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Experts-comptables, qui parmi vous se souvient de ces boîtes à chaussures remplies de facture que les clients déposaient sur votre bureau ? 😅
L’évolution des échanges entre le cabinet et ses clients est significative. En effet, le volume de data comptable disponible ne cesse d’augmenter. Il s’agit d’une opportunité à saisir, pour votre cabinet d’expertise comptable. Vous ne pouvez plus vous permettre de passer 30% de votre temps à faire du tri et de la collecte de documents. En exploitant la data, vous pourrez développer de nouvelles missions, gagner en crédibilité et améliorer votre accompagnement. La dématérialisation et le recours aux clouds et aux GED, deviennent alors des outils indispensables.
Après avoir répondu à la question Comment choisir sa GED ? ou encore Quelle GED pour mon cabinet ? , nous voulions vous informer sur un nouveau type de GED qui peut s’avérer très intéressant pour votre cabinet : la polyGED. Celle-ci est particulièrement efficace tant elle vous permet un gain de temps considérable et une organisation optimale de vos données.
Qu'est-ce que la polyged ?
Son principe
Poly-Quoi ? 🤪 Une polyGED fait tout bêtement référence à une GED (Gestion Électronique des documents) avec plusieurs représentations d’arborescences possibles. De manière imagée, lorsque vous stockez vos photos sur un disque dur, vous pouvez créer plusieurs répertoires (artiste X → puis album X ou encore genre X, artiste X). Vous comprenez que chacun a son organisation personnelle et cela est rendu possible grâce à la polyGED ! Facile non ? 🙋🏽♀️
Welyb fonctionne ainsi. Les fichiers sont stockés dans des dossiers, de manière ordonnée, avec une organisation différente selon l’utilisateur.
De manière concrète, voilà comment cela peut se présenter la poylyGED pour un cabinet :
* Client BNC (Bénéfices non commerciaux) : Ce client aura besoin d'une arborescence simple où les factures ne sont pas segmentées mensuellement.
* Client BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) : À l’inverse, il va vouloir classer ses factures par fournisseurs ou par mois.
Son fonctionnement
Parlons de son fonctionnement. L’uniGED diffère de la polyGED puisqu’elle ne requiert aucune action spécifique. Tout le monde utilise la même arborescence de répertoire ou “modèle de GED”. Toutefois, si chaque utilisateur a une arborescence propre, voilà ce qui se passe concrètement : le fichier “Facture Chloé/mai2021” déposé par l’expert comptable Antoine apparaîtra dans “Mes factures/Mai2021” pour ce qui est du répertoire de Chloé. Ceci n’est qu’un exemple bien sûr.
Cette action est rendue possible grâce à un système de flags , s’apparentant un peu comme des tags associés au répertoire où le document est déposé. Ces tags sont définis au préalable avec le modèle de GED et non à la main. Ces flags vous permettent de classer et de référencer tous vos documents de manière très claire. La GED de Welyb prévoit aussi un dossier “À classer” pour les documents qui méritent encore réflexion. 🤷♀️
L'intérêt est que chaque personne utilisant la GED puisse s’en servir selon son propre usage. Prenons l’exemple d’une entreprise classique comprenant un service commercial, marketing, opérationnel, etc. Chaque pôle aura besoin de visualiser ponctuellement certains documents en rapport avec son travail à effectuer quotidiennement. En cela, la GED est super pratique puisqu’elle ne duplique aucun document bien que les arborescences soient différentes !Tout est disponible et modifiable de manière instantanée. ✅
On peut aussi apprécier le fait que le stockage est moindre, ce qui a un caractère à la fois économique, mais aussi écologique étant donné que l’on monopolise moins les datacenters. Des bombes polluantes, disons-le !
Welyb accroît votre efficacité au sein du cabinet. En effet, pour chaque dossier client, les experts-comptables voient la même représentation d’arborescence. Ils n’ont pas besoin de réfléchir à la localisation de leur document, ils se repèrent très rapidement étant donné qu’ils la connaissent par cœur. Ce qui n’était pas le cas auparavant : le client A fournissait des éléments via son Dropbox, le client B par la poste et enfin le client C depuis son Google Drive, etc.
