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Saviez-vous que les entreprises françaises ont le choix d’envoyer ou de recevoir leurs factures de 3 manières différentes ? Via l’échange Échange de Données Informatisées (EDI), via les factures sécurisées Référentiel Général de Sécurité (RGS) ou via des formats plus connus comme le PDF ou le papier.
Dans ce dernier cas, il est alors essentiel de s’assurer de l’authenticité de votre document et de votre processus de facturation. Mais comment faire cela ? En mettant en place une Piste d’Audit Fiable (PAF) ! 💪
Encore trop méconnue du côté des entreprises, la PAF est pourtant obligatoire depuis 2013. Son rôle est d’autant plus important dans le cadre du passage à la facture électronique en 2024.
Mais concrètement, qu’est-ce qu’une Piste d’Audit Fiable ? Pourquoi la mettre en place et comment le faire ? Nous vous expliquons tout cela dans cet article. 👇
Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?
Définition de la Piste d’Audit Fiable
Une Piste d’Audit Fiable (PAF) est un processus documenté qui consiste à contrôler le cycle de facturation d’une entreprise. Elle se traduit par la mise en place de contrôles internes afin de s’assurer de l’authenticité de vos factures et de votre processus de facturation.
Du côté de l’administration fiscale, la définition est la suivante : c’est une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »
Pour faire simple, on peut donc dire qu’une Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des contrôles documentés concernant la gestion de vos factures (que ce soient des factures clients ou des factures fournisseurs).
Mais à qui s’adresse-t-elle ? 👀
Qui est concerné par la Piste d’Audit Fiable ?
La Piste d’Audit Fiable concerne tous types d’entreprises qui émettent ou reçoivent des factures qui n’ont pas été traitées par le biais d’une facturation EDI ou d’une signature électronique. Autrement dit, elle s’applique donc à toutes les entreprises qui utilisent encore le format papier ou PDF. 📄
L’article 289 VII du Code Général des Impôts prévoit que la PAF s’applique à toutes les factures papiers ou électroniques non sécurisées (si vous envoyez vos factures au format papier par courrier, ou en PDF par mail par exemple).
Même si tous les types d’entreprises sont concernés par la Piste d’Audit Fiable, les obligations en termes de documentation (souvenez-vous que la PAF est un processus documenté) ne sont pas les mêmes selon la taille de l’entreprise.
Voici comment documenter une PAF :
- Pour les TPE, une simple « documentation orale » suffit. Nul besoin de formaliser un document à l’écrit, mais vous devez être capable d’expliquer et justifier votre processus de facturation.
- Pour les PME, une documentation écrite synthétique est obligatoire.
- Pour les Grands Groupes, il faudra rédiger une documentation écrite détaillée.
Pour résumer cette première partie, nous pouvons donc dire que la Piste d’Audit Fiable (PAF) correspond à la mise en place de contrôles concernant la gestion des factures aux formats papier ou électronique non sécurisés. Selon la taille de l’entreprise, elle se fera de manière orale ou écrite. Voyons maintenant les trois grands principes de la PAF. 🙌
Les principes de la Piste d’Audit Fiable
Une Piste d’Audit Fiable doit permettre de garantir trois grands principes fixés par l’Administration fiscale.
Principe 1 de la PAF : l’authenticité
Le premier principe de la PAF est de certifier l’authenticité de vos factures et de l’opération facturée.
Pour respecter le principe d’authenticité, vous devez être capable de démontrer que l’entreprise qui a établi la facture est bien l’entreprise qui a effectué la prestation. ✅
Pour cela, de bonnes pratiques sont à mettre en place :
- Effectuer un rapprochement entre la commande, la facturation et la livraison. Ce rapprochement doit se faire de manière systématique. Il n’est pas obligatoirement automatisé, mais cela vous permet de gagner un temps précieux.
- Établir soigneusement le profil de vos fournisseurs ou clients dans votre processus de facturation. Cela passe notamment par le contrôle des informations de votre partenaire.
