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Fermez les yeux, imaginez que vous êtes le capitaine d’un bateau 🚢. Vous avez donné le cap de la transition digitale et vous pensez y voguer paisiblement (Lire l'article "Quelles étapes suivre pour réussir sa transition digitale ?"). Or, vous vous rendez compte que vos marins ne vont pas dans la même direction que vous et le mât craque face aux contradiction de l’équipage. Bon, vous l'avez bien vu, nous ne sommes pas des experts en navigation. Cependant nous pouvons vous assurer qu'en mer ou en cabinet, la concorde de l’équipe est essentielle pour mener à bien les projets et éviter que la transition digitale, pour laquelle vous vous battez, tombe à l’eau 💧.
Vous l’aurez compris, il sera donc ici question de préparer vos collaborateurs encore frileux à mettre un pied dans le grand bain de la transition digitale (bon d’accord nous arrêtons avec les métaphores aquatiques 😬).
Embarquer ses collaborateurs dans son projet de digitalisation
Construire un environnement favorable pour ses collaborateurs
L'un des objectifs de la digitalisation du cabinet est d’augmenter la productivité du cabinet tout en améliorant les conditions de travail de vos collaborateurs 👥. En effet, cette dernière va leur permettre d'accomplir leurs tâches de manière plus fluide et rapide 🚀. L’équipe va donc pouvoir gagner du temps sur des missions peu valorisantes et agrandir son champs d'activités grâce notamment aux nouveaux outils digitaux mis en place.
Vous devez également garder à l’esprit le fait que la transition digitale va pouvoir améliorer ce qui est le plus important au sein d’une équipe : la collaboration 🤝. Cette transition devra donc être collégiale et participative, où chacun pourra se prononcer sur les changements opérés. Ainsi, la transition digitale deviendra un véritable projet d’équipe au sein duquel chacun pourra s’approprier ce changement. Cela ne sera donc pas simplement une transition digitale, ce sera VOTRE transition digitale 🤩 !
Cette transition digitale fera donc beaucoup de bien non seulement au sein de votre cabinet mais aussi au niveau de votre image et donc de votre attractivité. (Lire notre article " Experts-comptables, attractivité et marque employeur ")
Nourrir une culture digitale au sein de son cabinet
Dématérialisation des échanges et culture de l'écrit
L’un des principaux obstacles à la mise en place d’une transition digitale est la réticence de certains collaborateurs à adopter une réelle culture digitale 🤔. Nous constatons souvent que les cabinets sont accrochés au modèle “classique” de l’entreprise. Peu digitalisée, avec une utilisation systématique du papier et la tenue régulière de réunions dont on pourrait se passer. Ces bonnes vieilles habitudes, aussi rassurantes soient-elles pourraient être remplacées par des réflexes et des outils digitaux plus performants.
La mise en place d’une certaine "culture de l’écrit" 📝 peut permettre de faire gagner en productivité les échanges. En effet, les échanges écrits, via un tchat par exemple, sont plus pertinents et propices à la réflexion qu’à l’oral, et en plus vous pouvez les relire à tout moment ! C'est comme cela que nous travaillons chez Welyb , nous limitons un maximum les réunions au profit de l'écrit. Autant vous dire que cela nous a bien servi pendant le confinement 😉.
Faciliter le travail collaboratif dans son cabinet
Pour vous aider à implanter cette culture digitale, vous avez à votre disposition une foule d’outils collaboratifs pour l'organisation et la communication interne au sein de votre cabinet. Ainsi, vous ne cesserez de chanter les louanges de Slack 💬 , qui vous permettra de fluidifier votre communication en mettant en place des chaînes dédiées à chaque thématique sur laquelle vous souhaitez travailler en équipe. De plus, Trello 🏷 vous simplifiera la vie puisqu’il vous aidera à digitaliser et à visualiser les tâches à accomplir. Une GED collaborative peut aussi être une solution pour dématérialiser vos échanges tout en favorisant le travail d'équipe !
Même si pour l’instant, tous ces changements semblent être titanesques, il faut que vous gardiez à l’esprit qu’en réalité ce n’est pas si effrayant. En mettant en place le télétravail 💻 et en prenant conscience de ses avantages, vous avez déjà fait un grand pas vers la digitalisation. De plus, gardez à l’esprit que la digitalisation n’est pas nouvelle, le processus est déjà en marche. Vous vous rendrez rapidement compte que beaucoup de vos collaborateurs y sont déjà habitués et nourrissent une vraie culture digitale.
Choisir les bons outils métier pour sa transition digitale
Écouter davantage les besoins de ses collaborateurs
La transition digitale de votre cabinet doit se faire collectivement. Si vous la faite seul.e, en choisissant les procédés et les outils sans consulter votre équipe, cette dernière pourrait se sentir lésée et vivre cette transition digitale comme quelque chose d’imposé. N’hésitez donc pas à demander l'avis de votre équipe avant d’adopter les outils pour être bien certain.e qu’ils soient adaptés aux besoins de votre cabinet. L'énergie que vous allez consacrer à mettre en place ces nouveaux outils risque d’être gaspillée, si vous ne vous êtes pas concertés et que vous vous rendez compte au bout de trois mois de mise en place que ce n’est pas adapté et qu’il faut tout recommencer 🤦♂️.
De plus, les conséquences sur vos collaborateurs seront importantes car non seulement ils auront du mal à s’adapter aux changements mais en plus ils ne se sentiront pas écoutés. La transition digitale doit donc s’inscrire dans un vrai projet d’équipe dans lequel chacun doit être en mesure de participer en donnant son avis, précieux pour faire avancer la transition.
Accompagner ses collaborateurs dans la prise en main des nouveaux outils du cabinet
Une bonne transition digitale, ça ne s’invente pas ! Il est essentiel de s’assurer que vos collaborateurs aient toutes les cartes en main pour bien gérer cette transition 🃏. C’est là qu’intervient votre nouvelle meilleure amie : la formation. Comme la prise en main de ces nouveaux outils ne coule pas toujours de source, de nombreuses solutions existent pour surmonter ces obstacles de compréhension, comme les Webinaires ou autres supports d’aide 💡. Parmi les outils que vous allez utiliser, nombreux sont ceux qui proposent une formation pour ses futurs utilisateurs. Chez Welyb par exemple, elle est totalement gratuite.
Ainsi, lorsque vous choisirez vos outils, pensez à vérifier qu’ils disposent d’un support d’aide disponible en journée, afin d’éviter de perdre du temps à comprendre un logiciel qui est censé vous en faire gagner. Bien entendu, nous disons cela pour le début de l’utilisation, après il est évident que vous allez devenir un véritable pro de la digitalisation ! 😀
Une fois que vous serez totalement à l’aise avec la transition digitale, il s’agira de convaincre et d’accompagner vos clients à effectuer cette même transition !
