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Voilà c’est fini.. 🎶 C’est ce qu’aurait dit Jean-Louis Aubert en apprenant que qu'un des grands éditeurs historiques a décidé d’arrêter la maintenance de ses solutions comptables On Premise d’ici mi 2022 ! 🤭
Trève de plaisanterie, cette annonce est un véritable coup dur pour les cabinets qui avaient jusqu’alors décidé de ne pas basculer sur le cloud ou sur une plateforme Saas...😓 Ces derniers se retrouvent au pied du mur et vont devoir repenser leur système d'information, et en conséquense, pour la plupart d'entre eux, revoir également toute leur organisation.
Finalement, cette nouvelle, ne serait-elle pas une opportunité de se renouveler et d'opérer de grands changements pour optimiser son organisation ?🚀
Experts-comptables, afin de vous aider dans vos choix de solutions comptables, nous avons choisi de vous présenter des points qui nous semblent clés lors de l'élaboration du système d'information d'un cabinet en 2021, ainsi que quelques exemples d'intégration possible avec la plateforme Welyb. 👀
Analysez votre système d’information
Avant d’attaquer les changements dans votre organisation, il va falloir analyser votre système d’information.
L'avantage d'un ERP (ou Progiciel de Gestion Intégré) tout intégré et On Premise est qu'il couvre généralement la totalité des besoins du cabinet, cela vous apporte un certain confort. A contrario, l'inconvénient de ces solutions tout-en-un est qu'il n'est généralement pas possible d'avoir recours à d'autres outils qui peuvent être jugés comme plus performants sur un besoin particulier. Vous dépendez donc de la rapidité de mise en œuvre d'évolutions et d'améliorations du produit, sans parler des choix de l'éditeur quant au fait d'inclure ou non certaines fonctionnalités 🤷♀️.
Chez Welyb, nous sommes convaincus que l'efficacité et la flexibilité sont des facteurs clé de réussite. C'est pourquoi nous vous recommandons de segmenter votre système d'information. Cela vous permettra d'utiliser les outils 🔧 les plus performants pour chaque activité. Que ce soit pour la production, la collecte des documents, le collaboratif, la gestion interne ou encore la bureautique et les échanges mail. Cela peut faire peur aux premiers abords, mais ne soyez pas effrayés, vous verrez qu’en choisissant des outils spécialisés vous gagnerez en efficacité. Grâce aux interconnexions possibles, vous pourrez rapidement constituer un système d'information répondant parfaitement à vos besoins et pouvant évoluer aisément.
Bien sûr l’idée n’est pas de devoir changer d’outil tous les quatre matins, mais de trouver le juste équilibre pour optimiser votre système d’information avec des outils diversifiés. C’est pourquoi dans la suite de cet article nous vous aidons avec un état des lieux des alternatives pour chaque segment du système d’information de votre cabinet 🤓.
L’outil de production
Le choix de l’outil de production est un choix important pour votre cabinet mais pas essentiel. Il ne faut pas oublier que l’avenir de la profession c’est le client 🤝! Avec la digitalisation et l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, les missions vont de plus en plus s’orienter vers le conseil. Or l’outil de production n’a pas vocation à être visible par le client. L'enjeux principal auquel il doit répondre est donc qu'il soit facilement adopté par la majorité de vos collaborateurs. Ainsi, ils travailleront sereinement et efficacement pour conseiller au mieux vos clients.
Le Saas : un atout pour s’adapter rapidement à toutes les situations
Notre première recommandation serait de passer à un outil Saas ou “Software as a Service”. Le Saas est une technologie moderne qui donne aux outils l’avantage de pouvoir être accessibles de n’importe où grâce à une connexion internet. En effet, ces outils ne nécessitent pas d’installation sur vos propres serveurs, et sont accessibles directement en ligne 🌐.
Si le Saas peut engendrer quelques lenteurs en fonction de la connexion, cela reste pratique en cas de confinement par exemple, ne trouvez-vous pas ? Car oui, avec le Saas le télétravail devient plus simple à mettre en place du jour au lendemain !
Enfin, le Saas représente une offre tout compris, sans coûts cachés (pas de serveur, pas de maintenance, pas de service informatique, etc) et permet même un paiement à l'usage. Il n'y a pas non plus d'obsolescence possible car l'utilisateur est toujours sur la dernière version.
