Trello, les post-it numériques

Vous avez déjà vu un mur ou un tableau en liège avec plein de post-it collés de tous les côtés, n’est-ce pas ? Eh bien on peut dire que Trello en est la version 2.0. Inspiré de la méthode Kanban, un système d’organisation créé à la fin des années 50 par un
ingénieur de chez Toyota, Trello est une application permettant de gérer des projets et tâches en équipe. A l’époque, il s’agissait d’étiquettes mobiles que l’on déplaçait sur un tableau pour organiser le travail des employés, et visualiser l’avancée des tâches de chacun, de leur création à leur résolution. 🗒 Aujourd’hui, Trello en est la version numérique et gratuite.

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Alors Trello, comment ça marche ?

Il suffit de vous inscrire avec une adresse mail, et créer ou rejoindre les projets qui vous concernent. Le principe d’un Projet(qui peut représenter par exemple votre entreprise ou l’évènement que vous gérez) est de créer un Tableau pour chaque grand thème du projet comme « Design », « Développement » ou « Communication ». Ces boards sont organisés en colonnes. Par défaut, on utilise souvent « Todo », « Doing » et « Done » pour visualiser l’avancement d’une manière simple où chaque colonne représente un état du projet, mais libre à chacun d’adapter selon ses besoins. Ensuite, il faut se créer des cartes sur lesquelles on inscrit les tâches à réaliser, et que l’on pourra facilement faire glisser de colonnes en colonnes.

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Sur chaque carte, vous pourrez :

• assigner des personnes associées à la tâche * ajouter une description plus précise ;
• lui ajouter un label pour spécialiser le domaine ou l’importance (« A contacter », « Urgent », « Important », « A prévoir ».. encore une fois, c’est à adapter selon vos besoins) ;
• ajouter une check-list à l’intérieur pour décomposer davantage le travail à effectuer ;
• ajouter des commentaires ;
• joindre des fichiers ;
• mettre une deadline ;
• activer des alertes et notifications.

D’ailleurs toutes les cartes ayant une date limite, sont également répertoriées dans l’onglet «Calendrier» afin de mieux visualiser les événements ou les tâches sur le mois par exemple. 📆

A première vue, Trello peut sembler compliqué et certainement en effrayer certains. Mais le plus important, c’est de comprendre que c’est un outil idéal pour se créer une organisation d’entreprise entièrement personnalisée et avec une multitude d’options. Il s’avère être d’autant plus efficace si vous devez participer à plusieurs projets simultanément. Trello est d’ailleurs également beaucoup utilisé comme outil de « to-do list » personnelle ! Il suffit de vous créer votre board et de le garder pour vous, et ce sera tout autant efficace que vos to-do list éparpillées partout sur votre bureau. 🙄

Les + ?

Avec sa configuration flexible à l'infini, Trello s'adapte à toutes vos méthodes de travail. Que vous soyez 2 ou 15 employés dans votre entreprise, vous trouverez forcément votre organisation idéale, en créant vos tableaux et vos listes, adaptés à vos besoins.

Un peu à la manière de Welyb, Trello permet de centraliser des informations, de les partager en direct avec ses coéquipiers et de suivre l’état d’avancement de chacun. C’est un outil qui permet un gain de temps considérable sur ’organisation et la répartition des tâches, c’est pour cela qu’il est très utilisé par les adeptes de management agile, et de méthode scrum. D'autant que vous réduisez votre stress ! Lisez notre article 👉 Stress au travail : améliorer le bien-être au cabinet ?

Pour finir, vous pouvez également retrouver Trello en application mobile directement sur votre smartphone. Bien pratique pour déplacer quelques cards pendant vos rendez-vous extérieurs ou dans les transports en commun en rentrant du boulot, pour faire le bilan de votre journée. ✅

Les - ?

Comme tout nouvel outil, il faut savoir le prendre en main. Avec toutes ses options possibles, votre tableau Trello peut vite être en désordre et ne plus avoir aucune utilité. Rien ne sert de coller 4 labels différents sur chaque card, et d’ajouter des check-list à tout bout de champ. Parce qu’à vouloir être trop organisé, on peut vite perdre du temps et ne pas être efficace. Alors le plus important, c’est de ne pas en abuser. ✋🏻

Puis, parlons un peu de l’interface de la plateforme. Niveau design, beaucoup reprochent à Trello ses couleurs froides et ternes. Et c’est vrai que ces teintes de bleu/gris un peu à la Windows 95 ne sont pas les plus attrayantes pour travailler.

Concernant la facilité d’utilisation et l’expérience utilisateur, la plateforme est efficace, mais n’est pas encore optimum non plus. L’interface pourrait être davantage améliorée et minimalisée, alors on garde un œil ouvert pour les prochaines mises à jour. 👀

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Chez Welyb , on utilise Trello au quotidien et à tous les niveaux de production. Comme beaucoup de startups, il nous arrive de devoir travailler à distance, et grâce à ces outils (comme Slack) nous pouvons suivre l’évolution de chacun sans avoir à se solliciter, jusqu’à la satisfaction de voir les cards atterrir une à une dans la colonne « Fini ». 👍🏻

Dans le processus d’utilisation, nous trouvons que Trello s’applique parfaitement au domaine de la comptabilité, bien qu’il soit encore peu connu dans la profession. C’est un espace très segmenté, qui peut être sollicité par plusieurs collaborateurs, qui évolue étape par étape et qui permet de retracer l’historique des actions effectuées. A lire cette définition, on croirait vous décrire Welyb !