Facture électronique obligatoire : quel est le rôle des experts-comptables ?

La facturation électronique s’inscrit dans une volonté gouvernementale de modernisation de l’économie et d’optimisation de la productivité des entreprises. Elle consiste à digitaliser tout le cycle de vie d’une facture : émission, transmission et réception. La loi fixe les modalités de sa mise en œuvre et le calendrier de son déploiement dès juillet 2024.

Dans ce contexte, les dirigeants doivent adapter leur structure pour se conformer à la réglementation, mais qu’attendre des experts-comptables dans l’application de la réforme ? Ces interlocuteurs privilégiés des entreprises sont, à n’en pas douter, les mieux placés pour informer, conseiller et accompagner leurs clients dans cette transition numérique 🚀.

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Informer les clients des obligations légales relatives à la facturation électronique

L’expert-comptable reste le référent essentiel d’un grand nombre d’entreprises en matière de nouvelle réglementation. Il est donc logique de penser que les dirigeants attendent des cabinets une information fiable et des solutions concrètes pour passer à la facture électronique. Ils ont besoin de connaître les principaux points de la réforme et ses impacts sur leur activité.

Les entreprises concernées par ce passage au 100% numérique

L’obligation d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures au format électronique s’impose à toutes les personnes physiques ou morales établies en France et assujetties à la TVA. L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 a clairement réaffirmé ce point.

L’e-facture devient la norme pour les opérations d’achats et de ventes de biens ainsi que pour les prestations de services effectuées sur le territoire national avec d’autres entreprises (B2B). Toutefois, les transactions exonérées de TVA en vertu des articles 261 à 261 E du Code général des impôts en sont exclues (santé, enseignement, etc.).

Le calendrier de la réforme

À compter du 1er juillet 2024 📅, toutes les entités concernées doivent être en mesure de recevoir des factures au format digital. 

L’obligation d’émission et de transmission des factures électroniques s’applique, quant à elle, de façon progressive et en fonction de la taille de l’entreprise :

• dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• au 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire) ;
• le 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et micro-entreprises.

La facture électronique ou E-invoicing 

Il est conseillé de bien sensibiliser les clients sur la définition de la facture électronique, également appelée e-invoicing. Et pour cause, il ne s’agit plus du simple document scanné ou produit au format PDF ! La facture doit comporter des données structurées et doit être adressée à son destinataire par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. 💻

Le système de l’E-reporting

Parallèlement à la mise en place de la facture électronique, l’Administration prévoit le déploiement de la transmission des données de transaction ou e-reporting. Grâce à cette mesure, elle envisage, à terme, de proposer un pré-remplissage des déclarations de TVA.

Les opérations concernées sont celles réalisées avec des particuliers, des non-assujettis ou des entreprises étrangères.

Expliquer les avantages de la digitalisation des factures

Le passage à la facturation électronique est inéluctable. Si les entreprises sont convaincues du bien-fondé de ce système, la transition a plus de chance de réussir. L’Italie a déjà franchi le pas avec succès depuis 2019, comme l’explique Stefano Scagnelli, expert-comptable italien.

La réforme s’inscrit dans une démarche bien spécifique de la part de l’État qui vise à :

• augmenter la compétitivité des entreprises ;
• faciliter les déclarations de TVA ;
• optimiser la détection de la fraude ;
• améliorer le pilotage de la politique économique.

Pour promouvoir la digitalisation des factures auprès de leurs clients, les experts-comptables peuvent évoquer les différents atouts de la mesure.

• Gain de temps 🕰️ : le format numérique permet d’automatiser des tâches sans valeur ajoutée et particulièrement chronophages. 

• Diminution des frais liés au traitement des factures 💶 : selon le site des impôts, la facture papier possède un coût supérieur à 10€ alors que celui de sa version électronique est inférieur au prix d’un timbre-poste.

• Sécurité et traçabilité : les plateformes de dématérialisation sont conçues pour sécuriser les procédures et réduire le risque d’erreurs ou de perte des documents. Elles assurent aussi la traçabilité des transactions grâce à une piste d’audit fiable. 🔍

• Amélioration des délais de recouvrement  : le suivi des créances clients est facilité puisqu’il est centralisé. L’entreprise vérifie la bonne réception des factures et peut anticiper les relances. Ainsi, elle maîtrise davantage ses flux financiers et le niveau de sa trésorerie.

• Optimisation des procédures d’archivage : la facturation électronique permet d’envisager un archivage numérique. Ce dernier garantit l’intégrité, la confidentialité et la lisibilité des pièces comptables pendant la durée légale de conservation des documents. 

• Simplification des échanges entre l’entreprise et ses partenaires : le digital rend le transfert de pièces plus fluide, en particulier quand la facturation est associée à un système de GED collaboratif. 