- Dans la continuité du deuxième point, tenez un annuaire avec les contacts de l’ensemble de vos partenaires.
Principe 2 de la PAF : l’intégrité
Les factures sont des documents juridiques qui permettent de définir le montant de votre chiffre d’affaires ou de vos charges, elles participent alors au calcul du revenu imposable de l’entreprise. 💶
Elles sont donc de véritables justificatifs pour l’administration fiscale et doivent être traitées et archivées avec intégrité. De manière plus globale, cela concerne l’ensemble du processus de facturation.
Pour vous assurer du bon respect de ce principe, il convient de :
- Vous assurer du bon enregistrement des factures et de leur correspondance avec celles reçues ou envoyées.
- Vérifier que les mentions légales apparaissent bien sur les factures.
- Effectuer des rapprochements entre le bon de commande, la facture et le bon de livraison.
Principe 3 de la PAF : la lisibilité
Comme nous l’avons vu auparavant, une facture peut prendre différents formats. Il faut alors s’assurer que malgré cela, la facture reste lisible.
Pour cela, stockez les images de vos factures et de l’ensemble de vos documents dans un même endroit avec un format qui pourra être ouvert et lu simplement. 🤙
Quel est le rôle de la Piste d’Audit Fiable ?
La PAF est un processus utile pour l’administration fiscale et pour l’entreprise.
Pour l’administration fiscale, l’objectif principal de la PAF est de contrôler et sécuriser le cycle de facturation des entreprises et d’éviter ainsi les fraudes liées à la TVA.
Pour l’entreprise, la PAF est un moyen de renforcer votre contrôle interne et de vous assurer de l’efficacité du processus de facturation :
- Vous pourrez analyser le cycle de vie des transactions
- Vous limiterez le risque d’erreurs fiscales
- Vous vous assurerez que l’ensemble des transactions soient conformes aux prestations.
Une Piste d’Audit Fiable doit donc vous permettre de vous assurer que le processus de facturation est authentique, intègre et lisible. Elle prémunira l’entreprise contre des sanctions financières en cas de contrôle, et est également un très bon moyen de renforcer son contrôle interne, d'optimiser son processus de facturation et de prendre le virage de la digitalisation. 💻
Découvrons maintenant comment mettre en place une PAF.
Comment rédiger une Piste d’Audit Fiable ?
L’objectif de votre PAF est de documenter l’ensemble du processus de facturation. Voilà quelques étapes à respecter pour construire simplement votre document. Sachez qu’aucun cadre n’est exigé par l’administration fiscale pour la mise en place de votre Piste d’Audit Fiable, mais qu’il existe toutefois de bonnes pratiques.
Identifier votre processus de facturation (achat et vente)
Que ce soit du côté de vos fournisseurs ou de vos clients, commencez par expliquer clairement le processus de facturation.
Voilà un exemple de processus de facturation pour un client :
- Négociation avec le client
- Commande
- Livraison
- Facturation
- Paiement
À chaque étape de ce processus, vous devez être capable de déterminer les flux financiers entrants et sortants. Lors de cette étape, il peut également être intéressant de réfléchir à son optimisation et à la meilleure manière de l’automatiser. Si vous vous rendez compte que certains processus peuvent être optimisés, n’hésitez pas à les corriger immédiatement.
Contrôlez vos documents
Une fois que le processus de facturation est clair, vous devez associer et formaliser les flux financiers ou les échanges qui en découlent avec les bons documents. 😉
Voilà les principaux documents à intégrer dans votre Piste d’Audit Fiable et à associer avec vos flux financiers :
- Le contrat
- Le bon de commande
- Le bon de livraison/réception
- La facture
- La preuve de paiement
Dans le cas de la facture, vous devez également vous assurer de son authenticité et de son intégrité, comme l'exigent les grands principes de la PAF.
