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Perte de documents ? Difficultés pour assurer la collecte des pièces ? La gestion des documents et de l’information dans les cabinets a toujours été complexe et disparate ! Grâce à la dématérialisation, vous pouvez désormais bénéficiez d’outils fluides et simples pour collecter et stocker vos documents de manière collaborative 🔒
Pourquoi prendre la décision de recourir à une GED plutôt qu’à un simple système de Cloud ? En quoi est-ce plus adapté aux cabinets ? Nous vous disons tout dans cet article !
Stockage et sécurisation des données
Un moyen de respecter les nouvelles réglementations liées à la data
L’avènement de la GED symbolise la fin des papiers volants dans le cabinet au profit d’un système centralisé, où tout est stocké et sécurisé au même endroit ! 😍
À ce propos, vous pourrez lire : Quelle GED pour mon cabinet ?
Avec la digitalisation et la dématérialisation des données, les cabinets doivent mettre en œuvre de nouvelles mesures pour satisfaire aux exigences de la réglementation. Il faut faire attention à la manière dont ils acquièrent, collectent, utilisent et stockent les données de leurs clients et employés.
C’est là qu’intervient la notion de RGPD.
Le Cloud, une conformité au RGPD compromise ?
Selon le rapport Shadow Data Threat Report d'Elastica : “moins d'un pour cent des processus internes des fournisseurs de cloud sont conformes à la nouvelle législation. Moins de trois pour cent appliquent des stratégies de mot de passe sécurisées pour répondre aux exigences du RGPD. “
En fait, la Directive met surtout l'accent sur le responsable du traitement plutôt que sur le sous-traitant, ce qui fait que de nombreux fournisseurs ne sont pas responsables du rôle qu'ils jouent dans la confidentialité et la sécurité des données. Les sous-traitants ne sont alors pas tenus responsables de la perte ou de l'exposition des informations.
La GED, une réelle efficacité pour la mise en conformité au RGPD
A l’inverse, dans un logiciel de GED, les dates de consultations, d’ajouts et de modifications d’un document sont enregistrées. En outre, la GED permet de mieux classer les données personnelles de vos clients et prospects.
Elle est également utile pour établir l’inventaire de toutes les données que vous possédez, pour les classer, les décrire et les qualifier. Dès lors que la finalité des données personnelles que vous utilisez arrive à échéance, la GED se charge de les supprimer afin d’être conforme au RGPD. La traçabilité des documents et des données établie par le logiciel de GED permet également d’informer vos équipes du caractère de la donnée et des droits accordés quant à son utilisation.
Enfin, un logiciel de GED constitue une preuve suffisante pour la mise en conformité au RGPD des cabinets. Le DPO (délégué à la protection des données) pourra retracer les historiques des documents et certifier que le règlement est correctement appliqué.
En gros, la GED est votre meilleur ami ! 🥰
Mais laquelle choisir ? Lisez notre article : “Experts-comptables : comment choisir sa GED ?”
Plus de sécurité face au piratage informatique
Cette certification RGPD, évoquée ci-dessus, peut alors rassurer quant à la sécurisation des données.
La GED n’est pas un outil infaillible mais elle reste bien plus fiable que les clouds que vous connaissez. Elle comporte plusieurs avantages qui évitent un potentiel piratage informatique tels que :
•L'archivage et la traçabilité des documents : cela sécurise l'information contre la perte, les accidents et les malveillances.
•La gestion des droits d'accès permettant de protéger les accès non autorisés à certains documents.
• La conservation d’un document électronique dans la durée avec un historique complet.
À l’avenir, Welyb songe également à une décentralisation de la GED dans le but d’atteindre un niveau de sécurité sans faille. 🙋🏽♂️
Accès, partage et fluidité des échanges
Des données faciles et contrôlées
Plus besoin de chercher pendant des heures un document dans votre classeur, dites bonjour à l'arborescence personnalisée de la GED de Welyb ! 👋Cette dernière vous octroie la possibilité d’établir un meilleur tri des données.
De plus, l'avantage de la GED est que les clients puissent accéder à leurs données tout autant que leur expert-comptable. Ils sont tous les 2, maîtres de leurs documents et peuvent ainsi contrôler qui peut y accéder ou non ! 😇
Par ailleurs, si la GED est en SAAS, elle est ainsi accessible n’importe où 🌍 ceci favorisant la mobilité de tous, des clients comme des collaborateurs. Le télétravail est alors complètement possible pour chaque utilisateur. 💻
Humainement parlant, quels bénéfices ?
Vous renforcez, bien évidemment, la confiance de vos collaborateurs et clients. Ils vont se sentir plus responsables et autonomes dans leurs tâches.
Aussi, l’esprit d’équipe et la communication sont améliorés, grâce à des échanges en temps réel par le biais de tchat ou de visio, ce qui permet un meilleur environnement social et un réel confort de travail ! 🥰
C’est un système vertueux où un meilleur accès et partage d’informations donne lieu à une meilleure communication en interne, avec le client ! Trop cool non ? 👐🏼 (voir l’article : La GED collaborative : un moyen pour optimiser l'organisation interne du cabinet ?)
⚠️Toute GED n’est pas forcément collaborative, mais celle de Welyb oui ! Une bonne raison de la choisir 😋
Les interconnexions qui feront de l’outil, un outil complet et incontournable pour votre cabinet
Certaines GED peuvent s’interconnecter à vos outils de cabinet tels que les outils de dématérialisation de la collecte de documents, les outils d’OCR qui automatisent la saisie, les logiciels de production mais aussi aux outils de vos clients tels que leurs outils de gestion d’entreprise, les outils SIRH ou encore les outils liés aux transitions bancaires...
Ces interconnexions présentent l’avantage de pouvoir automatiser et fluidifier les échanges.
En effet, les diverses solutions s'échangent des services et des données. Celles-ci réalisent différentes actions telles que la collecte et le classement des documents dans les bons dossiers de votre cabinet et de ceux de vos clients, tout ça en temps réel !
L’idée est que toute la data soit centralisée au même endroit mais que les données puissent tout de même naviguer automatiquement d’outil en outil sans que vous ayez à faire quoi que ce soit ! On oublie les envois en plusieurs fois au profit d’1 seul envoi sur la GED. 🚀
Elle dispatchera par la suite, les données au bon endroit. 🌟 Imaginez le gain de productivité qu’un tel écosystème peut engendrer pour votre cabinet ! Et ça, il n’y a qu’une seule GED capable de vous l’apporter : celle de Welyb ! 🥰 À vous le cabinet rêvé ! ❤️
