Les outils à connaître quand on crée son cabinet ex nihilo

Chaque année, de nouveaux cabinets d’expertise comptable voient le jour en France. Si vous lisez cet article c'est que vous faites peut-être partie de ces experts-comptables qui désirent lancer leur propre cabinet ex nihilo. Eh bien préparez-vous à sortir votre plus belle casquette d’entrepreneur, car oui, expert-comptable rime aussi avec entrepreneur et chef d’entreprise.

Votre ambition ? Lancer un cabinet qui va s’ancrer dans le temps, générer de la croissance et une activité prospère. 🚀

Notre conseil numéro 1 pour y arriver : choisir les bons outils dès le début ! Pour cela nous vous avons concocté une liste d’outils à connaître absolument quand on veut lancer son cabinet.

Vous craignez que ces outils ne soient pas adaptés à votre cabinet ? Faites comme nous et essayez la méthode Test & Learn : testez un ou des outils avec des objectifs bien précis ! Si vous arrivez à les atteindre, gardez l’outil, sinon passez votre chemin. 👋

Allez c’est parti pour un tour d’horizon des outils à connaître pour lancer son propre cabinet ! 🤓

Un outil pour la production

Qui dit cabinet d’expertise comptable dit production comptable. L'outil de production comptable est donc un indispensable pour votre activité, et il y a du choix ! Bien que les logiciels de production historiques fonctionnent très bien et sont reconnus, pour une création ex nihilo nous vous conseillons de vous tourner directement vers les nouveaux éditeurs. En effet, ils vous offriront plus de flexibilité et une vision beaucoup plus novatrice. En plus, ils intègrent directement un OCR pour automatiser la saisie, ce qui vous permet de ne pas multiplier les outils.

Pennylane 

Lancée en 2020, Pennylane est la solution moderne qui réconcilie comptabilité et pilotage d’entreprise : dirigeants et experts-comptables travaillent sur une même plateforme mais disposent chacun d'une vue adaptée à leurs enjeux et besoins, ce qui fluidifie leur collaboration. 🤝

Inqom

Inqom est un logiciel SaaS nouvelle génération, créé en 2021, qui automatise la production comptable et génère le bilan en temps réel. C’est un outil destiné aux cabinets d'expertise comptable ainsi que les PME et ETI.

MyUnisoft

MyUnisoft est né en 2018 de l’idée de plusieurs cabinets d’expertise comptable de créer un outil de production complet à destination des experts-comptables et de leurs clients. C’est le concept For Us & By Us.

Un outil pour collecter et centraliser les documents de votre cabinet et de vos clients

Afin de bien structurer votre cabinet dès le début, nous vous conseillons de centraliser au maximum l’information. Pour cela, l’outil idéal est une solution de gestion électronique de documents (GED) 🗂️ qui automatise et centralise les flux, comme Welyb.

Welyb

Créé en 2017, Welyb a pour mission principale de fournir aux experts-comptables le portail et la GED les plus performants du marché. La solution a une vision très orientée client, le but : offrir à l’expert-comptable une solution plus que collaborative avec ses clients. Ces derniers peuvent notamment l’utiliser pour leur propre gestion d’entreprise avec la possibilité de créer des répertoires privés, de créer des accès à leurs salariés tout en gérant les droits d’accès.

Avec Welyb, vous automatisez la collecte des documents de vos clients et vous les centralisez sur un seul et même espace sécurisé 🔒.

Welyb accompagne aujourd'hui 300 cabinets dont 87 membres CJEC. Découvrez notre offre. 👇

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Un outil pour créer son site web rapidement et gratuitement

Le site web c'est la vitrine de votre cabinet pour gagner en visibilité, capter de nouveaux clients ou encore attirer de potentiels collaborateurs. Vous l’avez compris, si vous souhaitez lancer votre cabinet dans les meilleures conditions, avoir un site web est une condition sine qua non !

METACAB

Pas besoin d’être un webdesigner pour créer un joli site basique mais tout de même beau et accueillant 🎨. Avec un outil comme Metacab, vous pouvez créer un site web rapidement. Vous n’avez qu’à choisir un template et à modifier les éléments (logos, couleurs, textes). Un outil très simple d'utilisation et qui vous permet d'avoir un beau site web sans casser la tirelire ! 👛

Le petit + : si vous avez Welyb, vous pouvez ajouter votre catalogue de prestation directement sur votre site web pour capter de nouveaux prospects.

Si vous souhaitez plus d’astuces de communication à moindre coût, lisez notre article “Communiquez sur votre cabinet avec 0 euro”

Un CRM

Le CRM (gestionnaire de la relation client) vous sera très utile pour gérer toutes les informations de vos clients et optimiser ainsi la relation que vous avez avec eux. Pour commencer, il n’est pas indispensable de recourir à un outil très poussé. Sans coût supplémentaire, avec Welyb, vous avez accès à l’outil de gestion client dans lequel vous centralisez tous vos dossiers clients, leurs informations et ou vous pouvez directement prendre des notes lors de vos rendez-vous pour les conserver. Un outil largement suffisant pour une création de cabinet à moindres frais.