Recenser les contrôles mis en place
De manière générale, dans un cycle de facturation, tout un ensemble de contrôles sont mis en place afin de s’assurer que la prestation se déroule conformément à ce qui était prévu. Vous devez dans votre PAF recenser les contrôles mis en place pour vous assurer de cela.
Voilà quelques exemples de contrôles généralement mis en place :
- Rapprochement du bon de livraison avec la facture
- Vérification des informations sur la facture
- Suivi des paiements
Une fois que vous avez défini l’ensemble des contrôles que vous avez mis en place, vous pouvez venir challenger leur efficacité et décider de les renforcer ou non. 🖐️
Rédiger la documentation de votre PAF
Dernière étape, vous devez rédiger votre documentation. Et si l’administration fiscale n’a pas déterminé de trame précise pour la rédaction de votre PAF.
Elle définit toutefois son objectif de la manière suivante : « montrer que les contrôles mis en place par l'entreprise sont effectifs et réels, et permettre à l'administration de les appréhender facilement lors d'un contrôle ».
Retenez donc cela lors de la rédaction d’une PAF, ainsi que les 3 grands principes que vous devez mettre en avant : authenticité, intégrité et lisibilité.
Afin de faciliter le suivi de vos transactions et de contrôler simplement l’ensemble de votre cycle de facturation, pensez à utiliser les bons outils ! Ils vous permettront de créer, émettre et suivre vos factures beaucoup plus facilement.
Vous pourrez également retrouver vos documents et justifier plus efficacement votre processus de cette manière. De quoi être beaucoup plus serein en cas de contrôle fiscal.
Vous en savez maintenant un peu plus sur la manière de rédiger votre Piste d’Audit Fiable.
Procédez étapes par étapes en :
- Identifiant clairement votre processus de facturation
- Le rapprochant avec vos documents
- Recensant les contrôles mis en place
- Rédigeant votre documentation
Car n’oubliez pas que si vous n’avez pas formalisé votre PAF, vous vous soumettez à des sanctions. Découvrons-en plus dans notre dernière partie.
Les conséquences en cas de PAF défaillante
Même si la Piste d’Audit Fiable n’est pas connue de toutes les entreprises, et encore moins implémentée, sachez qu’une documentation insuffisante expose à des sanctions.
Voilà les sanctions auxquelles l’entreprise s’expose :
- Pour les factures reçues, l’entreprise risque un rejet de la déduction de la TVA.
- Pour les factures émises, l’entreprise risque deux sanctions :
- La remise en cause du caractère original de la facture (non-respect du principe d’authenticité)
- Une pénalité de 50% du montant de l’opération (abaissée à 5% si l’entreprise est capable de justifier l’opération dans les 30 jours).
Arrivée de la facture électronique : quel impact sur la PAF ?
L’arrivée de la facture électronique ne change en rien la règle : toute entreprise qui émet ou reçoit des factures en B2B qui ne répondent pas aux normes EDI Fiscal, ou avec une signature sécurisée, se doit d’établir une Piste d’Audit Fiable.
A retenir
La Piste d’Audit Fiable correspond à la mise en place de contrôles internes à votre entreprise concernant la gestion de vos factures. Selon la taille de votre entreprise, elle doit être documentée de manière orale (pour les TPE) ou écrite (pour les autres entreprises).
Lors de la mise en place de votre PAF, retenez les trois grands principes qu’elle est supposée garantir : authenticité, intégrité et lisibilité. ✍️
L’administration fiscale n’impose pas de cadre pour la rédaction de votre PAF, voici donc quelques bonnes étapes pour la mettre en place :
- Identifiez le processus de facturation (clients et fournisseurs)
- Rapprochez ce dernier avec les documents et assurez-vous de leur authenticité, de leur intégrité et de leur lisibilité.
- Recensez les contrôles mis en place en interne pour s’assurer du bon déroulement de la facturation.
- Rédigez votre document.
Attention aux sanctions si cela n’est pas fait. Voyez donc cela comme une opportunité pour structurer votre processus de facturation et vous adapter au mieux à la mise en place prochaine de la facture électronique !