• Réduction de l’impact environnemental ☘️ : la dématérialisation des justificatifs participe à la réduction de l’empreinte écologique des entreprises. C’est une façon d’entamer une démarche écologique, bénéfique à la fois pour la planète et pour l’image de la structure.

Adapter les conseils aux besoins des entreprises

Afin de préparer efficacement la transition vers la facturation électronique, les experts-comptables doivent faire preuve d’agilité et de pédagogie 😀 face à des clients très différents dans leur approche du numérique.

L’appétence au digital des entreprises

Pour certaines entreprises, la facturation électronique est perçue comme une suite logique de l’émission de documents au format PDF et de l’envoi par mail. En revanche, pour d’autres, il s’agit d’un grand pas en avant. 

En effet, ce changement peut être angoissant pour bien des raisons : manque de temps, réticence face aux nouveautés ou encore désintérêt pour le domaine du numérique. 😗

Les cabinets doivent donc procéder par étape : 

• identifier les types de profils présents dans leur portefeuille client ;
• réaliser un audit des pratiques digitales pour déterminer les points de blocage et les résoudre en amont ;
• modeler leur discours et personnaliser leurs services en fonction des besoins détectés.

Le développement de la mission de conseil des experts-comptables

Le déploiement de l’e-facture constitue une opportunité pour les experts-comptables de redéfinir leur mission de conseil en tenant compte de nouveaux enjeux stratégiques. 

Réunions d’information, formations, choix des outils de pilotage, analyse des performances… Les attentes des entreprises ne cessent d’évoluer dans un contexte économique qui bascule vers le 100% numérique. 💡 Une offre de prestations axée sur l’accompagnement et la proposition de solutions représente un positionnement intéressant pour les cabinets.

Les risques de sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique

Le rôle de l’expert-comptable consiste également à prévenir ses clients d’éventuelles sanctions en cas de non-respect de la réglementation en vigueur.

• Le défaut d’émission des factures au format électronique est puni d’une amende de 15€ par facture dans la limite de 15 000€ par an.

• Le refus de se soumettre à l’obligation d’e-reporting est passible de 250€ d’amende par facture dans la limite de 15 000€ par an.

Guider les clients dans la mise en œuvre de la facture électronique

En pratique, le passage à la facturation électronique suppose d’effectuer de nombreux choix (format, plateforme, etc.). Pour guider les entreprises dans leur démarche, l’expert-comptable s’impose comme un interlocuteur essentiel, capable d’orienter ses clients vers des solutions efficaces. 😉

Les formats des factures électroniques

Les factures papier et numérique non structurées (simples PDF) ne sont plus acceptées dans le cadre de la réforme. Elles sont remplacées par : 

• la facture structurée qui répond aux exigences de l’échange des données informatisées (EDI) ;
• la facture hybride qui combine un PDF classique et un fichier de données structurées et dont le modèle le plus répandu est Factur-X. 

Le choix d’une plateforme de dématérialisation des factures

Avec la réforme, il n’est plus possible d’envoyer une facture par e-mail. ❌

Deux options s’offrent alors aux entreprises assujetties : 

• le portail public de facturation en lien avec la plateforme existante Chorus Pro qui régit déjà les échanges de factures avec le secteur public ;
• une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) immatriculée pour 3 ans renouvelables par la DGFiP.

L’organisation des entreprises

La révision du processus de facturation implique d’adapter l’organisation administrative des entreprises pour gérer au mieux la migration vers l’e-invoicing et l’e-reporting. Le logiciel de facturation, la formation du personnel, la sécurité sont autant de points de discussion entre un expert-comptable et son client. 💭

La sélection d’un outil collaboratif approprié 

Parallèlement à la mise en place de la facturation électronique se pose la question des modalités d’échanges avec le cabinet. Stefano Scagnelli, expert-comptable italien, évoque la nécessité de posséder un outil pour les transferts de documents.

Avec Welyb, vous permettez à vos clients, quel que soit leur logiciel de facturation, de centraliser et gérer l’ensemble de ses dossiers comptables, juridiques, fiscaux et sociaux, en complète interaction avec votre cabinet 💪.

À l’image d’un OD, Welyb  viendra se connecter à Chorus Pro (PPF) et/ou n'importe quelle PDP. L'expert-comptable sera force de proposition sur les outils, en proposant par exemple, une PDP à ses clients . En revanche, les clients auront potentiellement leurs propres PDP que l'expert-comptable devra utiliser. Le recours à un OD centralise l'exhaustivité des flux cabinet/client a donc une réelle plus-value.

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Experts-comptables : devenez les ambassadeurs de la facturation électronique !

En tant qu’entrepreneur, vous êtes confronté, comme vos clients, à la mise en place de la facturation électronique. Vous devez réaliser des choix pertinents, faire monter en compétence vos équipes et adapter votre organisation au digital.

Cette expérience à la tête de votre structure vous permet de comprendre les préoccupations des entreprises, d’y répondre en connaissance de cause et de vous positionner en référent avisé. 👀