Des outils pour le collaboratif

Comme vous avez pu le constater précédemment dans cet article, chez Welyb, nous mettons la collaboration cabinet / clients au centre de nos préoccupations. Afin d’avoir la meilleure relation avec vos clients, il est très important de les embarquer avec vous et de favoriser cette collaboration. Des outils peuvent vous aider.

Welyb 

Welyb, c'est bien plus qu'une simple GED, c'est un véritable outil de communication. En effet, d'autres fonctionnalités, telles que l’automatisation des demandes d’informations et des notifications de rappel, la signature électronique intégrée 📑, la modification des documents de la suite Office en temps réel directement sur la GED ou encore l’outil de tchat 💬, apportent plus de confort dans la communication avec vos clients.

En plus, le portail est aux couleurs de votre cabinet, ce qui renforce votre image de marque auprès de vos clients et améliore leur expérience digitale : Welyb est votre cabinet digital.

Notion

Créer un cabinet structuré n’est pas une mince affaire. Comme dans toute création d’entreprise, l’organisation et les processus vont être amenés à évoluer. Cela ne peut pas être parfait dès le début. Afin de garder une trace et documenter votre entreprise, Notion est le wiki idéal. 📝

Chez Welyb, notre équipe est adepte de la culture de l’écrit et nous utilisons quotidiennement cet outil pour notre organisation. Nous documentons tous nos process et toutes nos règles d’entreprise, ainsi que tout notre historique.

Un autre avantage est que lors d’un recrutement, votre nouveau collaborateur pourra se former rapidement avec cette documentation. Il travaillera ensuite avec vous pour continuer à documenter un maximum de choses sur l’organisation de votre cabinet.

Slack

Bien que vous soyez peut-être seul au lancement de votre cabinet, Slack est un outil que vous devez absolument connaître. C’est l’outil de communication interne à avoir pour collaborer facilement avec votre (future) équipe : tchat interne, visioconférence, canaux de discussion… Pour en savoir plus sur Slack lire : Slack, la solution pour votre communication interne

Des outils pour vos potentiels futurs collaborateurs

À l’évidence, si vous créez votre cabinet ex nihilo vous n’aurez pas forcément de collaborateurs avec vous les premiers temps. Cependant, avec tous les outils et conseils précédemment évoqués dans cet article, vous allez vite avoir besoin de recruter pour faire face à la croissance exponentielle de notre cabinet. 😉

Deux outils que nous souhaitons vous faire découvrir pour le bien-être de vos futurs collaborateurs : 

ekip

ekip propose des tickets restaurant 100% dématérialisés, responsable et à un tarif abordable. Avec ekip vous encouragez une alimentation responsable et vous financez un modèle d'agriculture durable. Il s'agit d'une belle alternative pour l'environnement et qui permettra à vos collaborateurs de se restaurer à hauteur de 25€ par jour au restaurant ou au supermarché ! 🛒

Alan

Tout d’abord Alan, c’est une entreprise avec de belles valeurs humaines, avec un super management (dont nous nous inspirons grandement) 🤩 ! Ensuite, c’est un service de mutuelle 100% en ligne, moderne, simple et efficace. Vos collaborateurs peuvent tout gérer depuis leur ordinateur ou depuis leur téléphone avec l’application mobile.

Des outils de gestion interne et de communication pour aller encore plus loin

Non prioritaire, mais très important pour avoir une organisation optimisée, les outils de gestion interne vous aideront sans aucun doute à gagner en efficacité et en efficience dans vos missions.

Welyb 

(Promis, c’est la dernière fois que nous l'évoquons dans cet article 😁)

Avec Welyb vous avez également accès à un outil de gestion des tâches ✅, simple et ergonomique pour gérer vos missions. Les demandes d’informations à vos clients sont automatisées via un système de notifications 🔔 (pastille sur la plateforme ou e-mail) et vous pouvez suivre vos points en suspens.

Le petit + : Vous pouvez automatiser tout un processus depuis la création de la lettre de mission à la création des tâches dans l’outil en passant par une signature électronique (directement sur la plateforme).

Beeye

Là encore il vous faudra attendre d’avoir des collaborateurs pour songer à un tel outil, mais en tant que jeune entrepreneur de la compta, vous devez absolument connaître Beeye ! Beeye est un outil de gestion interne collaboratif qui vous aide à maximiser vos profits 💹 en automatisant vos processus. Clients, missions, tâches, planning, rentabilité : retrouvez tout au même endroit. Au bureau ou à distance, disposez en temps réel des indicateurs essentiels pour conduire votre cabinet dans la bonne direction.

Le petit + : connectés ensemble, Beeye et Welyb vous permettent de synchroniser la gestion des tâches de Welyb vers la gestion interne de Beeye afin de planifier et de suivre vos missions de façon la plus optimisée possible. 

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Cette liste est bien entendue non exhaustive, il s’agit d’une sélection faite par une entreprise connaisseuse du marché et qui a été créée elle-même ex nihilo, à destination de jeunes entrepreneurs en expertise comptable.

C’est donc maintenant à vous de jouer et n'oubliez pas : Test & learn ! 😉