comprenaient pas le fonctionnement des nouvelles plateformes, ce qui allait réellement se passer…
Nous avons alors mis en œuvre notre plateforme de dématérialisation (PDP) et utilisé des vidéos et liens, directement créés et proposés par l’outil de production. Ces données ont été partagées au sein du cabinet et auprès de nos clients, afin qu’ils puissent bien prendre en main Sistemi.
Cela a été difficile puisque c’était nouveau pour tout le monde. D’ailleurs, l’État avait sous-estimé la quantité de factures qui allaient arriver sur la plateforme, ce qui a provoqué des bugs et une impossibilité de l’utiliser plusieurs jours. Il y a eu beaucoup de problèmes au début mais les choses sont rentrées dans l’ordre avec le temps. 😮💨
Welyb : Si vous deviez donner un conseil aux experts-comptables français pour se préparer à juillet 2024, lequel serait-il ?
"Il faut anticiper encore plus ce genre de changement, je dirais au moins 1 an et utiliser les logiciels bien plus tôt."
Stefano : Je pense que nous n’avons pas été bien préparés. Il faut anticiper encore plus ce genre de changement, je dirais au moins 1 an et utiliser les logiciels bien plus tôt 📆. Même nos collaborateurs ont pris beaucoup de temps, presque 3 ans, à utiliser Sistemi. Donc le conseil que je donnerais est d’anticiper au maximum ce genre de changement et de sensibiliser toutes les parties prenantes : collaborateurs, clients, etc.
Merci à Stefano Scagnelli de nous avoir partagé son retour d'expérience.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur le sujet et être prêt pour Juillet 2024 👇
Notre conclusion
Bien que différents, les systèmes de comptabilité italiens et français restent assez proches par leur fonctionnement au sein des cabinets et par les obligations auxquelles ils sont confrontés. En conséquence, les problématiques sont souvent les mêmes : freins aux changements, documents en vrac, perte de temps…
La facture électronique nécessite une organisation pointue et met en lumière la nécessité de disposer d’une plateforme de dématérialisation généraliste, comme Welyb. 😇
En effet, Welyb apparaît comme une solution face ces problématiques et vous propose un portail et une GED via un point d’entrée unique où sont centralisés tous vos outils et documents nécessaires à l’exercice de votre profession. Vous échangez efficacement avec vos clients grâce aux relances clients (système de notifications) et à la gestion des points en suspens.