Découvrez tous les autres atouts de la GED de Welyb en lisant notre article : 10 raisons d'utiliser la GED collaborative de WELYB
Uniformiser la gestion du cabinet
Une arborescence cabinet orientée gestion interne
Côté cabinet, il n'y a qu'une seule et même arborescence, avec tout de même la possibilité de segmenter le cabinet en portefeuilles pour avoir des arborescences par typologie de clients. Cela permet au cabinet d'avoir des règles de gestion claires et de mieux organiser son cabinet. 🤝
En plus d’avoir une arborescence pour les dossiers clients, le cabinet est en mesure de créer des arborescences spécifiques pour chacun de ses collaborateurs et personnaliser les accès de gestion des droits. Il peut notamment partager, stocker ou encore sécuriser les documents internes comme les contrats de travail, de salaire… La gestion interne est donc optimisée et favorise le collaboratif au sein du même cabinet avec une grande interopérabilité des collaborateurs. 👨👨👦👦
Une arborescence orientée gestion d’entreprise pour les clients
Ayant une arborescence qui leur est propre, les clients peuvent s'en servir comme outil de stockage pour leur propre entreprise. Toujours avec la gestion des accès, ils gèrent les invités sur leur plateforme, en indiquant qui peut ou ne peut pas voir les dossiers de leur GED. De ce fait, en proposant un outil de stockage personnalisable à vos clients, vous leur mettez à disposition un réel outil de gestion ! Vous pouvez d’ailleurs le leur facturer si jamais vous le souhaitez. 💶
Après avoir lu cet article, vous réalisez à quel point au sein de la GED collaborative, un document passe du simple support d'information à un support d’initiative collaborative dans l'entreprise. En effet, au-delà de la visibilité accordée, la GED polymorphe octroie le sens des responsabilités. Les utilisateurs ont toutes les données pour faire face à une problématique et prendre les décisions adéquates. 💥
La GED collaborative est donc un atout pour votre cabinet et permet une efficacité individuelle qui accroît ainsi la performance collective. Tout cela grâce à une bonne gestion et organisation des données ! ✨
Vous l’aurez compris, la polyGED est un réel outil de gestion pour le cabinet et le client.
S'adapter au besoin du client pour qu'il utilise lui-même la GED
A travers une organisation efficiente et de données sécurisée
Par polyged, nous entendons la possibilité de bénéficier d’une option d’arborescence personnalisée. L’entreprise cliente bénéficie d’une version propre, en lien avec son usage. Les documents sont disponibles au bon endroit dans chaque arborescence sans pour autant être dupliqués. 😎 Pour ce qui est des utilisateurs du cabinet, ils visualisent constamment la même arborescence de répertoire quel que soit le dossier client.
En tant qu’expert-comptable, vous pouvez ouvrir ou fermer des accès à n’importe quel tiers mais aussi disposer de votre propre classement sans que cela ne perturbe l’organisation générale du cabinet. En effet, certains cabinets ont souvent la crainte que le client puisse désordonner la GED, or la polyged évite cela puisque celle-ci n’impactera nullement le cabinet ! 🚀
Ce système est donc sécurisé puisque chaque arborescence comprend une gestion avec des droits d’accès unique. Tant l’entreprise cliente et le cabinet peuvent rendre inaccessible des documents à l’autre partie.
Pour mieux collaborer
La GED permet au client d’atteindre un plus grand confort en lui offrant un environnement avec une meilleure visibilité. Dans le même temps, les collaborateurs bénéficient d’un confort amélioré puisqu’ils ont eux aussi leur propre environnement orienté comptabilité. ✌🏼
Les échanges entre le cabinet et les clients sont désormais facilités. La collaboration entre les parties est plus qualitative. Chacune a accès aux données adéquates et comprend les besoins de l’autre partie. A noter que la GED polymorphe permet de synchroniser un large contenu (bureautique, photos, vidéos, documentation technique, etc.).
Plus besoin de se déplacer, tout est plus fluide et agréable ! Même pour ce qui est de la mise en place de tâches dans le calendrier, de réunions d’échanges, tout est clair et géré à distance ! 😛
Maintenant que vous savez tout sur la polyged, vous comprenez à quel point elle peut vous être d’une grande aide pour toute votre organisation interne. Etre utilisateur d’une polyGED, c’est assurer la pérennité de son cabinet et la fluidité des échanges au sein de celui-ci.🤝