Le choix d’une solution comptable ouverte sur l'extérieur
Si historiquement, les outils de production n'étaient que peu voir pas ouverts ou interopérables, comme bon nombre des outils informatiques de l'époque, aujourd'hui, notamment du fait de l'arrivée de nouveaux éditeurs, la révolution informatique a continué d'avancer et les solutions se doivent maintenant d'être ouvertes, interopérables et connectées, un atout majeur pour les cabinets qui reprennent ainsi un peu de leur pouvoir perdu 👊.
Généralement en mode Saas, les outils de ces nouveaux éditeurs vous offrent plus de liberté et de flexibilité grâce à leurs multiples connexions. Nous ne vous parlons pas du rapport qualité/prix qui semble plus raisonnable que celui des grands éditeurs ⚖!
Le choix de l'outil de production peut paraitre comme un arbitrage entre une solution ouverte mais récente et donc potentiellement sujette aux bug, et des outils historiques, robustes mais peu évolutifs, faiblement ou pas interconnectés .
Ceci dit, rassurez vous ! La réalité est moins manichéenne. En effet, les nouveaux outils peuvent parfois faire l'objet de bug mais généralement sans rapport avec leur robustesse. Les outils historiques, quant à eux, tendent petit à petit à être connectés et interconnectables. Alors, experts-comptables ? Prêts à voyager dans le monde merveilleux des compromis ? ✨
La collecte et le collaboratif
Afin de compléter votre outil de production et de gagner du temps sur la collecte et sur la saisie des données nous vous conseillons de vous tourner vers les outils d’OCR couplés à une GED collaborative.
En effet, les OCR sont des outils de back office qui vont automatiser la saisie des factures de vos clients 🧾, et la GED va vous permettre de stocker les documents de vos clients de manière sécurisée 🔒. Par exemple, nôtre plateforme collaborative Welyb qui est 100% en marque blanche, possède une GED qui est interconnectée à plusieurs OCR. Cela vous permet de les tester en toute simplicité. Vous pouvez même en utiliser plusieurs si vous souhaitez vous adapter à chaque typologie de clients.
Il vous faut néanmoins penser au futur et à la facture électronique 📲 qui arrive à grand pas ! Pour rappel, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2023, qu’il s’agisse de TPE, PME, SARL ou de microentreprise au service de l'État, ou encore des collectivités territoriales ou de leurs établissements. Les OCR ne seront plus d’une grande utilité, il est donc nécessaire de miser sur les éditeurs qui travaillent actuellement sur une saisie plus complexe plutôt que sur un simple taux de reconnaissance.
Enfin, il est très important de penser à vos clients et à leur expérience utilisateur, car la satisfaction de vos clients est primordiale pour une croissance prospère. Avec Welyb, vous facilitez les échanges avec vos clients, vous vous adaptez facilement à eux grâce à tous les outils que la plateforme intègre, et ainsi, vous leur fournissez une expérience client améliorée 👌.
La gestion interne
Quand on restructure son système d’information, il ne faut surtout pas oublier de s’intéresser à son organisation interne ! Ainsi afin d’optimiser son organisation rien ne vaut des outils de gestion des tâches et de suivi de mission. C’est encore mieux quand on y ajoute un peu d’automatisation, vous n’êtes pas d’accord ? 😉
C’est pourquoi, Beeye et Welyb, travaillent actuellement sur une connexion pour vous permettre d’automatiser vos processus internes : de la souscription de votre client à une mission, à la planification des tâches dans l’outil de gestion interne de Welyb, en passant par la génération automatique de la lettre de mission. En clair : votre client pourra souscrire à une mission directement sur Welyb et cela générera automatiquement :
- la lettre de mission 📑;
- la création d’une tâche dans l’outil de gestion interne de Welyb et sa planification 📅;
- les demandes d’informations au client 📎.
Mail et bureautique
Afin de gérer vos emails, vous avez la possibilité de recourir à un client mail simple et gratuit, il en existe plusieurs comme par exemple : Outlook, Mozilla Thunderbird, Mailbird Lite, et bien d'autres.
Enfin, vous pouvez simplement gérer votre suite bureautique directement sur Welyb, qui vous permet de modifier vos documents, excel, word (...), directement sur la GED.
