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Julien Le Puil, ancien président de l'ANECS Ile-de-France a créé le cabinet PSB Expertises en Novembre 2020.
Le cabinet a très vite évolué grâce à ses réseaux et surtout grâce à son positionnement stratégique sur 3 régions différentes : Paris, le Sud et la Bretagne. Aujourd'hui, il compte 4 salariés : un responsable de paye, une responsable comptable, un collaborateur et une apprentie pour une gestion de plus de 110 dossiers clients composés essentiellement de TPE et PME.
Bien que très numérisé, PSB Expertises reste un cabinet traditionnel qui propose des prestations de conseil et d'accompagnement de qualité tout en offrant ce qui fait la force des cabinets online : une interface de relation client très simple.
Quels outils a-t-il choisis ? En quoi la plateforme Welyb a radicalement simplifié la collecte et la transmission des documents au sein de ce cabinet ?
Découvrez cela tout de suite dans cet article. 👇
Le choix des outils de PSB Expertises
Les principaux outils utilisés par le cabinet sont les suivants :
- Sage pour la production
- Dext pour la dématérialisation
- Transfertbanque pour la récupération bancaire
- Welyb pour la collecte et le stockage
Dans sa configuration de départ, Julien a d'abord choisi le logiciel Sage pour la production comptable, un outil qu'il connaissait déjà bien ce qui en a directement facilité l'utilisation.
"L’importance pour moi c’était d’avoir un programme compta facile d’utilisation et qui s’ouvre aux autres applications parce que chaque éditeur a sa spécialité et ne peut, à mon sens, pas tout faire. C’est ce que Sage est en train de faire, le logiciel s'ouvre de plus en plus et mon but est de pouvoir relier mes logiciels entre eux."
Il a ensuite choisi Transfertbanque, directement intégré à Sage, pour la saisie des données bancaires, et Dext pour la saisie des écritures comptables. 📄
Toutefois, une problématique s’est rapidement posée. Julien s'est rendu compte qu'il manquait à son cabinet un outil pour fluidifier ses échanges avec ses clients, un outil qui collecte leurs documents et les centralise au même endroit.
"Le but c'était que mon client n’ait plus à se soucier de l’administratif et qu’il ne perde plus de temps dans la recherche de ses documents. Je voulais une plateforme qui centralise tout pour lui afin qu'il retrouve tous ses documents au même endroit."
PSB Expertise a finalement fait le choix de Welyb pour deux raisons principales :
- sa simplicité d'utilisation ;
- les multiples solutions pour faciliter la récupération des pièces comme les connecteurs marchands ou le mail de collecte automatique.
"La solution est très facile d’utilisation, c’est une plateforme qui est très intuitive."
Intégration de Welyb au sein du cabinet
Des collaborateurs favorables aux nouveaux outils
L'intégration d'un nouvel outil dans le cabinet PSB n'a pas été un problème pour les collaborateurs. Au contraire, Julien a la chance d'avoir une équipe qui a une appétence pour l'informatique et les nouveaux outils, cela a donc été très facile de leur soumettre la plateforme Welyb. 💻
Le déploiement
PSB Expertises a fait le choix d'inclure la plateforme directement dans le prix de son accompagnement, mais n'oblige pas ses clients à l'utiliser pour autant.
"Pour moi c’est trop important d’avoir cette interface avec le client et si on la propose au choix, il y a des personnes qui ne la prendront pas alors que ça facilite la vie de tout le monde. Pour moi c’est un impératif. "
Le cabinet a décidé de procéder petit à petit avec un véritable accompagnement de ses clients dans la prise en main de l'outil et cela commence par une petite formation de 30 minutes.
"Mes clients n’étaient pas du tout habitués à ça donc ils trouvent ça génial quand je leur présente, mais il faut prendre le temps de les accompagner dans la mise en place. C'est pourquoi on fait un point tous les mois, pour la TVA par exemple, pour voir quelles factures il manque et voir si on peut les récupérer facilement avec les connecteurs marchands ou le mail de collecte. De cette façon, on arrive petit à petit à leur faire mettre en place et après ils sont ravis. C’est un petit chemin de longue haleine avec un accompagnement au quotidien, mais une fois que tout est mis en place ça tourne tout seul. Cependant, je pense qu’il va y avoir un coup d’accélérateur quand la facture électronique va arriver très rapidement en 2024."
