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Le digital occupe une place de plus en plus importante dans la vie de chacun d’entre nous. Nous pouvons réserver nos billets d’avion sur Internet, enregistrer nos déclarations d’impôts en ligne, ou encore, faire nos courses sur nos smartphones.
L’expertise-comptable n’échappe pas à cette tendance. Et parce que les exigences des clients évoluent, la profession s’adapte. Mais comment appréhender cette transformation digitale ? 🤷
Le chantier de la dématérialisation est important et il peut être compliqué de savoir par où commencer. Voici l’essentiel pour dématérialiser votre cabinet d’expertise comptable.
Expertise comptable et dématérialisation : de quoi parle-t-on ?
La dématérialisation consiste à remplacer les documents au format papier par des documents numériques. Et dans la comptabilité, des papiers, il y en a ! 🤯 Dans un cabinet d'expertise comptable, cela signifie numériser les documents liés à la tenue de comptes, la paie, le commissariat aux comptes, et le conseil.
La tenue de compte occupe généralement la part la plus importante du temps des collaborateurs, notamment en raison du flux de travail, ponctué de tâches fastidieuses, chronophages et répétitives. À l’inverse, les missions de conseil représentent encore trop souvent une part de temps moins importante du quotidien d’un cabinet.
Dans un monde digitalisé, et pour le plus grand bonheur des experts-comptables comme de leurs clients entrepreneurs, cette tendance tend à s’inverser. Grâce à la dématérialisation des documents et à la mise en place d’automatismes et de flux de travail adéquats, vous pouvez désormais consacrer davantage de temps à l’accompagnement de vos clients.⌛
Quelques actions concrètes rendues possibles par la digitalisation :
- Collecte automatique des documents ;
- Dématérialisation des factures ;
- Mise en place d’un archivage à valeur probante.
Comme dans toute transformation, la digitalisation peut être perçue comme une menace dans la profession, car elle vient supprimer certaines tâches jusque-là réalisées par des collaborateurs. Mais elle représente en réalité une formidable opportunité de faire évoluer le métier pour répondre aux nouvelles exigences de la clientèle.
Dématérialiser ses documents comptables
Découvrons les bonnes raisons de dématérialiser vos documents comptables.
Mieux répondre aux attentes des clients
Les exigences des clients envers leur expert-comptable vont crescendo.
À tel point que la profession se voit parfois reprocher de n’assurer que des tâches à faible valeur ajoutée (comme la tenue de compte) alors que sa clientèle souhaiterait davantage de conseil et d’accompagnement. 🤝
La digitalisation du domaine apporte une réponse à ces attentes puisqu’elle permet précisément d’éradiquer les tâches les plus ingrates pour faire la part belle aux missions à forte valeur ajoutée, nécessitant un plus haut degré d’expertise et d’empathie.
Simplifier son travail
La dématérialisation des documents est un véritable atout pour augmenter la productivité des experts-comptables. Elle permet de réduire considérablement le temps passé sur des tâches chronophages, mais également de retrouver plus simplement ses documents. Les heures de recherches pour une facture dans une armoire remplie de classeurs, c’est terminé !
Cela laisse davantage de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, généralement facturées plus chères. Pour un comptable, le calcul est vite fait ! 😉
Réduire son empreinte écologique
Enfin, bien que le match entre facture papier et facture numérique soit relativement serré une fois l’ensemble des externalités prises en compte en termes d’émissions carbone, la pâte à papier et ses encres sont également une source de pollution pour l’environnement. 🌱
Si vous souhaitez engager votre cabinet dans une démarche RSE, une dématérialisation de vos documents vous permettra une économie importante de papier et de cartouches, de quoi économiser au passage des sommes significatives. 💰
Mais comment aborder ce changement ?
Comment dématérialiser ses documents comptables
Bien qu’elle soit une étape cruciale dans le développement de votre cabinet, la transition vers une digitalisation de votre comptabilité peut faire peur. Il convient donc de bien s’y préparer.
Inclure les collaborateurs dans la transition
Certains collaborateurs peuvent penser que la dématérialisation va venir les remplacer, et certains peuvent douter de son efficacité. Changer ses habitudes, ce n’est pas simple ! Il est donc essentiel de mettre en avant les bénéfices pour chacun (clients, cabinet et collaborateurs) et d’impliquer tout le monde dans cette transition.
- Pour les clients, la digitalisation permet une réduction des coûts, un accompagnement avec davantage de valeur ajoutée et une meilleure disponibilité ;
- Pour le cabinet, la dématérialisation permet de proposer de nouveaux services afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients. Elle permet également d’être beaucoup plus flexible et vient casser l’image rigide du comptable ;
- Pour les collaborateurs, c’est la possibilité de réaliser des tâches beaucoup plus intéressantes et de délaisser les missions chronophages sans véritable valeur ajoutée.
Définir les clients cibles
Certains clients sont plus enclins que d’autres à l’adoption des nouvelles technologies. Plutôt que de bouleverser totalement le fonctionnement de votre cabinet d’un seul coup, l’adoption de vos nouveaux outils peut se faire en douceur, avec des clients déjà sensibilisés.
Vous aurez alors tout le loisir de basculer complètement l’ensemble de vos clients dans un second temps, lorsque vos process seront optimaux.
Vos clients cibles seront ravis de collaborer avec vous dans votre transformation digitale, et les plus réticents pourront être « bordés » de manière plus efficace, sans friction.
Utiliser la Gestion Électronique de Documents
Une solution existe pour faciliter le passage du papier au digital : la Gestion Electronique de Documents (GED). 📂
Cette dernière prend la forme d’un logiciel permettant de simplifier la gestion de vos documents, en interne comme avec vos clients. Vous pouvez ainsi automatiser la collecte de vos factures et les transmettre à vos différents outils de gestion. L’ensemble de vos documents seront classés, stockés 🗃️ et sécurisés 🔒sur un seul et même espace.
La dématérialisation des documents est un virage que doivent prendre les experts-comptables afin de répondre au mieux aux exigences de leurs clients. Elle représente également un gain de temps considérable pour les collaborateurs, qui peuvent alors se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Pour une transformation digitale réussie, commencez dès aujourd'hui et préparez votre cabinet pour l'avenir ! Procédez étape par étape : impliquez vos collaborateurs, définissez vos clients cibles et utilisez la Gestion Électronique de Documents.