Concrètement, comment cela se passe-t-il en pratique ? Quel est l’usage au quotidien par les utilisateurs ?
Prenons l'exemple de la mission TVA. 👀 Voici la journée type :
- Le rappel au client est automatisé pour la TVA sur Welyb avec le système de notifications de la plateforme. Plus besoin d'envoyer des mails de relance !
- Le collaborateur est notifié dès que le client a terminé sa tâche et a éventuellement mis à disposition ses derniers justificatifs sur l'outil de suivi du cabinet. Il les retrouve dans la GED et, par automatisation, directement comptabilisés dans Sage. Tout est automatisé, il n'y a plus rien à faire, ni à envoyer !
- Afin de suivre l'avancée de ses points en suspens, les prochaines tâches se déclenchent sur Welyb : Contrôle de TVA sur Sage puis télédéclaration.
- Le cabinet envoie ensuite la CA3 générée dans l'espace collaboratif.
- Enfin, le client est notifié que le cabinet lui a déposé la CA3 dans la GED et peut désormais aller la consulter dans son espace.
L’usage de la collecte et de la transmission avec Welyb : ses avantages
Les bénéfices pour le cabinet
- Le gain de temps
Le premier constat effectué par le cabinet suite à la mise en place de Welyb est un gain de temps non négligeable. 💥
"Disons que grâce à Welyb et la connexion avec Dext et Sage, une tâche qui aurait pris une dizaine de minutes, voire plus, prend maintenant une minute. En plus, Welyb nous a considérablement réduit les coups de fil des clients qui cherchent leurs factures. Aujourd'hui, ils savent où aller les chercher."
- Des échanges plus qualitatifs
En plus du gain de temps, Julien constate que ses échanges par mail avec ses clients ont été réduits et sont plus qualitatifs. En effet, il n'a presque plus besoin d'envoyer de mails de relance à ses clients pour récupérer telle ou telle facture, et inversement, ses clients ne lui envoient plus de mail pour trouver leurs factures. 😇
- Un outil marketing pour vendre ses missions
Julien remarque aussi que le fait que la plateforme soit aux couleurs de son cabinet permet de rassurer ses clients, d'en attirer de nouveaux et de mieux vendre ses missions. Pour lui, c'est un réel plus qui montre que le cabinet se modernise aussi.
"Ça renvoie une image de sécurité. Cela montre qu’on est lié et que l'on garde la maîtrise de l’information, et ça pour le client c’est important, ça le rassure."
En savoir plus sur le cas d'usage de la collecte et de la transmission de documents
Les bénéfices pour les clients
La plateforme plaît beaucoup aux clients de PSB Expertises notamment par sa simplicité d'utilisation. Ils apprécient particulièrement le fait de pouvoir retrouver facilement leurs documents centralisés sur un seul et même outil qu'ils peuvent utiliser comme stockage pour leur propre entreprise. Les systèmes de récupération de factures automatisés sont également un gros plus pour eux. 👍
Le portail en marque blanche et la GED, sont deux outils incontournables pour fluidifier votre relation client. Welyb en a fait son cœur de métier et c'est pourquoi pour PSB Expertises, c'était le meilleur choix à faire pour compléter son outil de production Sage.
Lire l'article : Pourquoi utiliser la GED de Welyb en complément de Sage ?
À travers l’exemple de PSB Expertises, vous prenez conscience de l’intérêt d’une telle solution pour simplifier la collecte et la transmission des documents. D’autant que Welyb s’intègre aisément avec vos outils.
PSB Expertises voit vraiment le potentiel de la solution Welyb pour faciliter la vie de ses clients au quotidien, alors pourquoi pas vous ? 🥳
